買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規格，價格等條件開立的一份參考性發票。這種發票在成交後不能代替正式發票使用，對雙方都無最終約束力。
為了區別於正式發票，它必須明顯表明"形式發票"字樣。形式發票上一般要顯示訂單的相關資訊。(收貨人，合同號，形式發票號，開出日期)。產品資訊(品名，數量，價格，交貨期)。合同條款(價格條款，付款方法)。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。
注意幾點：
1。單價條款要明確(FOB，CFR，CIF)
2。交期要明確
3。付款條件要明確(LC，TT)
出口貨物跟單的基本程式：
出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，制單，結匯等環節。我們將這些程式概括為：
(1)籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質，按量地備好貨物。
(2)催審單證：大多數的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證，稽核和修改的跟蹤工作。
催證：貨物快完成時，要催證。
審證：審證是銀行和公司的共同職責，但在範圍和內容上有所不同。銀行從政策面上，開證的國家有無貿易往來開證行的資信公司審開證人和受益人對否L/C的貨物和金額與合同是否相同裝期特別條款
改證：審證後發現問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。
(3)訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題後，我們就要進入到出貨裝櫃，租船訂倉和裝船的'階段。按CFR和CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續。
首先：
出貨裝櫃：跟單員在出貨前三四天就要聯絡出貨裝櫃事。這當中要做的工作有貨櫃選擇，製作裝箱單，跟蹤裝櫃等。
A。貨櫃選擇：根據貨物的不同而選擇不同的貨櫃。常用的有：20’29–30立方/17.5噸40’58–61立方/22.5噸40’H68–71立方/27.5噸
B。製作裝箱單：裝箱單著重表現貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛淨重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。
C。跟蹤裝櫃：出貨前一天通知有關人員並確定出貨數量的準確性。協助生產部門安排好人員裝櫃。貨櫃到廠後，跟單員要監裝，指導貨物的擺放。如一個櫃內有幾種貨，每一規格的產品要留一二箱放於貨櫃尾部用於海關查貨用。
(4)制單結匯：是出口貨物跟單的最後一個環節。
A。制單：貨物裝船後，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據的內容製作各種單據。
要在L/C的有效期內將單據送交銀行。
出口單據主要有：匯票，發票，海關發票，提單，裝箱單，產地證，商檢證，保險單等。
B。結匯：如按L/C的規定製作了單據，並及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。
單據要求：正確，完整，及時，簡明，整潔