辦公自動化不僅僅是辦公無紙化，也不僅僅是辦公過程電子化、數字化，它應該在資訊利用、協同工作、決策支援等方面發揮出巨大作用。辦公自動化中一個核心的觀點，即5C的概念，這就是溝通(Communication)、協作(Cooperation)、控制(Control)、創造(Creation)和方便(Convenience)。1、溝通是員工合作的基礎。辦公經常是一個決策的過程，決策的基礎是對資訊的掌握。利用辦公自動化系統能夠完成資訊的收集、整理、分析和傳遞，實現資訊大範圍、有控制、高效率而低成本的共享與利用。2、協作是保證工作順利進行的前提。很多工作需要多個部門的相關人員共同完成。辦公自動化系統通過小組協同工作管理幫助管理人員實現資金、人力等企業資源的調配和使用。它是工作成功的重要因。3、控制是指對工作流程實現監督控制，實現對資訊流向的控制。對於所作出的決策，我們希望它的進展過程能夠按照預定的思路走下去，正確資訊能夠及時傳遞給具有許可權的人。辦公自動化系統通過工作流管理、工作日程安排、許可權控制和電子郵件實現上述目標，保證領導全面瞭解各項工作的進展情況，控制各項工作的'進度與質量，保證工作圓滿完成。4、企業員工的經驗和知識是企業最寶貴的財富，也是企業解決問題的有力保障。發揮員工的主觀能動性，利用收集的資訊，創造出新的知識，從而更好地把握商機，為企業創造更多的財富。辦公自動化能夠幫助員工分析所收集的資訊，並提供了一個良好的交流平臺，為創造新知識打下了堅實的基礎。5、方便使用是對軟體系統最基本的要求。對於剛開始進行資訊化建設的企業，這一點尤其重要。如果一個系統沒有人用或沒有人能用，那麼不管系統的技術多麼好，水平多麼高，功能多麼強大，它也不能解決實際問題，不能帶來實際效益，最終它只是一個擺設。
辦公自動化是指在行政機關工作中，是採用Internet/Intranet技術，基於工作流的概念，以計算機為中心，採用一系列現代化的辦公裝置和先進的通訊技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、儲存和使用資訊，使企業內部人員方便快捷地共享資訊，高效地協同工作;改變過去複雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。
通常辦公室的業務，主要是進行大量檔案的處理，起草檔案、通知、各種業務文字，接受外來檔案存檔，查詢本部門檔案和外來檔案，產生檔案復件等等。所以，採用計算機文書處理技術生產各種文件，儲存各種文件，採用其它先進裝置，如影印機、傳真機等複製、傳遞文件，或者採用計算機網路技術傳遞文件，是辦公室自動化的基本特徵。
辦公室是各行業工作的領導進行決策的場所。領導機關做出決策，釋出指示，除了文件上的往來之外，更深層的工作，實際上是資訊的收集、儲存、檢索、處理、分析，從而做出決策，並將決策作為資訊傳向下級機構或合作單位，或業務關聯單位。 這些都需要辦公自動化的輔助。
人是系統第一因素，即辦公室主要因素是工作人員，包括各種人員，除了傳統辦公室的角色外，現在又要加部分管理裝置的專業技術人員，例如，計算機工程師，其它裝置維護人員等。
技術裝置，計算機是另一因素。 裝置中有各種機器，如計算機、影印機、速印機、電話機、傳真機、網路裝置、光碟機等等，這些裝置統稱為硬裝置，或稱硬體。而各種資訊裝置中還需要有管理裝置的軟體，例如，計算機的作業系統、網路作業系統、文書處理軟體、專項工作程式軟體等等。
顯然辦公自動化這一人機系統，人、機，缺一不可。而裝置方面，硬體及必要軟體都需齊備。 我們也可以認為辦公自動化系統是人類處理資訊的系統，是人類進入資訊時代後的一種新概念。改善工作進度，提高公司發展。