1、公司各物業專案的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管，由文員專職檔案存檔、註記工作。
2、有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件裝置設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，檔案櫃要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。
3、物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類檔案編目錄索引，檔案類檔案有存檔檔案清單及編號目錄。
4、物業管理公司檔案目錄及存檔檔案清單每季度上報公司備案。
5、物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認後方可離任。
6、物業管理公司檔案日常需經常使用部分應影印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、影印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作洩密處理。
8、公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9、物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、洩密的，對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，並保留追究其法律責任的權利。
物業檔案管理制度(二)
為規範本小區業戶檔案資訊的`管理，不斷完善資訊的內容，使客戶檔案資訊準確、及時有效，便於開展工作，同時確保資料的儲存完好，特制定本管理規定：
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業主檔案的資訊收集、管理及整理工作;
2、專管人員須將業主的檔案資料分戶建立、逐一儲存，建立統一目錄，同時建立電子檔備份。各類資訊詳細排列，以便查閱;
3、客戶資訊檔案的內容包括：業主收樓及驗收檔案、裝修檔案、日常維修檔案、繳費檔案、回訪處理檔案及投訴建議等其他檔案;
4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文件與電子文件同時進行。及時跟進業主檔案的變更，保證資訊的準確性;
5、業主檔案資訊應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關人員查閱，以保護業主的隱私，維護公司良好形象;
6、為確保文件安全，檔案櫃要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;
7、業主檔案永久儲存，及時與業主溝通，及時變更業主資訊，保證其準確性。