加強員工的培訓與開發是組織維持其高度工作力時所必須投注的一項活動。因此，培訓需求分析——用來判斷培訓是否必要的過程，作為培訓活動的首要環節，引起了人們的普遍關注。本文聚焦於培訓需求分析的微觀層次——人員分析。這是決定培訓最終能否有效實施，決策如何有效實施培訓的關鍵步驟。本文旨在闡述人員分析基本理論的基礎上，通過員工績效和人員分析的關係，闡述影響員工績效的各方面因素，以及對於人員分析結果產生的影響，以期有助於做出培訓是否可行的決策。
一、培訓需求分析之人員分析概述
人員分析是通過分析員工目前實際的工作績效與預期的工作績效來判斷是否有進行培訓的必要以及確切的需要哪些培訓。具體說來，就是要通過分析實際績效與預期績的差距，發現員工實際掌握的知識、技能和態度與實現組織期望目標所需要的知識、技能和態度之間的差距，並通過分析這一系列影響員工績效的因素，找出存在差距的原因。
在人員分析的過程中，既要弄清工作績效不令人滿意的原因是緣於知識、技術、能力的欠缺（與培訓有關的事宜）還是屬於個人動機或工作設計方面的問題，以此確定是否有必要進行培訓、誰需要接受培訓以及培訓的材料、形式和內容等，又要明確哪些員工需要培訓，同時讓僱員作好接受培訓的準備。
二、工作績效評價與人員分析
工作績效評價，即評估員工實際工作績效與工作能力。對工作人員進行分析的一個重要方面是個體績效分析，因此，工作績效分析法是培訓需求評估的一種有效方法。
培訓的一個主要壓力點是較差或達不到標準要求的績效水平。另一個說明有培訓需求的潛在指標是工作變革導致需要提高現有的工作績效水平或是僱員必須完成新的任務。由此可見，要準確的識別人員是否有必要培訓，以及哪些人員需要培訓，對其進行績效分析是相當必要的。即如果要真正地執行人員分析，很有必要產生績效指標的衡量標準。這些標準還可以用於確定這一工作崗位上人員的能力。
三、績效水平的影響因素與人員分析
績效評估結果是人員分析的重要參考依據，因此，人員分析需要分析影響員工工作績效和學習效果的各方面因素。具體包括個體特徵，工作輸入，工作輸出，工作反饋。
成功的`績效需要許多因素在適當的位置上,通過分析這些因素，我們可以判斷出培訓是否可以解決績效問題。這些因素還影響學習動機，即受訓者學習培訓專案內容的慾望。大量研究表明，學習動機和培訓中知識的獲得、行為方式的改變或技能的提高密切相關。
1.個人素質。員工的個人素質是指僱員的知識、技能、能力和態度。其中基本技能是人員分析的基本分析因素。認知能力與所有工作的成功都有相關性，隨著工作變得越來越複雜，它對工作的成功就顯得越來越重要。 此外，認知能力還會影響工作績效和學習培訓專案的能力。如果受訓者達不到執行工作必備的認知能力水平，自然無法完成目標績效。
自我效能是僱員對自己能夠勝任一項工作或學習一項培訓內容的一種自信，它與培訓專案的績效水平成正相關，因此瞭解怎樣幫助員工提高自我效能，也是人員分析的內容。
學習動機和培訓中知識的獲得、行為方式的改變或技能的提高密切相關，因此管理者應致力於激發員工的學習動機，調動他們的培訓積極性。幾項最新研究指出，讓僱員自己選擇參加什麼樣的培訓專案並尊重他們的選擇有利於實現學習動機的最大化。
2.工作投入。工作投入是指給予員工指導，告訴他們應該幹些什麼，怎麼幹和什麼時候幹；以及那些為提供給僱員們幫助他們完成工作的各種資源，包括裝置、時間和資金。此外，僱員對工作環境的兩個特點——條件限制和社會支援的感覺是工作績效和學習動機的決定因素。如果僱員有完成工作必備的知識、能力、態度和行為方式，但缺少合適的工具和裝置，那麼他們的績效水平也不會高。因此，這些也是進行人員分析時需要考慮的因素。
3.工作產出和結果。工作產出即工作績效水平，是用來判斷執行者是否優秀的標準。工作中僱員績效達不到標準，如果原因是不知道應達到什麼樣的績效水平——對績效標準缺乏意識，那麼這屬於溝通問題，不屬於培訓能“修補”的問題。工作結果是指僱員由於業績表現好而受到的激勵的種類。這時既要考慮執行的積極結果和動力，也要考慮執行的少量消極效果。因為，如果僱員認為績效獎勵不具有激勵作用，則即使他們具備必要的知識、行為方式、技能和態度，他們也不願執行績效標準，且工作群體的行為準則也不會鼓勵僱員執行。因此要讓員工知道接受培訓後能夠得到什麼。
4.工作反饋。工作反饋是指僱員從執行工作中受到的資訊，這些休息有關工作執行情況頻繁和具體的反饋。如果在工作中，沒有人向員工定期反饋他們的工作表現，會導致出現績效問題。若僱員知道自己應該做什麼，但不知道做的怎麼樣，則培訓不是最好的解決方法。理想的做法是向僱員提供有針對性的、詳細的說明，關於工作執行情況的反饋行為是否有效。對於達到標準的僱員，也要經常給予反饋，不能只是一年才做一次績效評估。反饋對受訓者的行為和技能發揮著至關重要的作用。
以上詳細闡述了一系列對員工績效和學習效果產生影響的因素。其中很多都是從心理學角度出發對員工個體進行研究所得的結論。如何積極利用這些因素，使這些因素為提高員工績效、識別培訓需求，以及提升培訓效果服務，是企業培訓管理人員改進和完善人員分析的實踐中應該思考和探索的重要方面。
四、結束語
綜上所述，企業要使培訓有效果、有針對性，做好企業的培訓需求分析是關鍵。確定培訓需求是培訓管理工作的重點和難點所在。其中的人員分析與員工個人的工作績效密切相關，因此是關乎培訓是否有效地進行以及能否提高僱員績效的關鍵環節。培訓管理人員應該在充分認識培訓需求分析重要性的基礎上，遵循相關程式對關鍵影響因素進行一一分析，從而得出最佳方案，真實有效地反映員工的培訓需求。