文祕專業培養德、智、體、美、勞全面發展，適應社會主義市場經濟和現代化建設需要具有系統、紮實的文祕知識和技能的中高階複合型人才。下面是小編分享的祕書的日常工作，歡迎大家閱讀！
一、日常工作的範圍
所謂“日常工作”是指祕書每天都要做的工作，一般都有固定的模式。對於日常工作，一般不需要上司有專門的指示，祕書可以自行決定或處理。一般祕書的日常工作如下：
1、辦公室的整理：上司辦公室和會客室的整理打掃，空調、換氣、照明的調整等。
2、接待客人和接打電話：為來客登記、帶路和傳話；給客人端茶送水和送客人出門；接電話並轉達電話內容等。
3、文書工作：起草公司內外的檔案信函；各種檔案信函的收集與存檔。
4、日程管理：日常日程表的管理；會面的預約和登記等。
5、資訊管理：收集公司內外的各種資訊，並對資訊進行整理、彙編和上報。
6、出差準備：出差期間的日程管理；與相關單位聯絡和協調；安排交通工具、住宿地點；出差回來後的費用報銷、出差總結等。
7、準備會議：會場的安排；登記工作；製作會議檔案資料併發放給會議代表；作會議記錄和會議紀要等。
8、照顧上司：給上司沏茶(或衝咖啡)；安排午餐；健康管理；安排交通工具等。
9、檔案管理。
10、輔導新祕書的工作。
祕書在處理上述日常工作的同時，還需要經常處理一些非常常工作。非常規工作是指在工作日程之外突然出現需要緊急處理的事情，也可以說是突發事件。發生突發事件時，祕書更需要能冷靜。主要的突發事件有這麼幾種：上司急病、上司出了事故、重要客戶急病或突然死亡、媒體採訪、遇到騷擾等。
二、職責範圍
1、整理辦公室
祕書的主要職責是為上司整理辦公室。應該說整理辦公室是一件很平常的工作，不僅祕書，每一個白領都要整理自己的辦公室，但是，作為一種職責，祕書的“整理辦公室”並不單指手持吸塵器為上司吸吸地毯或擦擦桌子這類簡單勞動。在這裡“整理辦公室”有更廣泛的含義，它包括了從文書檔案一直到與各部門聯絡和協調等工作，即為上司創造一個舒適、整潔和不受外界干擾的工作環境。可以說，祕書工作是從整理辦公室開始，也是以整理辦公室結束。
2、收集資訊
祕書的第二大職責就是為上司收集他決策所需的資訊。比如你的上司是主管營銷的副總，他負責公司的市場、銷售、採購等幾個部門的工作；為了給他的決策提供可靠而又及時的資訊，你就要經常與上司負責的這幾個部門聯絡，並通過各種途徑收集各種資訊。這項工作的難度是判斷這些資訊的真實性和可靠性。如果是這幾個部門彙報上來的材料，那這些資訊是否準確還比較好判斷；如果是從網上或其他途徑收集到的，那判斷起來就不那麼容易了。對於祕書來說，給上司提供資訊一定要及時，但必須慎重。
三、發揮主觀能動性
由於祕書工作的瑣碎和繁雜，上司不可能對祕書的每一項工作作出指示，所以，祕書應該充分發揮主觀能動性，完成自己職責範圍內的工作。但是，這並不等於什麼事都由你一個人決定。祕書的能力表現在她能判斷什麼事情可以由自己決定作主，如果判斷出是自己能作主的，那就無須上司交代而出動去做。能恰到好處地分擔上司的“雜務”，是個祕書能力的標誌。
要充分發揮主觀能動性，一定要先熟悉上司的工作習慣。有些上司十分清楚自己的工作量，他可以合理地將自己認為是“雜務”的工作分派給祕書去做。但大多數的上司還是習慣把各種雜務攬在自己的身上，使自己苦不堪言。因此，作好助手，祕書要熟悉上司的`工作習慣和工作內容，知道自己能為上司做哪些雜務，哪些“雜務”不能做。
於雪是某公司財務總監的祕書。每年到二月底，她就發現上司特別忙碌，經常把財務部門的幾個經理就會頻繁地找來，通霄達旦地研究問題，而在平常很難出現這種情況。剛給財務總豎當祕書時，於雪並不知道這是為什麼，只是覺得有些特別，所以，她並知道自己要主動做些什麼。從去年起她才開始知道，作為一家上市公司，公司每年三月底之前要向社會公開財務決算報告。由於對外發布公司業績報告會影響公司股票價格，事關重大，所以上司要與那幾個經理密切磋商。由於瞭解了這一點，今年於雪不需要上司交代，過完元旦她就將做決算報告所需要的相關資料都準備好了。
四、注意“越位”
祕書的任務就是為上司創造最佳的決策環境，所以，祕書應該有主動積極的精神，儘量為上司多處理一些雜務，減輕上司的負擔。但是，這種主動性的分寸不容易把握，許多祕書在工作中積極過了頭，有時甚至讓上司很被動。經驗不足的祕書在工作中常犯這麼一種錯誤：因為上司一向要求這麼做，所以這次我也可以這麼做，因此，經常不經上司確認就自行其是。雖然上司過去都是那樣要求的，但未必這次他也會要求你那麼去做。對於那些上司有特殊要求的工作，祕書在做之前一定要請上司確認。另外，在遇到那些自己不明白或自己不能作決定的事情時，必須向上司請示，不能先斬後奏。
作為祕書，絕對不能干預上司的決策，超越自己的職責範圍，自行其是。以下幾種行為是典型的超越自己職責範圍的行為，祕書在工作必須加以注意：
1、未經授權，在各部門送上來的報告上簽字蓋章。
2、私自代表上司與客人洽談業務。
3、隨便接待或回絕沒有預約的客人。
4、詢問會議內容。
5、代替上司接待客人。除非上司有明確的授權，那怕是非常熟悉的客人來訪，祕書的職責也只是端茶送水和陪客人閒聊，也決不允許祕書私自代表上司與客人洽談業務上的事情。
6、隨意決定上司的工作日程。即使上司工作日程表上空餘的時間較多，祕書也不能按自己的想法更改上司的日程表，重新安排上司的工作日程；要更改上司的工作日程表必須先與上司商量。
五、執行指令與服從指令
1、執行指令
正確而且按時處理好上司交辦的工作，這是對一個祕書的起碼要求。祕書在接受上司的指示和執行上司的指示的時候，應該注意以下幾點：
a、對於自己的日常工作，不需要都等上司的指示，應該自覺主動地去處理。
b、在同時處理幾項工作的時候，要分清輕重緩急，確定需要優先處理的工作。
c、在處理上司交辦的工作時，不能自作主張影響工作結果。
d、完成上司交辦的工作之後，要找適當的時機向上司彙報。
2、記錄指令
對於上司一些重要的指示要儘可能地記錄下來。由於這種記錄只是給自己看，所以記錄可靈活簡潔一些，如使用些縮寫或符號；如果過於專注於寫筆記本身，就不能集中精力去聽上司的指示。祕書在記錄上司的口頭指示時，要注意以下幾點：
a、要準確寫出要點。
b、不要照搬口頭用語，應高度概括成有文章特點的語句。
c、要將日期、時間、地點、數量等準確、清楚地記下。
d、根據需要可做些省略和簡化。
2、服從指令
上司在對祕書作指示時，有時也會出現失誤。即使上司出現失誤也不能當面頂撞。如果當面頂撞領導，對於一個職業祕書來說，是一種職業自殺行為，因為祕書作為領導的助手，在任何情況下，都絕對不能干預上司的決策。
為了工作需要，上司可能會讓祕書去幫他做些“私事”或工作以外的事。比如，上司的老母親從外地來探望兒子，但上司又要主持一個重要的會議，他只好讓祕書代自己去火車站接母親。遇到這種事情，有些祕書就會嘟起嘴，顯得很不情願。這種祕書得不到上司的信賴。如果要想讓上司信賴你，那你對他交代的每一項工作都要毫無怨言地接受，並做到讓他滿意。事實上，對於祕書來說，“份外”的工作往往意味著“額外”的機會。
六、請示與彙報工作
1、請示的方法
祕書在接受上司指示時，必須注意力集中，並記住以下幾點：
a、上司叫你時，應儘快答應，並作好記錄的準備；按5W1H原則作重點記錄。
5W1H原則是：
什麼時候？（When）
什麼地方？（Where）
是誰？（Who）
結果是什麼？（What）
為什麼？（Why）
過程如何？（How）
b、如果對上司指示有不清楚的地方，不要急於發問，等上司基本說完了之後再問。
c、對於上司指示的要點，特別是一些數字，一定要重複一遍，請上司確認。
d、對於上司的指示，如果祕書瞭解一些相關的資訊，或自己有什麼建議和設想，應說出來給上司作參考。
e、如果祕書在接受上司的指示時，發現接受的工作與自己現有的工作在時間上有衝突，自己無法錯開，那就應馬上說出來，請上司指示。
祕書經常會從不是自己的直接上司那裡接受一些指示，如果事情簡單，就另當別論，如果執行起來要花費一定的時間和精力，就應該向自己的直接上司彙報。如果不向自己的直接上司彙報，上司又從其他的人那裡聽到了這件事的話，他可能會不高興。
2、彙報的方法
祕書要將自己執行上司指示的結果向上司彙報，或者將自己收集來的資訊向上司或其他人彙報，因此，祕書在工作中需要彙報的情況很多。
在彙報的時候，要記住以下幾個基本要點：
a、要向上司彙報什麼，自己要事先想好；
b、向上司彙報時要儘量減少不必要的背景介紹，按結論、經過和理由這樣的順序彙報（也可以按結論、理由和經過這樣的順序彙報）；
c、向上司報告工作，要選擇合適的時機，最好在完成某項工作之後或者在談完其他工作的時候順便彙報；如果情況不是緊急，不要打斷上司的工作進行專門彙報；
d、有些事確實是要在上司工作進行中向上司彙報，在這種況下，上司當然希望祕書能儘快把工作彙報完畢，因此，即使上司不催促，祕書也應儘快把工作彙報完，等待上司的指示。
e、如果不是很急會誤事，一般都是事後彙報。在彙報時不要過於詳細，擔心上司不明白，只要彙報按上司的指示把工作完成了就行，比如上司讓祕書幫助發封信，祕書辦完之後，只要對上司說句“則才這份檔案己用掛號信寄走了”就可以了。
f、彙報比較重要的工作時，要把重點內容寫下來交給上司。
下面是一個祕書完成上司交辦的工作後彙報的例子：
“關於上海分公司召開營銷工作會議的事，我在給您的報告裡己簡單寫明瞭；作為重點，主要是這麼兩點，一是我公司的新產品展示會，將在上海和杭州舉行；再一點就是商品的電視廣告製作，我公司決定由天地廣告公司負責，經費問題由他們先提出預算，他們已同意。關於在杭州舉辦新產品展示會的具體時間、場所、費用等具體問題，我己在報告中作了說明，請您指示。”
有很多人有這樣一種毛病，在向上司彙報時，喜歡把彙報內容的各種背景扯進來，而且背景又有背景，前300年後500年，以為只有這樣上司才能明白自己的意思。其實，你這樣雲山霧罩讓上司反而不明白你到底要說什麼事情，所以，幾乎所有的上司都討厭這種越扯越遠的背景說明。向上司彙報的原則是“言簡意賅”。怎樣才能做到言簡意賅呢？其實，只要堅持“5W1H”原則，即可。如果讓上司明白了以上幾條，彙報也就可以了。假如上司要求你再把事情的來龍去脈說明一下，那你才可以在最後作些補充說明。
在向上司彙報之前，祕書應把能想到的問題都想到，而且越周到越好，這樣在上司問到時能對答如流。給上司彙報時儘量少給上司出問答題，多出選擇題。比如，上司在與客戶談判時，另一個客戶來電話，要求更改合同條款，並儘快給予答覆。改還是不改，如果改，那又怎麼改，當你把這個問題彙報給上司時，就不能讓上司做回答題“我怎樣答覆對方”這樣只會讓上司為難；如果你讓上司做選擇題“合同改還是不改”，那上司很容易回答“改”或者“不者”；由於事情來得很突然，上司也可能猶豫不決，他有可能會來徵詢你的看法，所以，“改還是不改”，你一定要準備好自己的答案，給上司做參考。