一個年會活動方案，得考慮到活動的費用預算.做這個活動，公司準備拿多少錢出來做，在有限的預算裡，我要怎麼樣去做?如何花最少的錢讓活動圓滿成功舉辦?
活動的主題是什麼?活動的時間 地點 人物 什麼時候在哪裡舉辦 人物有哪些?該要去邀請哪些人?請柬如何發放?紀念品的策劃製作與發放，會議流程是什麼樣的?會場氛圍應該如何設計佈置?燈光影響怎麼佈置?活動現場的效果會怎麼樣?文藝節目編創有哪些?誰來主持?如果出現特殊天氣情況變化或者在活動舉辦前，中 ，後期出現些比較特殊的事故，我們該如何處理?參與人員籤擺在什麼地方?整個活動會場的秩序維護人員安排?
一、費用預算說明
首先擬定一套詳細方案，包括活動各環節的具體細節、動用的人力物力，以及預算出基本的費用，報高層審批、核准之後分步予以實施。方案實施之前，有經驗的職業人士自然就會想到“巧婦難為無米之炊”的硬道理，從而衍生出一套“有多少銀子辦多大事情”的變通做法，以免超出預算。在做好活動的周密計劃之後，仔細預算所需的'費用，並將這筆經費分解為內部劃撥與外部贊助兩個來源，其中外部贊助主要指供應商贊助。
二、活動主題思路說明
通過本次活動，走出對政府、行業、媒體、渠道等進行關係建設的重要一步，營造出公司良好的輿論環境和公共關係環境。
通過本次高規格、高檔次而又不浮華的重點活動，展示公司穩健而又充滿活力和希望的企業形象，建立企業員工對於公司將來發展的認同和信心
三、會議流程策劃說明
活動時間： 年 月 日(星期日)
08：30—09：00 (歡迎儀式)
09：00—10：30 (年會論壇)
10：30—12：00 (文藝匯演)
12：00—02：00(安排就餐)
02：00—04：00(禮送賓客)
邀請嘉賓：擬邀請政府領導、公司領導、媒體記者、渠道、客戶、
某某有限公司全體工作人員
活動規模：500人(擬定)
活動流程：
1.歡迎儀式
2.貴賓簽到
3.嘉賓就座
4.年會論壇
5.領導--致辭
6.頒獎儀式
7.文藝匯演
8.安排就餐
四、會場氛圍建議說明
1. 在酒店門口設定大型橫幅和指引展板，顯眼位置設到達會場現場指示牌。
2. 酒店門口大門佈置時尚大氣的絎架拱門1座,文字待定
3.酒店門前安置空飄氣球20個,下面懸掛祝賀條幅,
4.迎賓地毯順著絎架拱門延伸到會展中心入口,側面安放2塊企業文化展板(X米高,X米寬)和1塊活動主題畫面展板(X米高,X米寬)
五、會場設計佈置
1. 會場一樓和二樓出入口設定企業宣傳展板和先進事蹟任人物的易拉寶展架,
2.大型企業口號橫幅和路線指引展板，顯眼位置設各部門座位區域現 場指示牌。