1、人家的名字千萬不要錯。
老一輩的看到名字錯就乾脆攆去垃圾桶。同樣，頭銜都不要錯。頭銜或學位，任擇其一吧。以下是一樣的'：Howard E. Wyatt，Dr. Howard E. Hyatt。
2、多過一個男人，用Messrs，就是Misters的意思，不過不要跟名字，跟姓就行啦。
例如：Messrs. Smith, Wyatt, and Fury。女人呢?用Mesdames，Mmes.，或者Mses. 同樣不要跟名字。例如：Mses. Farb, Lionel, and Gray。男女一齊呢?弄清楚稱呼就行。例如： Dr. and Mrs. Harold Wright;Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright;Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn。
3、有頭銜就要跟緊。
例如有人有榮譽學位就不喜歡用一般的頭銜，有時不知道對方頭銜，乾脆用Ms.算了：Ms. Sarah Gray。
4、地址要低日期至少兩行。署名時，職銜短可以寫在同一行，長就分行吧。
例如："Ken green, President"，"Ken Green /Vice President, Unicom China
5、老外的名字有時有Jr. 或 Sr.，之前的逗點是隨你喜歡的，以下都是正確，不要笑人：
Michael J. Smith, Jr. /Michael J. Smith Sr.
6、外國國名儘量用大寫。是為尊重，也方便郵差叔叔。
7、地址上的數字直接用阿拉伯數字吧，除了One。
例子： 127 Ninth Avenue, North, 127 E. 15 Street, 5 Park Avenue, One Wingren Plaza, 556 - 91 Street