公文的文面結構是個公文格式問題，是公文規範性的重要體現。最常用的有以下8個要素構成：
1、版頭
①“紅標頭檔案”。檔案的首頁上端，印有“*檔案”字樣的紅色大字。政府公文版頭下面有一道紅線，黨的公文在紅線中間另加一紅五星。
②“白標頭檔案”。
即不用版頭的檔案，一般用於印發領導人的講話等文字材料。
2、發文字號
機關代字+〔年份〕+順序號
機關代字是發文機關的簡化代稱，一經確定，不得隨意改動。年份用公元紀年標記，使用阿拉伯數字，並用六角方括號括住。位置居中略下(縱向)或左下。順序號，使用阿拉伯數字，如“58號”。寫作“第58號”或“058號”均不規範。
3、標題
發文機關+(關於)事由+(的)文種
4、主送機關
頂格，後加冒號。少數直接面向社會或全體的檔案可省略主送機關。
該要素要注意主送機關之間的排列順序和標點符號的使用。從系統的角度說，應按黨→政→軍→群的順序排列，縣四大家領導班子排序應為：縣委、人大、政府、政協;從級別的角度說，應按由高至低的順序排列。不同系統、不同級別的主送機關之間用逗號隔開，同一系統、同一級別的.主送機關之間用頓號隔開。如：以縣委和縣委辦向下行文的主送機關為“各鄉鎮黨委，縣委各部委，縣直機關各單位和各人民團體黨委(黨組、總支、支部)，湯泉池管理處黨委”各主送機關間用逗號而不是用頓號隔開是因為它們雖處於同一級別但分屬於不同系統。
當公文的主送機關為平級機關時，可按公文的內容與主送機關關係的密切程度安排先後順序。
5、正文。
排印正文時，標點符號應尾隨文後，即點號不能打頭，標號不要拆開。數字、年份也不能拆開回行。
6、附件
寫在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識。格式為：
附件：序號+標題+件數
附件的標題不加書名號，標題與件數空一字距，其末尾不加標點符號。寫作“附件如文”、“附件×份”是錯誤的。附件應與公文正文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號;附件的序號和名稱前後標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附件(或帶序號)。
附件不是“副件”，有的對正件起說明、解釋和證實作用，有的則用於向上級機關報送或向下級機關批轉的附件，此類附件實際是主件。
7、發文機關(落款)
政府機關僅以版頭和印章為標誌，不寫落款。
黨的檔案一般寫落款，並必須寫全稱。
8、成文日期
會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準。領導簽發的，以簽發日期為準。聯合行文，以最後簽發機關的領導簽發日期為準。法規性檔案以批准日期為準或者在正文最後專門規定具體生效和開始執行的日期。特殊情況署印發日期，如電報。
發文日期必須寫明年月日。政府公文用漢字，黨的公文用阿拉伯數字。