一、企業資訊化的基本思想
企業資訊化的核心是企業資源計劃(ERP),它以供應鏈管理(SCM)為重點,以財務成本控制為目標,通過精心設計的物流、資金流、資訊流,把從原材料開始到產品服務整個過程企業所擁有的人、財、物、資訊、時間、空間等資源進行綜合平衡和優化管理。企業資訊化的基本思想是:
1.以業務流程重組(BPR)為先導。傳統商務環境下,企業多按職能部門進行具體業務的運作與考核。按專業職能分別執行任務,各自處理資訊,阻隔了各部門間的資訊交流與資訊共享,也降低了具體業務在企業內部的執行效率。ERP要求企業將採購、生產、銷售、財務、決策等不同部門的工作進行有效整合,依物流、資金流設計具體業務流程,及時彙總整理每天的營運資料,實時跟蹤生產過程,處理生產中的動態資訊,從而實現JIT管理和全面質量控制,變“結果管理”為“過程管理”。因此,實施ERP首先要進行業務流程重組。
2.以供應鏈管理(SCM)為重點。ERP在MRPII的基礎上擴充套件了管理範圍,它把客戶需求和企業內部的製造活動以及供應商的製造資源整合在一起,形成一個完整的供應鏈,並對供應鏈上的所有環節進行有效管理。供應鏈跨越了部門與企業,形成了以產品或服務為核心的業務流程,包括原材料供應商、產品製造商、分銷商、零售商和終端使用者。SCM從整個市場競爭與社會需求出發,實現了社會資源的重組與業務的重組,大大改善了社會經濟活動中物流與資訊流運轉的效率和有效性,減少了浪費,避免了延誤。
3.以客戶關係管理(CRM)為中心。在以客戶為中心的市場經濟時代,企業關注的焦點逐漸由關注產品轉移到關注客戶上來,尤其是在銷售、市場行銷、客戶服務和支援等與客戶直接打交道的前臺領域。CRM能幫助企業最大限度地利用以客戶為中心的資源,並將這些資源集中應用於現有客戶和潛在客戶身上。其目標是通過縮短銷售週期和降低銷售成本,通過尋求擴充套件業務所需的新市場和新渠道,並通過改進客戶價值、客戶滿意度、盈利能力以及客戶的忠誠度等方面來改善企業的管理。
4.全面整合企業內外部資源。ERP旨在幫助企業實現管理模式的調整以及為企業提供電子商務解決方案。它支援敏捷化企業的組織形式(動態聯盟)、企業管理方式(以團隊為核心的扁平化組織結構方式)和工作方式(並行工作和協同工作),通過計算機網路將企業、使用者、供應商及其他商貿活動涉及的職能機構整合起來,完成資訊流、物流和價值流的有效轉移和優化。
二、企業資訊化的一般模式
企業資訊化無固定模式,一個典型企業的資訊化方案應包括前臺的電子商務應用平臺以及後臺以ERP為核心的整合系統。
1.前臺:建立電子商務應用平臺。
(1)建立基礎電子商務平臺。基礎電子商務平臺包括企業的主頁、企業產品的廣告宣傳、企業形象的宣傳、企業服務內容的介紹等。
(2)建立電子商務應用模式。不同企業具有不同的電子商務應用模式。一是賣方解決方案:生產供應商提供基於銷售的門戶站點,眾多的買方可以到賣方的網站上進行採購。二是買方解決方案:採購商建立自己的採購站點,為眾多的供應商提供網上供貨的機會。三是第三方交易平臺模式:在網上以中介形式將供應商和採購商聯絡起來,通過向客戶提供會員服務收取月租費或按交易記錄收取交易費。
2.後臺:建立以ERP為核心的整合系統。真正資訊化的企業,內外所有的工作都應在統一的資訊化平臺上完成。這些內容包括企業資源計劃(ERP)、計算機整合製造(CIM)、供應鏈管理(SCM)、客戶關係管理(CRM)、電子商務(EC)、辦公自動化(OA)等等。它們之間的關係如圖所示。
三、會計資訊化系統與會計電算化系統的比較
為了跟傳統的會計電算化系統相區別,我們把企業資訊化環境下的會計資訊系統稱為會計資訊化系統。會計資訊化系統與會計電算化系統相比,無論是技術上還是內容上都是一次質的飛躍,其意義不亞於從手工會計系統到會計電算化系統的飛躍。為了更好地理解企業資訊化對現行會計電算化模式帶來的影響,先對兩類系統的基本特徵作一對比。
1.會計電算化系統的基本特徵。
(1)財會部門邊界範圍內的獨立資訊系統
(2)基於區域網的資訊系統
(3)模擬人工業務內容和流程的系統
(4)事後核算型系統
(5)與業務處理分割的系統
(6)與管理控制分割的系統
(7)無法實現與企業內其他系統的資料共享
2.會計資訊化系統的基本特徵。
(1)企業邊界範圍內的非獨立資訊系統
(2)基於網際網路的資訊系統
(3)業務流程重組以後的系統
(4)實時資料處理的系統
(5)與業務協同處理的系統
(6)實時管理控制的系統
(7)資訊高度整合和共享的系統
四、企業資訊化對現行會計電算化模式的影響
1.對會計資料輸入形式的影響。在企業資訊化環境下,會計資料的輸入形式發生了很大變化。一是書面形式的原始憑證在很多情況下被電子資料所代替,如電子商務產生的交易憑證、商場收款機採集的銷售憑證、計算機整合製造系統自動記錄的生產資料等等。二是原始憑證的輸入點在大多數情況下不在財會部門,而在產生資料的業務部門,如採購部門、銷售部門以及辦公自動化環境中。三是大多數記賬憑證將由會計電算化系統自動產生。會計資料輸入形式的改變將對傳統會計崗位的設定、資料處理流程、會計資料資料的生成與管理帶來一系列的變革。
2.對會計資料處理內容的影響。傳統會計資料的處理圍繞會計要素展開,會計資訊主要是價值資訊,最後形成若干通用會計報表傳遞給資訊使用者。會計的主要目的是確定資本價值和最佳收益,資訊使用者通過資產負債表、利潤表等資料就可決定決策模式。這種會計方法的特點是,提供的會計資訊對所有不同資訊使用者都是統一的、事先確定的、綜合性的、單一計量的。在企業資訊化環境下,資料庫資訊為整個企業資訊系統共享,它存放的是企業最基本的經濟活動事項的資料,而不是按會計要素進行貨幣計量並分類、歸併和綜合化的資料。利用資料庫技術、網路技術和計算機極強的資料處理能力,使會計資訊化系統在企業管理資訊系統中的綜合系統地位得到加強,由原來的以提供日常核算資料為主,發展到對企業的各類管理人員提供資訊。另外,基於網際網路的會計資訊化系統的發展,也大大擴充套件了會計資料處理的時空範圍,遠端處理、實時監控成為可能。
3.對資料處理流程的影響。在企業資訊化環境下,資料處理流程發生了很大變化。一是資料處理流程的'起點由財會部門的憑證輸入點擴充套件至企業的業務源頭,進入系統的業務資料的準確性直接關係到系統資料處理的準確與否。二是日常的會計資料處理和資訊輸出均由計算機網路系統自動進行,除非出現電腦保安問題,計算機內部資料處理一般是不會出差錯的。也就是說,只要保證輸入的正確性,一般也就保證了處理和輸出的正確性。因此,在計算機內部沒有必要模仿手工處理流程進行賬賬核對和試算平衡處理,資料處理流程可直接根據實際的資料流來設計。
4.對會計資料生成與管理的影響。企業資訊化以後,會計資料的生成與管理將會發生很大變化。一是由於整合系統處理總是以最基本的交易事項為處理單元的,因此記賬憑證的數量將會十幾倍地增加,再列印記賬憑證將會付出較高代價。二是書面形式的原始憑證或不存在,或分散在企業的業務源頭,再強調記賬憑證與原始憑證的書面匹配,將會人為增加冗餘的業務流程和處理工作量。三是隨著社會資訊化的發展,會計資訊的查詢、使用以及財務報表的釋出越來越趨向於網上線上的形式,因此在資訊化環境下,基於書面資料的會計資料生成與管理辦法應過渡到基於電子資料的會計資料生成和管理辦法。
5.對會計資料處理組織的影響。傳統會計組織結合內部控制的要求按會計工作的不同內容進行劃分,並相應地配備會計人員開展資料處理工作。在會計電算化系統中,原先由會計人員分工完成的許多內容都由計算機集中自動地完成,因此組織形式和人員配備必然會發生較大變化。尤其是當企業資訊化發展到一定程度和規模時,會計資訊化系統將完全融合於整個企業資訊系統中,企業內部傳統的部門界線、資料處理職能分隔將越來越模糊。屆時,企業會計組織內部乃至於整個企業組織內部的崗位職責都需要重新定義和組合。
6.對內部控制的影響。在企業資訊化環境下,會計資料更多地表現為電子資料的形式,日常業務及其管理工作一般按規範的流程開展。傳統的以部門控制為主的控制模式不再有效,而必須建立新的以保證計算機資訊系統安全為目標的內部控制制度,如新的人員職責分工制度、憑證傳遞稽核制度、軟硬體管理制度等。同時,需要用計算機軟硬體技術來實施內部控制措施,如人員操作口令控制、軟體和資料的加密技術、會計資料自動檢測程式等。當會計資訊化系統發展到基於網際網路的應用層次時,內部會計控制的範圍將從會計組織內部擴充套件到整個企業組織乃至全社會。