摘要:企業資源計劃(ERP)是建立在資訊科技基礎之上,以客戶為中心,用系統化的、供應鏈管理的思想,將企業所有的資源加以集合,ERP已成為企業提升競爭力、謀求發展的必要手段。
關鍵詞:ERP;實施;成敗;關鍵因素
ERP是MRP(製造資源計劃)的升級,它的內涵是把資訊整合的範圍擴大到企業的全部,管理整個供需鏈,實現供需鏈製造。目前,中國企業有近400萬家,在如此眾多的企業中,僅有10%~20%裝備了ERP系統。相比較而言,歐洲已開發國家已有89%的企業成功實施了ERP系統,這對我們來說令人堪憂。很多專*預測,中國企業將迎來ERP歷史上的一次大變革,ERP的推廣和普及將翻開新的歷史一頁,在這樣的環境下,專業化、全面化、職業化ERP人才的培養已成為企業甚至整個世界所面臨的首要任務。
ERP既是一個軟體也是一個管理工具,其核心思想是對企業所擁有的人、財、物、資訊、時間和空間等綜合資源進行綜合平衡和優化管理,協調企業各管理部門,圍繞市場導向開展業務活動,提高企業的核心競爭力,從而取得最好的經濟效益。它是IT技術與管理思想的融合體,也就是先進的管理思想借助電腦,來達成企業的管理目標。
實施ERP後,生產部門可以獲得以下資訊:產品生產報告、生產計劃等資訊;製造部門可以獲得在產品賬、存貨賬等資訊;採購部門可以獲得物料需求資訊;領導可以獲得各部門的工作效率等資訊,因此,企業實施ERP具有很重要的意義,它不僅彌補企業管理資源不足,加強了企業內部管理,並在一定程度上縮短生產週期,提高企業現代化管理水平及員工素質,所以企業實施ERP也是大勢所趨。
一、ERP實施過程中應考慮的因素
(一)軟體的選擇
企業應該根據自己的需求選擇合適的軟體,由於ERP實施需要嚴格的硬體設施及環境條件,ERP軟體供應商有沒有自己的諮詢隊伍、技術指導、維修等售後服務?遇到疑難問題時,有沒有專家進行解答?這些都是首要考慮的問題,如果ERP供應商沒有把實施ERP的技術放在首要位置,企業沒有有力的技術指導,想要成功也是非常困難的。企業應該清楚,實施ERP最重要的就是管理,ERP廠商提供的方案能否提高企業的管理水平,這才是問題的關鍵,這就需要對相關問題非常熟悉的技術人員,他們在與客戶進行交流時能對客戶提出的需求是否合理、是否符合該類行業標準做出判別並進行恰當調整,滿足客戶真正需求,真正為客戶服務。
(二)ERP的.技術培訓
企業ERP資訊系統的成功實施將使企業的管理水平和管理效率大大提高。這就需要強而有力的技術培訓,企業要是準備上ERP,就先要了解ERP的作用,只有這樣才能為進一步的需求做準備,這個階段主要包括:ERP原理培訓、領導層的培訓、軟體產品、硬體及系統員、程式設計師等的培訓。有人將ERP的實施稱為“企業一把手工程”,因為只有企業的各級管理員及員工才是真正的使用者,他們才真正知道企業的需求,才能更有效率地運用ERP。
二、ERP實施不成功的原因
(一)對ERP認識存在偏差
很多使用者從選型,到實務,到組織實施都有一定程度的盲目性,很少有企業決策者充分認識到ERP專案是一個管理專案,而不僅僅是IT技術。他們並沒有真正地認識ERP的核心,很多企業對ERP的認識存在一定的模式化,大部分人把它當成一個軟體工具,一旦應用ERP後,很多企業普遍認為ERP是萬能的,也沒有對ERP的實施有一個戰略化的規劃,對ERP系統有過高的期望,當發現ERP價值的實現和企業原有的流程有衝突時,企業對原有的基礎資料、業務流程、管理措施、組織結構等置之不理,從這一點來說,企業對實施ERP系統的長期性、複雜性、艱鉅性認識的不到位、不充分;另一種情況也比較常見,很多企業關注硬體設施,輕視軟體的建設,自己去購買軟體,直接安裝,甚至有不少企業認為供應商的軟體都差不多,所以主要看產品功能、價格高低,從軟體的選擇方面來看,企業缺乏前瞻性,因為他們忽略了最重要的也是最根本的,就是沒考慮軟體本身是否真正與企業相匹配。
(二)管理層及工作人員能力問題
管理基礎的薄弱對於急於實施ERP的企業來說無疑是最致命的,某些企業領導發現實施ERP需要很多流程和規章制度時,他們又不願意受到ERP系統執行的制約,所以造成與ERP系統實施有關的規章制度形成虛設,沒有起到實質性的作用。ERP的實施是一個長期的過程,在應用中又牽扯到人力、資金、資源等方面,需要各部門的合作才能有效完成。然而,很多企業管理者對實施團隊角色分工不清、責任不明,對實施工作沒有制定好階段性的目標和計劃。有的領導很有決心,但面對其實施的長期性缺乏恆心和有效的措施;中層沒有起到積極的推動作用,並且沒有建立一個熟悉業務、協調分配、真正理解ERP實施方法的小組;人員素質低下也是不容忽視的,尤其缺乏既有熟悉業務管理又有掌握ERP系統技術的複合型人才。許多老員工不會使用計算機,並且也不習慣使用,使得ERP系統的實施缺乏人力資源,由此導致垃圾資料輸入、輸出等。由以上原因看出,管理層若不制定有效的規劃,ERP的實施就缺乏了方向;工作人員若不認真實施ERP的每一步流程,由ERP提供的各種報告就失去了它的實際意義。
(三)產品及技術不成熟
ERP是對還是錯?要不要ERP?實際上是誰適應誰的問題,是企業適應ERP還是ERP適應企業?ERP本來就產生於西方,ERP是用來規範原本已經在企業或者行業中就相當規範的流程,而到了國內,很多企業多年來養成了一種放鬆的、自由的管理模式,所以想要完全融入是有難度的,這就提示企業ERP的選擇重點是:第一,一定要選擇適合自己企業的,不是功能、價格最好的,而是最合適的;第二,一定要考慮技術是否成熟,怎樣才能使企業產品安全性提高,企業的商業機密得到保障。很多實施ERP成功的企業普遍表示,只有選對產品,技術成熟才能獲得基礎的成功,畢竟ERP實施失敗不僅耗費人力、物力、財力,對企業的發展來說更是一個致命的威脅。
三、ERP實施成功原因分析
(一)ERP系統成功的關鍵在於實施
ERP是製造業計算機輔助管理資訊系統,國外很多企業都已實施了ERP系統,目前,我國很多企業也引進了ERP系統,其中有的企業應用的比較好,但大多數企業對此還是比較迷茫,不能從根本上理解問題的實質,從統計資料上來看,絕大多數是由於實施不利造成的。有人說:“ERP成功與否,三分技術、七分實施”,實施不利的因素主要包括以下兩個方面:第一,企業自身對實施認識不清,不夠重視;第二,軟體公司的售後服務不到位。我們經常看到同一個牌號的軟體在不同的公司收到不同的效果,因此,在應用ERP時,必須重視實施工作,強化實施工作的重要性。ERP是一個管理工程、系統工程,涉及到的內容很廣,企業要想對ERP實施過程中的各種因素進行有效地管理是很難得,所以,需要制定詳細的計劃,而計劃堅持的原則是:總體規劃原則(建立領導小組)、分部規劃原則(ERP實施小組)、經濟適用原則(審批專案的可實施性);採取的方法是及時性原則、關鍵因素原則、分段實施原則、科學合理原則,企業制定的計劃中,時間及成本的控制尤為重要,而且還要根據具體情況做出具體的調整。
(二)ERP系統成功的要素分析
1、需要企業領導的支援和參與。ERP是一個投資巨大的專案,領導必須下定決心,投入較大且適當的人力、物力和資金,並監督這些資本的合理利用,企業領導的重視和決心是不容忽視的。聯想的ERP之所以能成功,這與柳傳志的決心是分不開的,他強調,若誰沒有嚴格按照ERP的程式及規章制度執行的話,就立即開除,最後按照領導的指示,命令一級級往下傳,最終獲得成功。由此可見,領導的支援和參與是非常重要的。
2、側重教育培訓。為了成功實施ERP使企業高層領導、部門業務骨幹和普通員工在不同層次上系統地接受ERP原理、相關的管理理論及應用方面的知識,企業應根據實際情況,分層次地進行教育和培訓。ERP是一項高技術,它的實施是一項艱鉅複雜的工作,涉及到企業各方面的人,員工只有努力掌握好本崗位的應用技術,才能認真參與實施工作。只有這樣,才能開發出真正實用的好系統,ERP系統才具有生命力,在管理一線紮根生長。
3、主抓基礎工作。ERP系統要求基礎管理資料具有完整性、準確性、可靠性。因此,在實施的過程中,對傳統手工管理中基礎資料的不統一、不完整、不準確的混亂局面加以整頓和控制,整頓的核心就是基礎資料的收集、輸入、整理、輸出等,只有基礎資料的準確、可靠,ERP整個系統才能一步一步得到有力的基石保障。
4、強化專案管理。ERP系統的實施是一項巨大而複雜的工程。因此,在實施ERP系統中加強專案管理對實施的成功具有重要作用。要想實施ERP成功,首先需弄清專案管理的作用及目標,專案管理的核心是要建立強而有力的組織,制定專案的具體實施計劃,同時還要結合本企業的模式制定各種規章制度、實施ERP的專案進度、測評標準、業績的考核和評估,只有強而有力的專案管理措施和嚴格的規章制度才能使ERP的實施得到有力保證,ERP的實施才能獲得進一步的成功。
5、推行企業文化。企業文化是企業在長期的經濟活動中圍繞企業的最高目標所培育形成的價值觀念、道德規範,同時也是一個組織的價值觀、信念、行為準則、處事方式等組成的特有的文化形象。21世紀文化管理時代,也是文化致富時代,專家稱企業文化將是企業的核心競爭,ERP產生於西方,有西方文化背景,而ERP所倡導的是管理目標與經營目標的統一,因此,企業應適應這種文化上的變革,使員工更好地理解ERP西方文化。
6、加強溝通和協調。企業應該及時地把在實施ERP時所遇到的問題及時地反饋給ERP供應商,讓供應商知道企業對他們提供的ERP流程是否真正的理解,真正的起到作用,適當並開放的溝通能提高學習的效率,適當的協調能使員工更詳細地瞭解專案的計劃、目標和範圍,並能幫助企業持續改進ERP實施的真正過程,從而更能積極有效地實施ERP。
隨著資訊化的發展,ERP的概念已經比較成熟和變得更為現實,ERP作為最重要的企業資訊化手段,其採用已經成為一種不可逆轉的趨勢。企業所面臨的不是採用與不採用ERP的問題,而是如何成功實施ERP的問題,本文總結了ERP實施的關鍵因素以及成功、不成功的常見原因,因此,我們應該吸取不成功的教訓,關注成功的經驗。ERP不僅是現代企業向國際化發展的管理模式,它更是一種以現代化資源管理為基礎的企業管理整合化的思想,企業要想成功實施ERP,思想上必須充分認識、行動上積極主動適應ERP帶來的文化上的衝擊。ERP是一個管理工程、系統工程,涉及到的內容很廣,影響其成功實施的因素也很多,我們應該抓住積極有力的因素,在實施ERP時應從企業實際情況出發,不要盲從,要以企業的自身條件為基礎,循序漸進,量力而行,及時糾正一些實施時容易犯的錯誤,才能獲得成功。
主要參考文獻:
[1]吳昌秀實施流程[M].清華大學出版社,2010.
[2]劉秋生系統原理與實施及其案例分析[M].東南大學出版社,2009.
[3]範玉順.資訊化管理戰略與方法[M].清華大學出版社,2008