[關鍵詞] 商務英語書信 格式 結構
隨著各國之間貿易交流的加深, 尤其是在我國加入WTO後,國際貿易活動日益頻繁，作為對外貿易中的一種基本的交際方式,商務英語書信也得到廣泛應用。然而，有些信件冗長而結構不嚴謹;有些措辭粗略無禮，空洞無物;有些累贅而模稜兩可，充滿著陳詞濫調，晦澀的行話和難懂的專業術語;有的甚至還有拼寫和語法錯誤,這都會阻礙有效的交流。對於國貿專業的學生,以及從事對外貿易的工作者來說,熟練掌握商務英語書信的格式與結構並加以應用,是不可或缺的一項技能。
一、商務英文書信的格式
一般來說,現在使用的商務英語書信的格式主要有兩種:傳統的縮頭式和現代的齊頭式。根據英國傳統做法,縮頭式要在信文每一段縮排五或六個字母的空間,有時可能會縮排更多。現在,齊頭式在商務英語書信中使用得非常普遍。它的突出特點就是所有信的內容都從信紙的左邊開始,段落與段落之間要比縮頭式多空出兩到三行,以便於區分。這種格式被稱作齊頭式。但是,有時把日期放在信紙的左邊會給查詢帶來不便,所以,人們使用了一種改良的齊頭式,即把日期放在右邊,而把其他內容放在左邊。一般來說,我們通常使用單行距來佈局一封信,這會使信函有一種緊湊感。根據個人或公司的喜好,可以選擇使用齊頭式或縮頭式。
二、商務英文書信的結構
不論傳統的縮頭式,還是現代的齊頭式,一般商務英語書信的結構都包括十三部分內容,前七部分是每一封商務英語信件所必需包含的內容。在商務英語書信中,每一部分內容都有自己固定的位置,包含自己獨特的內容,是不能隨意互換的。
1.信頭。信頭所包含的是寫信人的基本情況,包括姓名、地址、電話號碼、電傳號碼，以及傳真號碼甚至E-mail 地址。信頭在信紙的最上方,有的公司把信頭直接印在所使用的信紙上。質量優良的信紙,以及一個整潔、勻稱的信頭,可以展示一個公司的風采,增強公司的信譽。
2.案號和日期。
案號是寫信時所給的、以便查詢的字母或數字。經常以“Our ref”和“Your ref”來區分。它的位置一般是在信頭的右邊。而日期在信頭以下三行或四行,不管是齊頭式還是縮頭式,一般把日期放在右端,這可起到行尾的作用,使信看上去更整齊。在商務英語書信中,日期一定要寫全,不能用數字的形式,因為美國和英國的日期標示法是不同的.。月、日的後面用逗號,年份後面不用標點。
3.封內名稱和地址和開頭稱呼語。封內名稱和地址要用齊頭式,緊靠信紙的左邊,這樣會使信看上去整齊。開頭稱呼語是寫信人開始信文的禮貌用語,在英文書信中要使用敬語,在稱呼方面,商業上最普遍的有Gentlemen(美國式)與Dear Sirs(英國式)二種,相當於我國的“敬啟者”或“謹啟者”。如果信是寫給某個公司單位的,美語用Gentlemen(複數形式),英語用Dear Sirs。稱呼後一般要使用標點符號,英國式採用逗號,美國式用分號。
4.信文。信文是實質性的內容,信文的書寫要求是簡潔、清晰、禮貌;語法正確,切中要點;段落劃分明確,每段集中於一個話題;列印準確,佈局要有藝術性,使信件看上去賞心悅目。尤其注意頁邊空欄,它是信文的框架。信文多用單行距,有些簡訊可用雙行距。
5.結尾敬語。結尾敬語是信件結束時的一種禮貌用語。最為典型的美國式寫法是Sincerely和Best regards，典型的英國式表達有Yours sincerely（熟人或知道對方姓名），Best wishes,kind regards 和yours faithfully（不知姓名）。結尾敬語必須和信文緊連一起,不能分開,更不能把它單獨放到另一頁。如遇此種情況,則信件必須重新安排、列印。
6.寫信人簽名或簽署。簽署是寫信人或其所代表公司的名稱或標記。公司名稱可以列印,而主管人簽名則必須是手寫,兩者都不可用印章代替。這部分在結尾敬語以下三行,大約留出五行或更多的空間。
7.注意事項。注意事項的習慣用語是:For the attention of或簡單的Attention,下面一般要加上橫線。當信件是寫給特定的人或主辦部門時,則用此用語。它在開頭稱呼語以上兩行。除齊頭式外,可放在信文以上中間。
8.事由、標題。事由或標題在開頭稱呼語以下兩行,下加橫線,除齊頭式外,一般放在信文以上中間。經常是用一詞或簡單的幾個詞來表示信文的主題,讓收信人先對所談內容有所瞭解。9.經辦人代號和附件。經辦人代號在簽署以下兩行。是打字員名字的首字母縮寫,可用小寫,也可用大寫。附件在經辦人代號以下兩行。寫信人可標示出一個或多個信中所提到的附件。經常使用的形式有:Enclosure,Enclosures,等。
10.抄送。抄送在附件以下兩行。抄送有明、暗兩種方式。明示的標記為cc,後面加上收件人或公司的名字,可列印在原件和影印件上。暗示的標記為bcc,後加收件人或公司的名字,只打印在影印件上,並且只有寫信人和收信人知道。
11.附言。附言在抄送以下兩行。如寫信人想增加些信中忘記提到的內容,可用此方式,但應儘量避免使用。因為它可能會給人一種錯覺,即在寫信前,你未能很好地安排你的信件,這可能會影響到你的信譽。
總之,當書寫商務英語書信的時候,必須謹記:選定一種格式,堅持使用,不能變來變去;結構中的內容要安排合理得當。佈局好的信件是雙方交易的好的開始。一封佈局優雅、端莊勻稱的信件,會留給人一種良好的印象,促進雙方的進一步往來,直至交易的達成。
參考文獻：
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