學位論文是為申請學位而撰寫的學術論文，是評判學位申請者學術水平的主要依據，也是學位申請者獲得學位的必要條件之一。一篇論文應該包括內容與格式。內容是指作者用來表達自己思想的文字、圖片、表格、公式等;格式則是指論文頁面大小、邊距、段落、字型設定等。內容是論文的主體，但格式也是不可忽視的一個方面，可以說，規範的格式在一定程度上能夠提高論文的質量。為了提高研究生學位論文的質量，規範書寫格式，做到學位論文在內容和格式上的規範化與統一化，學位授予處一般都會印發統一的論文格式。然而，當論文的篇幅較長的時候，很多作者在論文的排版上浪費了大量的時間和精力。事實上，如果在寫論文之前，做了各方面的準備，並按照一定的規律來編寫和排列，就會起到事半功倍的效果。
現在大家主要使用,Microsoft Word來編輯論文各個版本的基本功能都是一致的，在此簡稱Word;充分Word的一些強大功能，可以使冗餘繁瑣的排版工作變得很輕鬆。
1、樣式
樣式是指一組已經命名的字元和段落格式。為了方便使用者使用，Word內建了許多樣式，使用者可以修改這些樣式，此外，還可以根據需要自定義樣式。
在進行較長文件編輯時，不僅要追求質量，而且還要求編輯效率要高。如需要對較多文字和段落進行相同格式設定時，如果一步步都使用“格式”選單、“格式”工具欄，速度將會很慢，而且容易出錯。所以，對於相同排版表現的內容一定要堅持使用統一的樣式。如果要對排版格式做調整，只需一次性修改相關樣式，原來應用該樣式的文字就更新為新定義的格式。這樣，可以大大減少工作量和出錯機會。另外，應用樣式之後，還可以自動生成各種目錄和索引。
一般情況下，不論撰寫學術論文或者學位論文，相應的雜誌社或學位授予機構都會根據其具體要求，給論文撰寫者一個清楚的格式要求，比如字型、字號、段落間距等。這樣，論文的撰寫者就可以在撰寫論文前對樣式先進行一番設定，就可以很方便地編寫論文了。
2、目錄
目錄是用來列出文件中的各級標題及標題在文件中相對應的頁碼。Word的目錄提取是基於大綱級別和段落樣式的。目錄的製作分3步進行。
(1)修改標題樣式的格式。通常Word內建的標題樣式需要手動修改，以符合論文格式的要求。在選單欄上點“格式——樣式”，在列表下拉框中選“所有樣式”，點選相應的標題樣式，然後點“更改”。可修改的內容包括段落、字型、製表位和編號等，按論文格式的要求分別修改標題1—3的格式。
(2)在各個章節的標題段落應用相應的格式。章的標題使用“標題’”樣式，節標題使用“標題“”，第三層次標題使用“標題3”。使用樣式來設定標題的格式還有一個優點，就是更改標題的格式非常方便。假如要把所有一級標題的字號改為小三，只需更改“標題’”樣式的格式設定，然後自動更新，所有章的標題字號都變為小三號，而不用手工去一一修改。
(3)提取目錄。按論文格式要求，目錄通常放在正文的前面。在正文前插入一新頁，游標移到新頁的開始，新增“目錄”二字，並設定好格式。新起一段落，選單欄選“插入——引用——索引和目錄”，點“目錄”選項卡，“顯示級別”為3級，確定後Word就自動生成目錄。此後若章節標題改變，或頁碼發生變化，只需更新目錄即可。
3、使用分節符
節是一段連續的文件塊，同節的頁面擁有相同的邊距、頁面邊框、頁首和頁尾、紙型、方向、印表機紙張來源、垂直對齊方式、分欄、頁碼編排、行號及腳註和尾註。如果沒有插入分節符，Word預設整個文件只有一個節，所有頁面都屬於這個節。學位論文一般由以下部分組成，依次為：論文題目和封面、宣告、內容摘要、關鍵詞、目錄、前言、正文、註釋及參考文獻、附錄、後記、致謝等，如果希望在一篇文件裡得到不同的`頁首、頁尾、頁碼格式，可以插入分節符，並給每一節設定不同的格式。
首先介紹頁首的製作方法。學位論文通常要求，同一章的頁面採用該章標題作為頁首，不同章的頁面頁首不同，這可以通過將每一章作為一個節，每節獨立設定頁首頁尾的方法來實現。在各個章節的文字都排好後，設定第一章的頁首。然後跳到第一章的末尾，選單欄上選“插入——分隔符”，選擇分節符型別。這樣就在游標所在的地方插入了一個分節符，分節符下面的文字屬於另外一節了。游標移到第二章，這時可以看到第二章的頁首和第一章是相同的，滑鼠雙擊頁首，就會彈出頁首頁尾工具欄，工具欄上有一個“同前”按鈕，把該按鈕調整為“彈起”狀態，即設定各章的頁首互相獨立，然後修改頁首為第二章的標題，完成後關閉工具欄。同理，設定其餘各章的頁首。
頁尾的製作方法相對比較簡單。論文頁面的頁尾只有頁碼，要求從正文開始進行編號，但是，在正文前還有扉頁、中英文摘要和目錄、授權宣告，這些頁面不需要編頁碼，頁碼從正文第一章開始編號。首先，確認正文的第一章和目錄不屬於同一節;然後游標移到第一章，點選“檢視——頁首和頁尾”彈出頁首頁尾工具欄，切換到頁尾，確保“同前”按鈕處於彈起狀態，插入頁碼。這樣，正文前的頁面都沒有頁碼，頁碼從第一章開始編號。
4、對齊
不要通過敲空格的方式來達到對齊的目的。所有的對齊都應該利用對齊方式、段落縮排及字元間距等來進行。同理，不要敲回車調整段落間距，應該通過設定段前、段後間距來進行。
5、繪圖
統計圖建議使用Excel生成，框圖和流程圖建議使用Visio。等其他工具完成。如果使用Word的繪圖工具繪圖，請適當使用組合，以免排版時混亂。
6、及時儲存和備份
及時儲存可以通過設定自動儲存，讓系統在一定的時間間隔中自動執行儲存操作。此外，還需要多做備份，最好將每天的工作都按日期命名。另外，論文中用到的圖片和公式也最好單獨儲存到檔案裡另做備份。論文的排版是讓許多人頭疼的問題，尤其是論文需要多次修改時更加令人頭疼。本文提供了一些用Microsoft Word進行論文排版的技巧，使你的論文排版更加方便和輕鬆，以便把更多的精力放在論文的內容上而不是文字的編排上。這些技巧不只在論文寫作中可以使用，在寫其他文件時也可以使用。