簽訂採購合同的程式根據不同的採購方式而有所不同，這裡主要談採購合同訂立的一般程式。普遍運用的採購合同的簽訂要經過要約和承諾兩個階段。
1)要約階段
這是指當事人一方向他方提出訂立經濟合同的建議。提出建議的一方叫要約人。要約是訂立採購合同的第一步，要約應具有如下特徵。
①要約是要約人單方的意思表示，它可向特定的物件發出，也可向非特定的物件發出。當向某一特定的物件發出要約，要約人在要約期限內不得再向第三人提出同樣的要約，不得與第三人訂立同樣的採購合同。
②要約內容必須明確、真實、具體、肯定，不能含糊其辭，模稜兩可。
③要約是要約人向對方做出的允諾，因此要約人要對要約承擔責任，並且要受要約的約束。如果對方在要約一方規定的'期限內做出承諾，要約人就有接受承諾並與對方訂立採購合同的義務。
④要約人可以在得到對方接受要約表示前撤回自己的要約，但撤回要約的通知必須不遲於要約到達。對已撤回的要約或超過承諾期限的要約，要約人不再承擔法律責任。
2)承諾階段
承諾表示當事人另一方完全接受要約人的訂約建議，同意訂立採購合同的意思表示。接受要約的一方叫承諾人，承諾是訂立合同的第二步。它具有如下特徵。
①承諾由接受要約的一方向要約人做出。
②承諾必須是完全接受要約人的要約條款，不能附帶任何其他條件。即承諾內容與要約內容必須完全一致，這時協議即成立。如果對要約提出代表性意見或附加條款，則是拒絕原要約，提出新要約，這時要約人與承諾人之間的地位發生了交換。在實踐中，很少有對要約人提出的條款一次性完全接受的，往往要經過反覆的業務洽談，經過協商，取得一致的意見後最後達成協議。
供需雙方經過反覆磋商，經過要約與承諾的反覆，形成具有文字的草擬合約，再經過簽訂合同和合同簽證兩個環節，一份具有法律效力的採購合同便正式形成了。簽訂合同是在草擬合約確認的基礎上，由雙方法定代表簽署，確定合同的有效日期。合同簽證是合同管理機關根據供需雙方當事人的申請，依法證明其真實性與合法性的一項制度。在訂立採購合同時，特別是在簽訂金額數目較大及大宗商品的採購合同時，必須經過工商行政管理部門或立約雙方的主管部門簽證。