1．外貿信函的概念
商貿英文書信在我國又稱為外貿書信，它是指外貿公司（企業）及其人員在對外貿易活動中，與涉外企業及其人員之間相互往來的以商貿交往為內容的各種英文信件。廣義上的商貿英文書信還包括電報、電傳、明信片以及各種商務報告書、廣告詞等。商貿英文書信是外貿交往的重要工具，外貿人員不僅要懂得外貿英語，而且必須善於運用外貿英文與貿易伙伴進行書信交流。
與普通訊件相比，商貿英文書信有其特殊的格式、固定的商業術語和特定的商業習慣用語。由於東西方文化的差異，它與中文書信在形式和內容上也都有很大的不同。因此，要寫好商貿英文書信，除了要求撰寫人精通英語，具有較高的商貿專業水平和政策、法律水平以外，還必須認真研究商貿英文書信的寫作特點和技巧，即信封的寫法和信內的信頭、收信人名址、稱呼、正文、結尾、簽名等幾大部分。
2．外貿信函的分類
外貿信函從功能、用途上可分為：建立商貿關係、尋求代理、查詢信用、推銷產品、詢問報價、訂購貨物等數種。
3．外貿信函的結構
（1）信封。信封一定要寫得準確、整潔，是寫信封的基本要求。但英語和漢語在地址的寫法上是截然不同的。
英文信封的基本格式是（美國式）：
THETENTHNATIONALBANK，Stamp
101WallStreet，
NEWYORK5．N．Y．，
U．S．viaairmail
Mr．Liming，
No363，RenminRoad，
ChongQing，630000
China