摘要：企業實行會計電算化以後會計檔案的內容發生了變化會計檔案管理的要求也隨之而變不管是計算機打印出來的會計檔案還是機讀備份檔案程式檔案都應根據其特點和重要程度分別採用不同的方法管理。
關鍵詞：電算化 會計檔案 管理會計
檔案是機關企業事業單位或其他經濟組織在經濟管理活動中產生的會計憑證會計帳簿和報表等會計核算專業材料會計檔案是會計活動的產物又是會計活動的客觀表現具有史料價值和查證分析作用在經濟管理活動和財務會計工作中的地位非常重要隨著企業單位在電算化方面應用的深入會計檔案管理越來越重要而且不斷被賦於新的內涵。
1、會計檔案管理的內容
按《會計檔案管理辦法》的定義會計檔案是指會計憑證, 會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料, 是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據實行電算化以後特別是一些企業對全球範圍內的分公司子公司實行集中核算財務業務一體化並配合電子商務的應用其會計檔案至少還應包括以下內容：
(一) 計算機硬碟軟盤磁帶磁碟陣列等磁性介質或光碟等其他介質儲存的只能以電子資料狀態儲存的會計資料包括會計憑證會計賬簿會計報表包括報表格式與計算公式等資料和會計資料庫。
(二) 計算機系統檔案包括計算機硬體系統型號儲存空間和外部裝置型別計算機作業系統及網路作業系統會計電算化軟體系統名稱版本號, 與之配套的安裝光碟磁碟使用者服務卡以及使用者手冊等全套文件資料。
(三) 業務基礎資料包括部門機構資訊職員及其業績資訊成本計算過程設定資訊計劃或預算控制資訊報表彙總合併方案客戶資訊供應商資訊等等上術內容中大部分都不是會計檔案管理辦法規定的會計檔案但是電算化以後特別是比較完整的會計資訊系統建立之後要想充分發揮現代資訊科技的優勢提高會計資訊的利用效果這些內都是必不可少的。
2、會計檔案的管理
由於電算化會計檔案的內容發生了變化不同型別的會計檔案又有不同的特點管理上也有不同的要求
2. 1 紙質會計檔案的管理
《會計檔案管理辦法》第十二條規定採用計算機進行會計核算的單位應當儲存打印出紙質會計檔案並對儲存期限作了規定。這些紙質會計檔案包括憑證賬簿報表等,紙質會計檔案管理必須注意以下問題：
(1) 要有質量保證一些單位由於受條件限制會計憑證賬簿報表等的`列印都使用老的針式印表機列印這樣列印輸出的紙介質會計檔案有的是達不到規定的儲存期限的。對需要長期保管和永久保管的會計檔案一定要用高質量的紙張配於鐳射或噴墨印表機列印。
(2) 手續必須齊全機制記賬憑證除由制單人員複核人員簽章外還應由記賬人員及會計機構負責人或會計主管兼任會計電算化主管簽章收付款記賬憑證還應由出納人員及領款人簽章方可作為有效的會計檔案保管記賬憑證的編號應由計算機自動順序產生必須連續現金銀行存款日記賬每天在計算機內登賬列印輸出的賬簿核對無誤後由出納人員記賬人員複核人員會計機構負責人或會計主管在賬簿上籤章。
2. 2 備份檔案的管理
《會計電算化工作規範》及《會計檔案管理辦法》允許企業在徵得同級財政部門同意後採用磁性介質等儲存會計資料不再定期列印輸出會計賬簿總賬現金日記賬和銀行存款日記賬除外備份檔案是會計檔案的一個重要組成部分備份方法和次數應視企業會計業務量大小而定。
(1) 定期備份
業務量少的單位可選擇定期備份但每月不應少於兩次每次除在本機硬碟備份外，同時還應制作兩份本機之外的備份可將備份檔案複製到軟盤U盤或刻錄到光碟上並使用兩套軟盤U盤光碟迴圈兩套機外備份檔案應存放在安全防磁防火防潮防高低溫的場所且不在同一建築物內以防發生意外。
(2) 自動備份
自動備份是在不需要人工干預的情況下由計算機自動將有關資料在指定的地方生成的備份有三種實現方式：一是通過使用一些特定的程式自動定期執行財務軟體或資料庫系統的備份功能對財務資料進行備份並將備份檔案存放到指定位置;二是磁碟映象磁碟映象是計算機將資料寫入多個物理磁碟當有一個磁碟發生故障時仍能保證資訊的可用性實現對作業系統和各種應用程式資料的備份;三是雙機熱備一般來講雙機熱備就是對於重要的服務使用兩臺伺服器互相備份共同執行同一服務當一臺伺服器出現故障時可以由另一臺伺服器承擔服務任務從而在不需要人工干預的情況下自動保證系統能持續提供服務。
採用磁碟映象和雙機熱備方式所進行的備份備份內容最為完整既備份了財務會計系統整個資料庫系統的所有內容還備份了作業系統及其他在伺服器上甚至重要客戶端上的所有內容但是這些方式也有其使用範圍的限制首先是需要大量的投資只有規模大資料特別多資金有保障的企業才可以採用其次是技術難度大單位必須要相應的專業技術人才才能保證其順利執行和及時維護。
其三為了保證資料隨時連續備份和一旦出現故障時備份檔案能馬上被啟用並使系統在最短的時間內恢復使用備份檔案必須隨時處於線上狀態這就為此類備份檔案的管理提出的特殊的要求。對人員配備和分工提出了特殊要求負責資料備份的操作員既是系統管理員又是線上的備份檔案的檔案管理員這類人員應該既精通計算機技術又具有相當豐富的會計和管理專業知識。對備份裝置要進行特殊管理備份裝置中所存放的資料同正在執行的伺服器中的資料一樣是企業多年營運情況真實記錄雖然只是一個副本其價值對企業來說仍然是不可估量的必須保證其安全完整和隨時可用。
雖然採用磁碟映象和雙機熱備方式備份的內容最為完整但在此基礎上利用財務軟體或資料庫系定期備份仍然是很有必要的。如果企業對硬體設施網路系統作業系統資料庫系統財務管理軟體系統進行了更新或版本升級必須要確保到現在和歷史資料在新的系統中能夠進行查詢分析列印等操作並同時儲存新舊兩個系統下歷史資料的所有備份。
2. 3 作業系統運用軟體財務管理
軟體等安裝程式的管理財務系統的備份檔案只有在特定作業系統運用軟體和財務管理軟體的特定版本上才是可視的所以對作業系統運用軟體和財務管理軟體等的安裝程式的每一次變動都應制作至少一個副本, 註明軟體名稱購買日期適用環境版本號等作為會計檔案儲存。保管期限應不低於其所生成的資料的有效期。