總則
為進一步適應公司質量、環境體系雙認證的實施，規範公司行政事務管理行為，理順內部關係，提高工作效率，特制定本規定。本制度彙編了公司內部的行政事務類檔案，以加強行政管理的有效性，並在公司內部形成辦事有程式，工作有標準，事事有人管，人人有專責的工作局面。
第一章會議管理制度
一、內部會議管理辦法
(一)、公司會議主要包括總經理辦公會議、工作排程會議、各種專題會議、全體員工大會、部門會議及臨時會議等。
(二)、公司級會議的組織者為綜合處。
(三)、會議由綜合處提供服務，會議召開應提供、做好會議通知、材料、會場、記錄等各項服務，會議結束後，根據情況撰寫會議紀要，必要時提供水果、茶水、錄音、攝像、投影等服務。
(四)、會議通知形式主要為電話通知，處長、部門經理及以上人員應通知到本人，其他人員通知到部門，由各部門自行通知。
(五)、部門有關會議如需綜合處協助的應提前通知綜合處，以便做出統一安排。
(六)、因故不能參加會議的，必須親自向綜合處說明理由。
(七)、會議決議事項，與會人員應在會後立即執行，不得拖延或敷衍了事。
(八)、各處室、部門要把每次排程會及其它會議精神傳達到基層，也可根據自己部門的實際情況，定期召開部門級會議傳達會議精神。
二、對外出租會議室、多功能廳管理辦法
(一)、公司所屬會議室及多功能廳由物業處負責辦理租用手續，綜合處負責提供相關會議服務。
(二)、物業處根據會議室使用情況與租用會議室單位商定相關出租事宜，填寫<會議室使用登記單>，經主管經理簽字確認後通知綜合處，綜合處同使用單位協商會議室使用的具體事宜(預約時間、需提供的服務等)。
(三)、租用單位於租用當天將<會議室使用登記單>交與綜合處會議管理人員，待會議室使用完畢後，由會議室管理人員填入會議室實際使用時間，由租用單位簽字確認後，綜合處返還物業處作為收費依據。
第二章辦公電話管理制度
為了提高公司辦事效率，節約辦公經費，保證通訊聯絡，結合公司實際，特制定本規定:
一、公司電話主要用於辦公業務。使用電話通話要言簡意賅，禁止在電話中閒聊，嚴禁撥打聲訊和資訊電話。
二、各處室、部門使用管理插卡電話，經理辦公室使用加鎖電話。
三、電話卡由辦公室負責刷卡。每次刷卡標準，處長30元，部門經理和管理人員20元，其他員工10元，綜治辦帶班組長每人15元。使用完話費後，到辦公室刷卡，並進行登記。
四、安裝管理插卡電話後，不允許私接電話機通話，否則，將追究其直接責任人或部門負責人的責任，並依法追繳相應的電話費。
五、各處室負責人及員工要切實負起責任，以主人翁的態度管好、用好電話。員工因公或特殊情況需要撥打長途電話者，統一到辦公室登記後，方可撥打。
六、由辦公室定期到電信局對各處室及部門電話使用情況進行查詢監督，並予以公佈。
第三章公文收發傳閱管理制度
根據有關規定並結合公司實際情況，現就非質量、環境體系檔案收發、傳閱管理辦法規定如下:
一、公文撰寫
1、公文草擬。根據需要和領導指示初步擬定文稿。公司發文由綜合處草擬，涉及各處室職責，需要由公司統一行文的，由各處室、部門草擬文稿。
2、公文稽核。指對草擬文稿的稽核，由綜合處負責。稽核的主要內容是:看是否的確需由公司統一行文、行文方式是否妥當、是否符合行文規則和擬製公文的有關要求等。不需由公司統一行文的公文，由各處室、部門自行發文。
3、公文複核。指公文正式印製前對文稿的校對、核稿，重點是看:審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規範等。
4、公文簽發。將經稽核的文稿交領導簽字，批准發文。公司級公文由總經理簽發，各處室、部門或某特定業務範圍的行文，由處室、部門負責人簽發。
5、公文的印刷、用印。經稽核無誤後的公文的即可印刷與裝訂。如需加蓋公章的按<印章管理辦法>加蓋公章。
二、公文發放
指將公文發放到相關部門。確定發文後，綜合處發文人員要在<高新物業發文表>上編制發文編號，登記公文名稱、發文日期、數量、發放部門等。對內發放檔案須有各處室、部門相關人員簽收。公司級檔案發放時只發到處室及相關部門，處室、部門內部的傳達由各處室、部門自行管理。各處室、部門收到檔案後要簽字確認。
三、公文的傳閱
接收的檔案需由多部門閱看時，經綜合處處長、總經理在<檔案批閱卡>上審批後，原檔案附<檔案批閱卡>交由相關處室、部門閱看，閱看人員簽字確認。
四、公文歸檔
公司發文由綜合處及時歸檔，填寫<檔案歸檔登記表>。各處室、部室自行發放的檔案，如有必要應及時報送綜合處歸檔。
第四章辦公用品管理制度
為進一步開源節流，規範辦公用品管理，特做如下規定:
一、職責及範圍
(一)本制度所指辦公用品是指日常辦公用品及一些低值易消耗品，本制度規定了辦公用品計劃、採購、發放、使用、保管等方面的職責和管理要求。
(二)辦公用品的採購、保管及發放歸口綜合處管理。各處室、部門辦公用品計劃、領取、使用、保管等由各處室、部門負責人或指定專人負責。
二、辦公用品計劃、採購、保管及發放管理辦法
(一)、每月15日以前，各處室、部門自行統計本處或部門的辦公用品需求狀況，並列出詳細計劃，分類(日常辦公用品、印刷品、其它)填寫<用料計劃單>，計劃本著“節省、實用、必需”的原則，經處室、部門負責人審批後統一提交綜合處。
(二)、綜合處採購人員根據實際情況給予稽核並制定採購計劃及預算，報經綜合處處長稽核，總經理批准後進行採購，並於每月25日至30日發放。