選擇一款合適的OA辦公軟體，確定合適的需求是必須的。但是有許多企業的需求規劃是模糊甚至是不合理的，這些主要體現在：
1、需求過於簡單
不少中小企業使用者對OA 辦公系統瞭解不深，提需求的時候往往過於簡單，實際應用後發現OA 辦公系統作用不明顯。需求過於簡單的導致兩種結果，一是上的OA 系統不能很好的解決實際問題，應用的效果不是很好;二是後續實施過程中不斷的'增加和調整，給OA 實施帶來困難。
事實上，客戶除了對企業自身管理現狀、資訊化現狀進行調研以外，還可以借鑑實力相當實施過OA系統的公司的經驗，或者是向經驗豐富的OA軟體提供商諮詢，共同完成需求的確定。
2、需求過於寬泛
需求過於泛化：有些專案負責人在需求確立階段，給公司全體員工下達要求，要求每個人都把需求提出來，最後彙總，並要求軟體提供商逐一實現。但事實上，沒有任何一個管理軟體能解決企業的所有問題，OA辦公系統也不例外。在這樣泛化的需求下，專案負責人和軟體供應商都將陷入無止境的開發-溝通-修改的困境中，導致OA系統長時間處在上線了有沒有上線的狀態，影響公司的正常工作。
收集需求需站在公司和公司業務的角度進行分析，重點解決企業核心需要解決的問題。過分誇大定製開發的風險，以此來遏制企業正常的個性化需求。企業對OA 資訊化需要有一定的認識深度，最好能夠有專人負責。
3、需求的確定權交給了軟體提供商
這種情況是缺乏相關經驗，將企業對OA軟體的需求確定完全有軟體提供商主導，另一種情況則是軟體提供商越俎代庖，以需求引導最終銷售。這種情況是缺乏相關經驗，將企業對OA軟體的需求確定完全有軟體提供商主導，另一種情況則是軟體提供商越俎代庖，以需求引導最終銷售。
4、需求缺乏個性
大量實施案例表明，不少企業使用者對需求的把握均來源於同行業成功先例，因此照搬照抄別人的需求，結果導致OA系統水土不服的例子屢見不鮮。
事實上，企業管理特點千差萬別，個性化的需求是必然，任何通用的OA系統或者同行業成功應用過的系統都並不會是最適合的。最適合的OA系統就是最好的，它應該是緊密圍繞企業自身管理需求的，很多個性化需求都體現了自身的優勢和特點，這樣的OA需求通常表現出“通用性”和“個性化”兩大特點。