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word文件的一些使用技巧

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在日常辦公應用中,我們經常會遇到將一個簡歷表格中各行內容連線起來作為一列形成新表的情況,Word中沒有現成的功能,忽然想起Excel中“選擇性貼上”中的“轉置”功能,但實際操作一下才發現,它只能將個人簡歷表格的行、列位置互換一下,不能達到上述目的。經過多次實踐,終於找到一套可以讓表格任意縱橫的方法。

word文件的一些使用技巧

方法主要是藉助Word中“文字與表格相互轉換”功能與“高階替換”功能的配合使用,具體步驟如下:

 1. 將表格轉換成文字

選定整個簡歷表格後,執行“表格→轉換→表格轉換成文字”,在彈出的“將表格轉換成文字”對話框中選擇預設的文字分隔符“製表符”,然後單擊[確定]按鈕。此時原表格中的表格線全部消失,各列內容以空格分隔。

2. 將各行內容連線起來,以列的形式出現

(1)選中文字中兩列間的空格部分,並從“編輯”選單中執行“複製”命令,將列間空格存放在剪貼簿中,待稍後替換時使用。

(2)選中剛剛轉換好的文字內容部分,執行“編輯→替換”,在彈出的“查詢和替換”對話方塊中的“查詢內容”文字框後單擊滑鼠,定位好插入點,將步驟1中複製的空格從剪貼簿上剪切出來。

提醒大家,由於此對話方塊中不支援滑鼠右擊,也不支援選單中的“貼上”操作,所以此處只能使用“貼上”命令的快捷鍵:“Ctrl+V”。

(3)用滑鼠將插入點定位在對話方塊中“替換為”文字框的後邊,點選對話方塊左下角的[高階]按鈕,將對話方塊下部摺疊部分展開,單擊[特殊字元]按鈕,在彈出的列表中選擇最上方的`“段落標記”,此時“替換為”文字框中的內容顯示為“^p”。

(4)單擊對話方塊中部的[全部替換]按鈕,在出現的“Word已完成對所選內容的搜尋,共替換XX處。是否搜尋文件其餘部分?”提示資訊中點選[否]結束替換操作。

 3. 去除出現的空白行

再次執行“編輯→替換”,用上述方法,將兩個“段落標記”全部替換為一個“段落標記”(即在“查詢內容”後輸入“^p^p”,在“替換為”後輸入“^p”),為了將全部空白行都剔除,此時應多次點選對話方塊中[全部替換]按鈕,直至提示“已完成0次替換”,則表示已將全部空行刪除。

4. 將文字轉換成表格

選定全部文字內容後,執行“表格→轉換→文字轉換成表格”。在彈出的“將文字轉換成表格”對話方塊中“文字分隔位置”處選擇預設的 “段落標記”,然後單擊[確定]按鈕,此時一張新表就初步完成了。

5. 後期處理

給新表新增必要的專案列、新增標題、格式化,之後就一切OK了!

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