地方省情資料，作為一種特定區域的“鄉土資訊”，以其豐富的內涵，包容了檔案、文獻、地方法規、各類史料、統計資料、動態性資料和大量結合實踐的論文。它是全面反映特定區域政治、經濟、科教文史的知識寶庫和資訊源。隨著改革開放的深入發展，地方省情資料在資訊資源總體系中不可缺少、不可替代的作用日益明顯。它對特定地域經濟社會發展的諮詢決策作用、物質文明建設和精神文明建設的推動作用日益增強。搞好地方省情資料資訊管理系統的開發建設具有十分重要的意義。
一、關於系統設計的基本要求
1．在指導思想上，必須把服務經濟建設、服務各級領導機關決策諮詢、服務各類經濟部門、服務教學科研單位作為系統建設的出發點；把改變手工管理方式的原始落後狀況，變被動服務為主動服務作為系統建設的著眼點；把搞好當前的`開發工作作為系統建設的立足點。通過地方省情資料資訊管理系統的建設，認真探索出一條地方文獻資料管理現代化、服務科學化、文獻加工資訊化的現實途徑。
2．在總體設計上，一要充分吸收各種分類法的長處，按照分類主題一體化的思路，形成本系統的分類主題表；二是形成系統整體結構的各個子程式模組，既相互獨立，又互相聯絡，簡便易行，功能互補；三是便於使用，即便於資料的存貯、組合、轉換、檢索、統計、修改和列印，使用者都可以上機操作。
3．在應用軟體的程式設計上，一是要從實際出發，要能夠適應大部分單位經費不足的矛盾，硬體的最低配置只需一套386微機（記憶體2MB，286微機記憶體在2MB以上也可以執行）以及一臺印表機；二是配套軟體DOS版本只須在3．3以上並有一套當前流行的漢字系統就能開展工作；三是資料管理方面採用多功能設定方式，以確保使用者多樣化檢索需求的實現，有效地解決日益增多的龐大資料量同內外存裝置不足的矛盾。
4．應用軟體系統要有濃郁的地方特色，能較好地開發地方文獻資訊資源。所提供的省情資料索引從範圍上包括省地市縣，行業上包括黨政軍民工農學商，系列上包括政治、經濟、科教文史。所有操作功能介面友好，中文選單簡潔明瞭，螢幕提示充分，便於選擇，實用性強。
5．資料檢索應採用多功能互補的方式，手段比較完備，且具有較大的靈活性，使使用者只要選取區域性關鍵字或詞輸入就能進行模糊檢索從而收到滿意的檢索效果。檢索入口的選擇豐富多樣，操作方便簡單，容易掌握，只要具有計算機的初步知識，會使用簡易的漢字輸入方法就能夠勝任。
6．能通過目錄編輯形成5種省情及地市縣情報刊資料索引，作為常規性的檢索工具書，以滿足對省情資料和地市縣情資料最普遍、最系統的諮詢需求。
7．系統應具有通用性，便於移植、改造、擴充。根據各自的需要，只需對分類主題表和分類主題程式碼進行適當的調整和擴充，就能形成一個新的管理系統，即既可以建成各自的省市縣情管理系統，也可以建立起一套社會科學資訊管理系統或者是專題資料管理系統。
二、關於系統的結構框架和模組功能
下圖是地方省情資料資訊管理系統的結構框架：
地方省情資料資訊管理系統分為7個功能模組，具體的功能是：
1．資料增加模組。其功能是錄入省情資料資料，即把經過分析標引的省情資料題錄工作單中各個欄位的內容輸入計算機。每輸完一條資料，系統會自動地賦與固定的隨機記錄號，顯示完整的資料內容，並提供隨機修改的手段。輸入資料的基本格式包括：題名、責任者、出版者、刊期、日期、頁碼、分類主題程式碼、自由詞、館藏號等。
2．資料維護模組。其功能是對已經建立或經過使用的資料庫進行資料的修改、刪除、重組或製作備份。由資料修改、資料刪除、序號（分類主題程式碼）更換、整批修改、資料備份5個子模組組成。
3．目錄編輯模組。其功能是以批處理的方式，按照固定的模式編制五種版本、三種類型、兩種格式的書本式地方省情資料索引二次文獻。五種版本分別是：地方省情資料目錄索引、地方省情專題資料目錄索引、地市縣情資料目錄索引、地市縣情專題資料目錄索引、地方省情資料要目索引。三種類型分別是：常規型，即能比較集中地反映總體情況的互不交叉的二次文獻資料，“地方省情資料目錄索引”和“地市縣情資料目錄索引”屬於這種型別；專題型，即能比較全面地反映各個方面情況的相互交叉的二次文獻資料，“地方省情專題資料目錄索引”和“地市縣情專題資料目錄索引”屬於這種型別；報道型，即“地方省情資料要目索引”，它是從資訊釋出的角度，提要式地報道分年度地方省情資料的主要內容，集中反映了本省社會主義現代化建設各條戰線的基本情況和省情研究的新進展。兩種格式是指打印出來的二次文獻分成面向使用者的通用型標準書本格式和內部使用的管理型非標準書本格式。