一、能力要求
1.首先要有一個很好文字功底，因為你要靠這個吃飯，無論是寫“實心”的東西還是寫“空心”的東西，另外還有能領會領導的意圖(可能有的時候，他不一定能很好的表達出來他要說的意思，但是你要能設身處地的替他想到，寫出來，這個比較難)。
2.工作效率要高，記憶力要超強，因為你要處理很多瑣碎的事情和突發事件，有的時候會有一些很小、時間週期很長的事情需要你去做，如果你把這件事忘得一乾二淨，到領導、單位需要答案、結果的時候，你會知道後果的。
3.如果是領導的跟班祕書，你還要照顧好領導的飲食起居，替他想到、照顧到，做好這一點是很重要的，對你也有很好的幫助的。
4.文員的工作是比較繁雜的，有的小公司文員根本就是雜工，平時掃掃地，擦擦桌子，而且有人來的時候要倒倒水，最重要的是文員要會思與想，知道什麼事情該做，什麼不該做。
5.對於文員的計算機水平一般只要達到會操作“office”辦公軟體就可以了。
二、學歷要求
文員對於學歷要求並不是很高，一般大專學歷就夠了，但是要想進入大公司或者僅僅把文員當成起步的崗位，以後想進入公司核心的，大專學歷就不夠了，起碼要有本科學歷才能有晉升機會。