在現實社會中，越來越多地方需要用到制度，制度對社會經濟、科學技術、文化教育事業的發展，對社會公共秩序的維護，有著十分重要的作用。那麼制度的格式，你掌握了嗎？以下是小編幫大家整理的消防檔案制度（精選6篇），歡迎大家分享。
消防檔案制度1
第一章總 則
第一條人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎工作之一，是檔案工作的重要組成部分。人事檔案是員工個人經歷和社會實踐的記錄，是歷史、全面地考察瞭解和正確選拔、用人的重要依據。
第二條 員工人事檔案由人力資源部集中保管，其任務是：收集、保管、鑑別、整理員工人事檔案材料，辦理檔案的查詢、借用和轉遞，建立科學的檔案檢索工具。調查研究檔案工作情況，逐步實現人事檔案管理的科學化和現代化。
第三條貫徹執行國家關於員工人事檔案工作的法令、政策和規定，結合我司的實際情況制定員工人事檔案工作的規章制度，並負責組織、監督、指導和檢查執行情況。
第四條嚴格執行員工人事檔案使用借閱規定，嚴格執行保密制度，同時確保檔案的安全。
第二章 人事檔案歸檔範圍和要求
第五條歸檔範圍
(一)在人力資源工作中形成的履歷表、簡歷表、自傳和屬於自傳性質的材料。
(二)鑑定、考核、考察工作中形成的有關材料;民主評議幹部的綜合材料，組織審定的考察材料等。
(三)審計工作中涉及個人的有關處分材料。
(四)成人教育(大中專)、黨校、學生(學員)登記表、考生登記表、學習成績表、畢業生登記表、鑑定表、授予學位的材料、學歷證明書、學習鑑定、博士後研究人員工作期滿登記表等材料。
(五)評聘專業技術職稱工作中形成的有關材料：專業技術職稱任職資格申報表、聘任專業技術職務審批表及考核材料等。
(六)政審工作中形成的材料：調查報告，審查報告，上級批覆，本人對結論的意見，檢查交代或情況說明材料;作為結論依據的調查證明、證據材料：甄別、複查結論(意見、決定)、調查報告、批覆及有關的主要依據材料。
(七)更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團時間、參加革命工作時間等工作中形成的有關材料;個人申請、組織審查報告及所依據的證明材料，上級批覆等材料。
(八)黨、團組織建設工作中形成的有關材料：
1、中國共產黨入黨志願書(已批准轉正的)、入黨申請書、預備黨員轉正申請書、自傳、綜合性政審材料及有關的證明、考察材料;團員登記表、民主評議黨員中認定不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實的依據材料;取消預備黨員資格的組織意見，退黨材料。
2、中國共產主義青年團入團志願書、申請書、團員登記表、退團材料。
3、加入民主黨派的有關材料。
(九)表彰獎勵活動中形成的有關材料：
勞動模範、先進工作者、優秀黨務工作者、優秀黨、團員等審批表，立功、嘉獎、通報表揚等以及在其他工作中形成的表彰材料。
(十)紀律檢查、監察、法律部門和行政管理部門工作中形成的有關材料;處分決定，免予處分的意見，上級批覆，核實(調查)報告，本人檢查、交待、對處分決定的意見;撤消處分的有關材料;法院判決書;複查甄別報告，決定(結論)、上級批覆等。
(十一)任免、調動、軍隊幹部轉業安置工作中形成的有關材料：任免審批表;考察材料;軍隊轉業幹部審批表;授予(晉升)軍(警)銜審批表;轉業鑑定;定職、定級材料;離退休審批表等材料。
(十二)考試錄用形成的有關材料：錄用審批表，聘用審批表和合同書，政審結論和有關證明材料，辭退材料，辭職審批材料等。
(十三)辦理工資、待遇等工作中形成的材料：轉正定級審批表、各種工資變動審批表，提職晉級和獎勵工資審批表;享受專家特殊津貼的呈報表;解決各種待遇問題的審批表，批覆材料等。
(十四)辦理出國(出境)審批工作中形成的有關材料：因公出國(出境)審批表、備案表;因私出國(出境)審批表等材料。
(十五)參加區縣級以上(包括區縣級)黨代會、人代會、政協會議和工、青、婦等群眾團體代表會，以及民主黨派代表會議的代表登記表等。
(十六)健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關材料：有嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關材料，新錄用人員體檢表等。
(十七)其它起重要依據作用的材料。
第六條收集方法
(一)為了使員工檔案能夠適應人力資源管理工作的需要，要經常通過有關部門收集員工任免、調動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績、廉的材料，充實檔案的內容。
(二)建立主動送交員工檔案材料歸檔的工作制度，及時地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。
(三)有計劃地佈置填寫員工履歷表、鑑定、自傳等，並及時將這些材料補充進員工檔案。
(四)人力資源部要嚴格執行中組部有關人事檔案收集歸檔的各項規定，主動和有關部門協調好檔案的收集方法和程式，以使員工檔案材料及時完成歸檔。
消防檔案制度2
(一)幹部人事檔案材料收集制度
1.嚴格按照中組部《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》，明確收集範圍，認真做好乾部人事檔案材料的收集與補充工作;
2.檔案工作人員要積極主動地與幹部人事檔案材料形成部門取得聯絡，及時掌握形成幹部人事檔案材料的資訊，主動地索要應歸檔的人事檔案材料;
3.幹部人事檔案材料的形成部門，應在形成正式材料後的一個月內，將材料送交校檔案館人事檔案室歸檔;
4.檔案工作人員對收集的幹部人事檔案材料，要認真進行核對，對缺少的材料要逐一進行登記，及時催要，對不符合歸檔要求的材料，要及時通知形成檔案材料部門補送材料或補辦手續，形成材料的部門要按規定認真辦理;
5.對不屬於歸檔的材料要及時退回材料形成部門。
(二)幹部人事檔案材料鑑別、歸檔制度
1.嚴格把好乾部人事檔案材料“入口關”，對收集的檔案材料要認真鑑別，嚴格稽核;
2.歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料;
3.歸檔材料必須齊全完整、真實、文字清楚、物件明確、手續完備，有承辦單位的簽章或個人署名，有形成材料的日期;需經組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字後方能歸入檔案;
4.殘缺不全、頭尾不清、不符合歸檔要求的材料，不能歸入檔案，不屬於歸檔範圍的材料不得擅自歸檔;
5.幹部人事檔案材料應統一使用16開紙(19×26.5釐米)，材料左邊應留出2—2.5釐米的裝訂邊，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和複寫紙書寫，不得用計算機列印簽名;
6.凡屬於應歸入幹部檔案的材料，應按照中組部《幹部檔案整理工作細則》進行整理立卷，零星檔案材料每兩年裝訂入卷一次。
(三)幹部人事檔案查(借)閱制度
1.查(借)閱幹部人事檔案必須是中共黨員，並填寫《查閱幹部檔案審批表》，由查閱單位負責人簽字，檔案館領導審批後，方可查(借)閱;
2.任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案;
3.查(借)閱檔案時，檔案工作人員應根據規定，確定是否提供或是確定提供材料的範圍，凡與查閱內容無關的材料，不得翻閱，並對提供查閱的檔案進行登記;
4.查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得洩露或擅自向外散佈檔案內容;
5.查閱人員未經許可，不得擅自摘錄或複製檔案內容;
6.查閱人員必須愛護檔案，嚴禁在檔案材料上塗改、圈劃、批註、抽取、增添、撤換、損壞檔案;違反者應視情節輕重，予以批評教育，直至紀律處分;假公濟私者，按違犯《中華人民共和國檔案法》處理;
7.檔案一般不外借，特殊情況須借用時，要說明理由，經檔案館領導批准，嚴格履行借閱手續，方可借出，借閱檔案一般不超過15天，並不準擅自複製、抄錄及轉借他人;不準攜帶檔案材料進入公共場所參觀、遊覽、探親訪友。
(四)幹部人事檔案轉遞制度
1.轉遞幹部人事檔案必須做到及時、準確、安全;
2.幹部因工作調動或職務變動檔案轉出，檔案工作人員在接到調檔函後，經人事處簽章及檔案館領導審批後，一個星期內將檔案轉給新的主管單位;
3.轉出的檔案必須完整齊全，並按規定進行認真的檢查、整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出;
4.轉遞檔案必須按統一規定的《幹部檔案轉遞通知單》的專案詳細登記，嚴密包封;
5.幹部檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，嚴禁郵寄或交本人自帶;
6.轉出的檔案逾期一個月未收到回執的，應發函或打電話詢問，以防丟失;
7.收到轉遞來的檔案，經檢查核對無誤後，應在回執上簽名蓋章退回發檔單位。
(五)幹部人事檔案檢查核對統計制度
1.建立檔案工作臺帳登記制度，做到勤檢查、勤核對，每年全面檢查核對統計一次檔案，發現問題及時解決;
2.提供利用後的幹部人事檔案，入庫前要認真檢查，仔細核對，確認無誤後方可入庫;
3.幹部檔案轉出或轉入時，要認真對照目錄檢查核對，防止張冠李戴放錯卷或缺少材料;
4.整理好的幹部人事檔案入庫前，還要逐卷逐份逐頁進行檢查核對，發現差錯及時糾正。
(六)幹部人事檔案的保管、保密制度
1.嚴格遵守黨和國家的保密法規，認真履行職責，嚴格照章辦事，做好乾部人事檔案的保管保密工作;
2.非檔案工作人員一律不得進入庫房;
3.檔案工作人員要嚴格執行查(借)閱檔案審批手續，不得擅自擴大檔案的利用範圍，不得將檔案私自帶出檔案室或私自借給他人：
4.認真做好防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲鼠、防光、防有害生物等“八防”工作;
5.嚴禁吸菸，保持庫房的清潔和庫內適宜的溫溼度(溫度14℃—24℃、相對溼度為45% —65%);
6.堅持庫房檢查制度，每週檢查一次，防止不安全因素髮生，發現異常情況，應及時採取措施，確保檔案安全;
7.堅持值班制度，下班前檔案要入庫，關好門窗，切斷電源;
8.嚴禁個人私自儲存任何人的檔案材料;
9.檔案工作人員調動時，必須嚴格履行交接手續;
10.對違反保密制度造成失、洩密事件的單位和個人，應視情節輕重，根據《中華人民共和國檔案法》第二十四條規定給予處罰。
(七)人事檔案管理人員職責
1.熱愛本職工作，忠於職守，認真負責保管好教職工人事檔案，為國家積累檔案史料;
2.建立人事檔案臺帳，及時收集、鑑別、整理幹部檔案材料，及時報送省管幹部檔案材料;
3.嚴格執行檔案管理規章制度，認真辦理人事檔案的查(借)閱和轉遞;
4.及時登記教職工職務、工資變動情況;
5.為學校及有關部門提供教職工情況;
6.維護人事檔案的完整與安全，做好人事檔案的保密保護工作;
7.調查研究全校人事檔案工作情況，制定和修訂規章制度，搞好人事檔案的業務建設和業務指導;
8.完成領導交辦的其他事項。
消防檔案制度3
為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用人事檔案，更好地為我校人事工作服務，根據黨的幹部工作方針、政策和《中華人民共和國檔案法》、《幹部檔案工作條例》，特制定本制度。
一、保密制度
1.認真貫徹執行黨和國家有關保密工作的'方針、政策和規定，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守祕密法》，做好人事檔案的保密工作。
2.加強組織紀律，堅守工作崗位。
3.人事檔案管理部門應設立專用檔案庫房(室)，配備鐵質檔案櫃，妥善保管人事檔案。
4.人事檔案庫房(室)必須具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應當經常檢查，保持庫房的清潔和溫、溼度，發現問題，立即報告，及時採取措施。
5.人事檔案庫房(室)和檔案櫃，應明確專人管理。管理人員變動時，必須辦理好交接手續。
6.無關人員一律不得進入檔案庫房(室)。
7.嚴禁用電話、電報索取或提供有關人員的全面材料和涉及個人政治歷史問題或其他重要問題的材料，嚴禁任何人攜帶人事檔案材料進入公共場合和娛樂場合，不得在電話或公共場所中談論或汲及到有關人事檔案材料的內容。
8.對利用人事檔案的人員，進行保密宣傳，以防邊閱檔案邊議論檔案內容。
9.人事檔案材料的轉遞，嚴格密封，通過機要傳遞或專人送達，儘量避免本人自帶。
10.人事檔案工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按密紙處理或銷燬。
11.人事檔案一般不外借，但領導或有關人員因工作需要借閱時，要嚴格辦理借閱手續，借閱期限一般不得超過五天。
12.屬歸檔的材料，及時轉入本人檔案，須轉遞的檔案，做好移交簽字登記手續。
13.嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案管理人員不得保管本人和親屬的檔案。
14.發現洩密事件，認真處理。
二、歸檔制度
1.按照《幹部人事檔案收集歸檔規定》，經常通過有關部門收集工作調配、幹部任免、組織發展、職稱評聘、考察、考核、培訓、獎懲、學歷變更、工資套改等工作中形成的反映個人德、能、勤、績、廉的檔案材料，充實檔案內容。相關部門應配合人事處及時做好人事檔案材料的整理、歸檔工作;材料歸檔範圍具體見附件。
2.校屬各單位要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，並確定1-2名專兼職人員負責收集本單位的歸檔材料，屬於歸檔範圍的人事檔案材料，在材料形成後，經有關部門審查簽章後送交人事檔案室歸檔。
3.每年引進畢業生及調入人員的人事檔案必須在報到之日起兩個月內轉至我校，沒有特殊情況而逾期不到或材料不全的，學校將緩發其工資與津貼，並暫停兌現其他相關待遇。
4.收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑑別，屬於歸檔的材料應真實準確，完整齊全，格式規範、文字清楚，物件明確，手續完備、具有儲存備查價值。需經有關部門審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字後方能歸檔。
5.不屬於檔案範圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑑別，可分別情況予以處理。凡銷燬材料需經人事處負責人批准，由專人負責監銷。
6.人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和複寫紙書寫。
7.每年引進人員要填寫幹部履歷表或補充表，充實幹部人事內容。
8.對收集的材料，要做好收集登記和交接手續。
三、鑑別制度
1.收集的材料必須經過鑑別，未經鑑別，不得隨意歸檔或擅自銷燬。
2.鑑別工作分別在接收材料歸檔時和整理過程中進行。
3.鑑別要以有關檔案規定為依據，嚴肅認真，確保真實、完整、精煉、實用。
4.歸檔的材料必須真實完整，字跡清楚，物件明確，手續完備;對不該歸檔的材料，要區別處理，凡銷燬材料，必須詳細登記，並報主管負責人審查批准。
5.人事檔案材料應按照《幹部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
四、整理制度
1.整理人事檔案，要先對缺少的幹部人事檔案材料進行補充，並備齊卷皮(盒)、目錄紙、襯紙、切紙打孔機(縫紉機)等必備的物品和裝置。
2.整理要做到：幹部人事檔案材料鑑別和分類準確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊。
3.整檔人員必須熟悉黨的幹部工作方針、政策和檔案工作的專業知識，掌握整理人事檔案的有關規定和基本方法技能，認真負責地做好整理工作。
4.必須認真執行《檔案法》、《保密法》、《幹部檔案工作條例》等有關法規，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的祕密。
5.人事檔案按新《條例》和《幹部檔案整理工作細則》規範地整理，零材料及時裝訂入卷。
6.不得擅自塗改、抽取或偽造檔案材料。按規定剔出的檔案材料，必須認真登記，需銷燬的材料，經主管領導批准按規定銷燬。
7.整檔過程中，要切實做好防火安全保密工作，整理室內嚴格吸菸，嚴防丟失和匯漏檔案內容。
五、借閱制度
1.查(借)閱人事檔案的人員原則上是黨委組織部、人事處幹部或二級單位書記、主任，必須是中共正式黨員。
2.查(借)閱人應在借閱前認真填寫《幹部人事檔案查(借)閱登記表》。
3.影印借出人事檔案材料應認真核實簽署意見並加蓋“河南城建學院人事處”公章，方能有效。校外單位和本校工作需要查用檔案，須在人事處領導同意後，方可查(借)閱。
4.查(借)閱檔案，嚴禁塗改、圈劃、撤換檔案材料。查閱時不得洩露或擅自向外公佈檔案內容，違反者視情節輕重，予以批評教育直至紀律處分。屬於假公濟私者，按照《中華人民共和國檔案法》處理。
5.查閱檔案的單位或個人，不得擅自-拍攝複製檔案內容。因工作需要從檔案中取證的，必須請示人事檔案主管部門審查批准後才能複製(拍攝)。
6.檔案不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經主管部門負責人批准，並嚴格履行登記手續，限期歸還，不得擅自轉借他人。
六、轉遞制度
1.遞人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。
2.人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，一般情況下，不準公開郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事部門出具的介紹信，一般介紹信不予辦理。
3.遞檔案時，必在轉出手續完備的前提下，須經人事處
有關負責人同意簽署意見並由主管人事工作校領導同意後方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞，不得扣留材料或分批轉出。檔案轉出後，逾期一個月未見對方退回回執應寫信或電話催回，以防丟失。
4.使人事檔案能夠隨著我校的人事變動，幹部職務變動而及時調整，人事處及組織部應將人事變動情況、幹部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案後，人事處有關負責人應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門負責人應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。
5.職工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到接收單位人力資源管理部門轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規定收取檔案保管費。自動離職人員的人事檔案必須在外調手續完備的情況下，方可轉出。
6.校各部門應積極配合人事檔案室做好教工檔案的轉遞工作。
7.不屬於在職人員的代管人事檔案，在檔案轉出時，按照學校有關檔案規定收取管理費用和其他費用。
8.是轉出的幹部人事檔案或材料要嚴密包封，並加蓋機密章，有關人員認真填寫《幹部人事檔案轉出登記表》。
七、核查制度
1.事檔案管理部門對所管理的檔案要定期的進行檢查核對，一般每半年核對一次，發現問題，及時解決。
2.提供利用的人事檔案，再回收時，要嚴格檢查，經核對無誤後，方可入庫。
3.理好的人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對，發現錯誤，及時糾正。
4.出和接收人事檔案時，應將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。
5.收集的人事檔案材料，應檢查是否屬於歸檔材料，是否齊全完整，是否符合歸檔要求，是否手續完備。
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第一條人事檔案的內容。
員工人事檔案是關於員工個人及有關方面歷史情況的材料。其內容主要包括：
1、記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長曆史及思想發展變化程序的履歷，自傳材料；
2、員工以往工作或學習單位對員工本人優缺點進行的鑑別和評價，對其學歷、專長、業務及有關能力的評定和考核材料；
3、對員工的有關歷史問題進行審查、甄別與複查的人事材料；
4、記錄關於員工在所工作或學習單位內加入黨派組織的材料；
5、記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。
第二條人事檔案保密規定。
公司人事部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷燬，並且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
第三條員工個人情況變更規定。
1、員工進入公司後，由員工本人填寫《員工登記表》，其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯絡電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經歷、特長及專業技能、獎懲記錄等專案。
2、專案內容如有變化，員工應以書面方式及時準確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正，確保人事部掌握正確無誤的資料。
第四條員工人事檔案的使用。
員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本資料，併為人事統計分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效資料的分析，瞭解公司人員結構的變動情況，為制定公司人力資源發展規劃提供依據。公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑑別、整理、保管和利用，充分發揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規範化管理奠定紮實的基礎。
消防檔案制度5
一、 目的：
為使學校人事檔案管理與利用有章可循，特制定本規則。
二、 內容：
1、歸檔制度
（1）對資料進行鑑別，看其是否符合歸檔要求。
（2）按照資料屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。
（3）將資料放入檔案，並輸入資料庫。
2、核查制度
檢查核對一般定期進行。但突發事件之後或對有些檔案發生疑問之後也要進行檢查核對
3、保衛制度
（1）、指定專人負責檔案保管。
（2）、備齊必要的存檔裝置。
（3）、檔案櫃保持清潔，不準存放無關物品。
（4）、不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
4、 統計制度
（1）人事檔案的數量。
（2）人事檔案材料收集補充情況。
（3）檔案整理和保管情況。
（4）檔案及裝置利用情況。
5、 轉遞制度
檔案轉遞一般由工作調動等原因引起，
（1）取出應轉走的檔案；
（2）填寫人事檔案轉遞記錄；
（3）按發文要求包裝、密封
6、借檔制度
（1）由有關單位部門開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，並加蓋公章。
（2）其次，人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；
（3）證明材料由人事處審閱，加蓋公章，然後登記、發出。
消防檔案制度6
【摘要】人才資訊的重要載體與主要資訊來源是人事檔案，知人善任、選賢舉能的重要工具也是人事檔案，人事檔案對人才資源開發起著非常重要的作用。但大多數人只有在需要用到檔案時才會意識到這一點，此外，我國對於人事檔案的研究時間還不長，加之諸多因素的影響，人事檔案的管理上難以避免出現一些問題，人事檔案制度的改革與創新正是解決這些問題的關鍵。
【關鍵詞】人事檔案管理；改革與創新
一、人事檔案管理目前存在的問題
（一）對人事檔案的重視不夠。幹部人事檔案很少被外界所瞭解，在實際工作中很多內容被忽視，即使是單位領導也存在著“說起來重要，排起來次要，用起來需要、忙起來忘掉”的怪癖思維意識。在市場經濟浪潮的衝擊下，人們開始動搖對幹部人事檔案的重要性的認識。尤其是在偏遠的山區，人才流動滯後，造成了幹部人事檔案可要可不要的現象。
（二）檔案內容陳舊、片面、缺乏新材料。這樣的檔案突出表現在離退休幹部、退休工人的檔案材料中的政治歷史材料偏多，業績材料短缺的現象。在一些在職老職工的檔案材料中，五六十年代的簡歷表、政審表鑑定材料就佔整個個人檔案的2/3。而對老職工的業績缺乏經常性的記載，考德、考能、考勤、考績等各個階段的鑑定等反映老職工變化的材料相當短缺。另外，對新、老職工的評價沒有特點，政治套語頗多，不能準確地刻畫出每一位職工的個性，原則籠統、千篇一律。
（三）“棄檔”現象嚴重。人事檔案存在的最大問題就是“棄檔”現象，這種現象嚴重阻礙了人事檔案管理工作的順利進行，調查顯示，不包括遠離家鄉外出打工的學生族，全國有將近65萬的人事檔案被棄檔。分析現狀，我們不難發現我國傳統人事檔案管理中所存在的缺陷：傳統檔案管理中，檔案會隨著人事的調動而調轉，在檔案調轉過程中就會存在丟檔，棄檔的情形；其次，檔案調轉期間產生的檔案材料很容易因保管不善而丟失，造成檔案材料缺乏連續性和完整性；此外，在傳統人事檔案中，學歷材料、政審材料內容較多，涉及工作能力的很少，形成了重視學歷，輕視能力；重視歷史背景，輕視現實情況的局面。隨著社會經濟的不斷向前發展，工作能力逐漸顯現的尤為重要，舊的檔案管理制度已經嚴重阻礙了一個人自我價值的體現，因此想要適應新的形勢格局，就必須對舊的人事檔案管理制度做出改革和創新。
二、筆者認為人事檔案管理制度進行改革和創新有以下幾個途徑：
（一）簡化人事檔案內容。目前我國人事檔案內容分十大類，即：履歷；自傳；考察考核鑑定；學歷和專業評聘職務材料（學生登記表、考生登記表、學習成績表、畢業生登記表、鑑定表、授予學位的材料、學歷證明書、培訓結業成績登記表、學習鑑定、學員思想小結（結業）、博士後研究人員工作期滿登記表等材料。）；政審材料；黨團材料；表彰獎勵活動；處分材料；工資職務任免材料；內容最多的是第三類，第四類和第九類，當然這三類也是涉及員工本人切身利益的最重要的三類材料，對於第四大類中的第一類學籍材料，就有簡化的必要，國小、國中的學籍材料對員工的工作能力及其發展幾乎沒有什麼作用和體現，完全可以放在第十類作為參考即可，其次高中以上的學籍材料，只需保留學籍表、成績單以及學歷證明材料即可，一些在學校的考核和評價表雖然在一定程度上反映了員工本身在學校期間的表現，但還是應當放眼於員工工作以後的表現，也就是說第四大類中的第二類技術職稱材料，第三類科研成果，技術發明材料，第四類培訓材料顯得更為有價值。所以在校期間的一些考核或者評價表放散材料中也未嘗不可。
（二）建立既“統一”又“分離”查詢便捷的管理系統。所謂“統一”就是要求人事部門和檔案管理機構一定要相互配合，緊密聯絡在一起，這在很大程度上有利於人事的調動和流動。所謂“分離”就是將在職人員與離退休人員的檔案進行分開管理，在職人員的檔案由在職單位和有關部門進行保管，離退休人員的檔案則由另立的其他部門進行統一的管理。一方面這在很大程度上減輕了檔案管理人員的工作壓力，另一方面檔案管理工作會相對更條理清晰，方便管理；這種專門管理離退休人員檔案的方法，可以防止離退休人員的檔案因得不到重視而毀損或丟失，從而喪失了部分檔案材料的重要價值。
（三）建立一個權威的社會公立性質的檔案管理機構。關於人事檔案管理，還可以建立一個權威的社會公立性質的檔案管理機構，雖然我國現存的人力資源機構和人力資源市場中心在一段期間內解決了一些人的檔案保管問題，但檔案取走或調轉後出現退檔情形，它們將不會再次接受，這就意味著一些人員的檔案仍然無法得到有效保管，而且很多企業和機構都是保管自身單位人員的檔案，這就造成其他一些待業者和退休人員的檔案無人保管，因此，建立一個權威的社會公立性質的檔案管理機構是有必要的，其次，這個機構不僅僅起到保管檔案的作用，很多時候方便了對一個人資訊和背景的瞭解，比如說一個人的保險資訊是否有違法、違紀行為都可以從這個機構中得到權威的證實。
（四）建立現代化、開放式的人事檔案管理的新模式。這是一個資訊科技高速發展的時代，網際網路拉近了人與人、地區與地區甚至國與國之間的距離，資訊共享更是促進了社會的快速發展，採用現代化管理手段與方式管理人事檔案是大勢所趨，電子資訊記錄有效解決了無法通過紙質儲存檔案資訊的弊端，利用計算機進行歸檔材料的記錄和統計，提供各類統計材料、資料，辦理綜合查詢、辦理檔案的借閱和歸還手續；另外，在保障安全的情況下，實現人事檔案的網路化共享，使檔案管理變得更加便捷，有效解決了檔案在流轉過程中產生的資訊不連續的問題，人事檔案共享還能對公司或者單位的招聘提供極大幫助，從傳統單一的人事檔案管理手段到開放式的管理模式顯然利大於弊。
三、結語
綜上所述，人事檔案的良好執行能夠促進我國社會主義市場經濟發展，人才和市場的重要紐帶就是人事檔案，人事檔案管理工作不能一成不變，不能守舊，要從實際出發，打破傳統管理模式，敢於改革和創新，以適應科學技術和社會的不斷向前發展，從而真正達到使人事檔案服務於人事管理，促進人事管理。只有這樣，才能使人事檔案更好地服務於社會，更好地適應社會主義市場經濟發展需要。