一名女學員描述的自己的“正常”生活
在一次管理培訓課程開始時，一名女學員描述的自己的“正常”生活。面對她這般的工作狀況，我不禁有些手心冒汗。要知道，像這樣的繁忙程度已經遠遠超出了大多數白領女性生理和心理所能承受的正常範圍，長期在這種狀況下工作會常常出現“應激”狀態，這將對身心造成嚴重的傷害。
大師們給我們設計了一套“強身應急功”
該怎樣幫助這些女“忙”人們解圍呢？管理大師們給我們設計了一套“強身應急功”，讓我們這就學習和操練起來吧。
第一招，ABCD擒拿手
要像刷牙一樣，養成每天把要做的工作排列出來的習慣，以明確目標。下班前將明天所有的工作按緊急重要程度分佈到如圖1所示的二維圖中，要記住緊急的事不一定重要，重要的不一定緊急。
找出真正重要且緊急的事，在前面標上A，將緊急但不重要和重要但不緊急的`工作權衡一下，分別標上B和C，最後將一些既不緊急也不重要的事標上D。如果某個級別的工作不止一項，你可以再按輕重緩急程度在每一項前面標上A1、A2、A3或B1、B2、B3等。明天頭一件事就是考慮A1，做起來，直至完成，再做A2，因爲完成工作最快捷的方法就是一件一件地去完成。
第二招，委託挪移掌
將你可以委託別人做的事情劃分出來，儘量委託給別人去做，這樣你就有更多時間來完成只有你自己才能做的事情。但原則是讓合適的人完成合適的任務，實行項目負責制，一項任務只由一個人來完全負責，並執行到底，除非有不可控的意外狀況發生。
第三招，強制增效腿
“從來沒有足夠的時間做完一切事情，但是總有足夠的時間做完最重要的事情。”表現出色者與表現平庸者之間的差異在很大程度上取決於他們選擇拖延什麼。由於你肯定會進行拖延，現在就要決定拖延低價值的活動，決定拖延在任何情況下對你的事業都無關緊要的活動，要學會去掉小事，集中力量做大事。
第四招，“不行”獅子吼
與我們每天面對的多如牛毛的事務相比，我們的精力和時間顯得如此的寶貴和有限。要想把每一件事都做好幾乎是不可能的，也是不現實的。解決的辦法就是學會說“不行”。這絕不是所謂的畏難情緒，或是什麼消極的做法。這恰恰是“有所爲有所不爲”在現實工作中的靈活運用，是保證任務高效完成的必要方法。
我們提高效率的一項重要的原則就是，利用最有效的時間，集中精力，完成最重要的事情。“苛求完美”有時候可能成爲我們提高工作效率的大敵，而學會取捨和善於分配將大大增強我們的實用功力。