在實際工作中，下級公務人員向上級領導彙報工作是常有的事情，而且彙報的場合、方式多種多樣，因此，彙報材料也就有多種型別。本文所說的彙報材料，主要指一個地區、部門、單位負責人在會議上或其他比較正規的場合，向上級領導或本級職工代表大會所作綜合性較強的工作彙報的文稿。向領導彙報工作，看似很平常，實際很重要。彙報得好不好，一是體現著彙報人的素質，二是關係到能否真實地反映彙報主體的實際工作水平，三是有時關係到能否贏得上級領導的支援，四是關係到彙報人的形象和聲譽。所以，任何有工作經驗的人，都會十分重視這件事。而要彙報得好，首先要把彙報材料寫好。儘管彙報時未必要照本宣科，但寫好彙報材料卻是彙報好的一個基礎。
(一)撰寫彙報材料的要領。
1、用觀點統領材料。力求用觀點統領材料，做到主題可以不新鮮，但視角不可不獨特。人的頭腦是加工廠，沒有材料不行，有了材料要經過加工，要產生觀點，用觀點統領材料。觀點，是視角的捕捉物，是這個材料區別其他材料的獨特之處。作為彙報材料，要有獨特的視角，通過觀察，形成自己的觀點，用觀點引發出有聲有色的議論。對今後的工作打算要講遠景，講可能性。講遠景，又有高的低的間作比較。不能只講一些數字和材料，只談情況，羅列資料，開材料倉庫，而不講自己的觀點，不進行差別分析，總之，材料文風要做到生動活潑。 從根本上說，有材料有議論，關鍵是要體現出分析問題、解決問題的能力。一個領導幹部彙報工作，不僅要通過豐富生動的材料顯示出對工作的熟悉程度，還必須善於發現和提出問題、找到解決問題的辦法，顯示認識和思考問題的深度和層次，顯示把握情況和局勢的能力，得出規律性的結論，也為領導在更高層次上的決策提供思想資源。如果做不到這一點，彙報工作就做不好，彙報者就很可能不是一個稱職的領導幹部。
2. 給人深刻印象。力求給人深刻印象，做到內容可以不全面，但細節不可不突出，千人一腔，是彙報材料的大忌。檔案、文章、講話是意識形態的表現形式，因此，寫文章要有三性：準確、鮮明、生動。可以說，細節的作用就在於它們能夠把材料的觀點傾向流露得更為自然，更為具體，進而加深材料反映事實的可信任度。彙報材料重要的是要使人懂。不僅要讓人文字看懂、發言時要讓人聽懂，還應當儘量用一些工作中遇到的、瞭解到的直觀生動的具體事例來說明自己的觀點，做到材料和觀點相統一，讓聽者明白無誤地理解清楚彙報人所表達的意思。有什麼辦法使人聽了不致忘記?首先，開頭要鮮明，先聲奪人，留下懸念，就連彙報材料的結尾慣有的‚要求解決的問題部分也要表述得精當得體;其次，講存在的問題，要舉事例，不舉事例就空洞，就是要有具體形象，沒有具體形象，就沒有生命，別人就不易懂;第三，觀點要能服人。能經得起推敲，讓領導接受自己的觀點，直接影響領導對自身工作的指導。就我們而言，細節總是紮根在工業生產、經濟執行、專案建設、節能降耗、和企業發展的土壤裡，但是，如果對所寫的物件和情況不十分熟悉，如果在寫作過程中對細節的真實問題不予以高度重視，不反覆推敲，大而化之，即使是寫作高手，也難免會在細節上出現敗筆。成功的細節運用，可以使材料突破一般化、雷同化的框子，寫出極具個性化的語言來，讓工作彙報這類官樣十足的材料照樣生動起來。彙報材料中，要使用生動、簡明的語言，一些排比句要多用、善用。如，工業是強縣之基，產業是立縣之本，改革是活縣之源，經濟強縣之所以強，就強在工業;發展快縣之所以快，也快在工業，加快發展縣域經濟，機遇和挑戰並存，動力和壓力同在，機遇大於挑戰，優勢多於困難等語句，通俗易懂，讀起來朗朗上口，聽起來明瞭易記。
3、力求突出特色。做到篇幅可以不求長，但風格不能不鮮明，語言體現文章的風格，結構體現文章的層次。篇幅一長，面面俱到，反而重點難以突出，暴露出語言的歸納能力弱。就如何突出特色亮點，避免平淡乏味，要把握以下幾點：一是少講過程性的東西，多講實質性的東西。常見一些彙報材料用相當大的篇幅反映開了多少個會進行傳達、組織了多少次，學習討論、開展了多大聲勢的宣傳活動等等，看了半天還見不到實質性的內容，等看到實質性內容時已經快結束了。其實，過程性的東西根本沒有必要多講，頂多幾句話帶過去就行了，重點要放在你這個單位究竟做了哪些實際工作。如果我們情況還不明，就要通過各種渠道去了解，而不能呆在辦公室裡無病呻吟。老是開會呀、學習呀、討論呀，你不說上面也知道，還用得著什麼彙報材料?二是少講空話、套話和恭維話，多講上面想聽的真話和實話。有些彙報材料老在那裡圍繞上級某項工作部署談認識，人家上級檔案和領導講話已經講得清清楚楚了，他又搬過來嘮叨一遍;有的則是大段大段地評價上級某項決策如何如何英明正確，如何、如何必要和及時，又是如何如何切合本地本部門實際情況，簡直把上級捧到天上去了。但上級不喜歡“天上”飛的東西，只需要“地上”的實實在在的情況，你為什麼不著重反映呢?三是少講一般性的貫徹情況，多講重點的、有特色的貫徹情況。有些彙報材料看起來寫得很具體、很實在，但面面俱到，繁雜瑣碎，看完不能讓人留下深刻印象。全面反映情況是對的，但要分清楚哪些詳寫、哪些略寫，把重點、亮點顯現出來。應當看到，雖然同是貫徹上級部署，但各地有各地的做法，各有各的重點和特色，我們在寫材料時要把筆墨重點放在這上頭，尤其要把那些從實際出發創造性地開展工作的好舉措、好效果反映上去，而這也是上級領導最需要了解的。
(二)撰寫彙報材料的要求。
情況總是千差萬別，謀發展、做工作，不可能千篇一律、一個模式，必須吃透上情，摸清下情，結合實際，突顯特色，要做到“三個圍繞”。
一要圍繞上級領導聽彙報的意圖、要求來寫。上級領導聽取下級工作彙報，總有一定的目的性，對於聽什麼情況、聽多長時間、採取什麼形式、在多大範圍彙報等都有明確要求。因此，撰寫彙報材料必須緊緊圍繞上級領導聽彙報的意圖和要求來準備。抓住領導意圖的方法，一是直接和領導聯絡、請示，二是通過領導身邊的工作人員瞭解。
二要圍繞上級領導的關注點、興奮點來寫。如果上級領導或機關對聽取工作彙報沒有具體要求，是不是就無法準備彙報材料呢?當然不是。一個有效的做法，就是緊緊抓住上級領導的關注點、興奮點來起草彙報材料。這就要求在起草彙報材料前，認真研究和了解聽彙報的領導人以往和近期最關注什麼、當前在抓什麼、強調最多的是什麼，進而把握其關注點、興奮點，搞清“最想聽什麼”這個基本問題，並以此準備材料。瞭解方法：一是通過領導身邊的工作人員瞭解。二是通過廣播電視和網路瞭解。三是通過相關會議瞭解。
三要圍繞上級領導的語言風格、思維特點來寫。這是更高的要求，操作起來也比較難。如果對上級領導的語言風格或思維特點了解不多，把握起來就比較困難。比如，有的領導注重思想性，要求有理性分析;有的領導強調實在性，要求用事實或數字說話;有的領導喜歡用排比句，講究句式的'整齊、對仗;有的領導則不刻意追求語言的形式美，要求語言平實、自然，把意思表達清楚即可;有的領導喜歡開門見山、一針見血，等等。所以，起草彙報材料要儘可能地掌握上級領導的語言風格或思維特點，增強針對性，力求使彙報材料更貼近他們的語言風格或思維特點。
(三)撰寫彙報材料注意事項。
1、標題要醒目。大標題、一級標題、二級標題、三級標題就是材料的五官，尤其是大標題和一級標題是材料的眼睛。眼睛是心靈的視窗，臉是性格的版圖，也就是說眼睛是對內心的反映，眼睛會說話，臉就生動起來。因此，要把最想表達的意思凝練到標題上來，讓領導一目瞭然，準確理解彙報人最想表達的意見。
2、篇幅要得宜。彙報材料一般以不超過3000字為宜。最忌開頭自然段過長，給人以壓抑感。要注意各個章節的篇幅基本均勻，不要過短也不要過長，要有比例，做到序次分明。這裡要提醒的是寫文章有個潛規則，叫，無三不成篇，就是說寫了‚一是、二是，下面就沒有了，給人以言猶未盡不完整之感，就是文章的缺憾。
3、印製要清爽。最忌發生排版、裝訂、紙張有汙跡等低階錯誤，讓領導心生厭惡。附件編好號碼，列一個詳細的目錄清單。最好每份單獨印製，以便領導翻閱。最好不要與彙報材料印製在一起，成了一本厚冊子，增加領導翻閱查詢的困難，以至心中不快，惹出無名火，無端添加了議題通過時的障礙。
關於如何寫好彙報材料，如果你什麼都沒記住，那就請你記住一位老領導關於搞好彙報的十字箴言“面上有數字，深度靠典型”。
最後，我再講一講我的一點體會。起草材料和其他工作一樣，最好的辦法是超前於領導謀劃，先領導對他即將關注的問題進行謀深、謀全、謀透。當然動機是抱著對領導高度負責的態度，把形勢分析得得清、道理說得透、辦法想得多、措施寫得實，讓領導眼睛一亮，覺得可行，一拍板就幹起來，就會使我們的工作變被動為主動，反之，領導先於你思考了，有個七八成熟了，再叫你幹，起草人員就會疲於奔命。因為領導尚未深思熟慮，思路在變化之中，而你自己更沒有思考好，加之，領導總是精力充沛、跳躍式思維，在日理萬機之餘，稍有點空，一時一個新創意，立馬叫你修改，這樣就會始終被領導牽著鼻子走，上午寫成了，下午又變了;今天寫好了，明天又全廢了。當然經過不斷修改，越改越好，最後終成正果。我想，寫材料的同志之所以心甘情願、義無反顧，許多同志八小時之外和節假日仍然‚沒事就到辦公室來反覆打磨材料，咬文嚼字、精益求精，那是因為寫材料的同志們深深感到寫材料是向領導和同志們學習思維方法、領導藝術、人格修養、工作作風和奉獻精神的好機會，是不斷地充實自我、提高自我、完善自我、實現自我價值的好機會。寫材料的同志甜在領導的信任之中，甜在完成艱鉅任務之後，甜在起草的文稿得到採納，甜在起草的文稿有力地指導和推動各項工作的開展。因為寫材料的同志應該深深地體會到苦中有甜，苦中有樂，苦中實踐著對事業的追求，苦中體現著的人生的價值。