職場新人必知 處理工作郵件的五個錯誤

職場新人必知 處理工作郵件的五個錯誤　　又到12月，職場中人的工作逐漸增多，電子郵箱的使用頻率也逐漸增加——office裡的金領、白領們已經習慣用郵件來做日常工作的溝通、交流。而且，為了便於日常工作，往往每個人的收件人中，都會有整個部門、甚至整個公司同事的群發地址，正常的郵件就不說了，有時候一個馬虎，一鍵下去，把私人郵件發錯了地址，這下可就尷尬了。嚴重的錯誤還會影響到工作，萬一涉及公司內部機密，將造成無法挽回的損失。日前在前程無憂論壇上，就有網友討論了在傳送工作郵件時經常會犯的錯誤，其中“寫郵件時遺漏附件”是網友最常犯的錯誤，有77%的網友曾出過這個問題。本期講堂，記者特致電全國某500強企業北京分公司市場銷售主管李豔，來為大家說說辦公室裡的郵件錯誤。　　特邀嘉賓：某企業北京分公司市場銷售主管李豔主講內容：謹防工作郵件失誤　　錯誤一：收件人、抄送人分不清　　不久前，李豔的一個下屬手頭有個專案需要另一個部門的配合支援，於是下屬就給那個部門的同事發了郵件，收件人裡第一位寫的是對方部門的合作同事、第二位是李豔的地址、第三位是對方部門經理的地址。　　接到郵件以後，李豔有點發蒙，趕緊把下屬叫到了辦公室：“你是在叫我們幫你完成這件事情嗎？你不知道郵件有抄送這個功能嗎？”　　小提醒　　抄送人，是指只需要知道這回事的人，不需要對郵件予以響應，當然如果有建議，也可以回覆郵件；　　收件人，是指那些要受理這封郵件所涉及的主要問題、理應對郵件予以回覆響應的人；　　各收件人的排列應遵循一定的規則，比如按收件人的所屬部門排列、按收件人的職位等級從高到低或從低到高排列；　　轉發敏感或者機密的資訊時要小心謹慎，不要把內部訊息轉發給外部人員。　　錯誤二：最重要的附件沒傳送　　一次，李豔在下班前再三囑咐下屬，第二天一早要把一個會議需要的重要電子檔案傳至她郵箱，下屬也再三保證沒問題。李豔這才放心下了班，誰知道第二天，問題真出現了。　　早晨八點半，會議將準時開始，參會一方是一個非常重要的大客戶。結果，李豔八點鐘來了公司後，開啟郵箱一看，郵件是有，可是重要的“附件”怎麼重新整理也沒有。這下可把李豔急壞了。好在還有半個小時會議才開，李豔及時進行了處理，才不至於造成更大的損失。　　小提醒　　一般郵件中，附件都是必不可少的。因此，在按傳送鍵之前，一定要仔細檢視附件有無傳送上來，發件人還應在正文中提示收件人檢視附件；　　當郵件中帶有多個附件時，發件人應在正文中對各個附件的內容作簡要說明。便於收件人分辨主次進行檢視；　　當附件數目較多時應打包壓縮成一個檔案。另外，不少企業對郵件的'附件大小設限，如果容量過大，發件人應將附件分成幾個小檔案分別傳送；　　如附件是特殊格式的檔案，發件人應在正文中說明開啟方式。　　錯誤三：重要客戶沒收到郵件　　有一個重要的合作，下午3點開會就要最後敲定了。李豔本想利用午休時間稍睡一會兒，下午以十足的精神面貌去出席會議。沒想到，快下班的時候，對方的主管打來電話，剛一接通還沒等李豔說“喂”，對方就大聲地道出了不滿：“你們還準備合作嗎？我們銷售部門等了一上午最後的敲定方案，現在都沒傳過來，上面都催了好幾次了。”接到電話以後，李豔休息一會兒的心情是一點兒都沒有了。　　於是，李豔趕緊召集部門人員詢問情況，再開啟電子郵箱一看，那個負責發郵件的年輕人傳送、抄送了一大群人，卻獨漏了對方的負責人。　　小提醒　　一般情況下，大的企業、公司都需要經常與固定的一群人有郵件來往，如同一部門的同事、客戶等，如果不能確切地記清楚所有人的話，不妨在Out-look新建欄裡選擇通訊組列表，將需要群發郵件的一組人編成一個組，這樣在傳送郵件時就不會因為漏了誰而影響工作了。　　錯誤四：郵件正文出了問題　　李豔說，公司與公司之間的合作，往往要擇優而選。因此，有時候，她會將合作方案同時發給不同的公司，而這些公司之間，往往又是同行，又是競爭對手。因此，郵件的傳送尤其要小心謹慎，稍不留神，就有可能造成不必要的尷尬與麻煩。　　有一次，一個重要的合作方案，需要李豔親自修改後，發給不同的公司負責人。李豔認為是老資歷員工了，業務也非常熟悉，加上方案修改完畢後已是深夜，所以，李豔以最快的速度將10封郵件發了出去，等待回信。　　第二天，李豔接到了其中一家合作公司負責人的電話，很客氣地說：“你是不是最近太累了，要注意休息啊！”　　面對突然而來的問候，李豔有點丈二和尚摸不著頭腦。“我知道你們肯定要擇優選擇合作伙伴，可不能把我的名字也寫錯了吧？”李豔這下才意識到，她可能在拷貝方案進行傳送時，沒有改正文名字。也就是說，將發給李總的那封郵件直接發給了吳總。於是，李豔尷尬得直道歉。還好吳總是李豔多年的老朋友了，只是善意提醒，並沒有再追究此事。　　小提醒　　正文應簡明扼要，如涉及事務很多，最好運用列表符號按序進行說明。在正文中對重要內容進行提示時，不要濫用字型、字號、顏色等；　　如果郵件內容相同而要多次利用，最好建立一個工作郵件模板，直接呼叫模板；　　在傳送之前再通讀一下整封郵件，包括抬頭和落款、收件人和抄送人等。　　錯誤五：祕密被別人看到　　去年年底，李豔所屬公司的新產品終於正式上線了，公司市場部給涉及該專案的幾個部門的直接負責人群發郵件表示感謝。其中有一個負責人在回覆郵件時，將本只打算髮給一個人的郵件錯按成了“回覆全部”，而郵件的正文卻只提了一個人的名字。尷尬的是，郵件的內容還暴露了當時新產品上線之前的一些祕密……　　小提醒　　如果只需要收件人單獨知曉的事，或是作為收件人的你對發件人的郵件提出異議，單獨回覆給發件人即可；如果你對發件人提出的要求作出了結論性響應，應該“答覆全部”。　　收到重要電子郵件後，一般應在2小時內進行回覆。如果有重要的事情不方便回覆，也應該設定郵件的自動回覆功能提示發件人。　　別看一封小小的郵件，越是細小的工作，越能反映出個人工作能力，以及一個人做事是否嚴謹踏實。因此，各位職場人在傳送郵件之前，一定要認真地將郵件方方面面檢查到位，才不會出現上述幾種錯誤。