引言
會計電算化是把以計算機為主的當代電子和資訊科技應用到會計工作中, 用計算機代替人工記賬, 以及部分替代人腦完成對會計資訊的分析、預測、決策。隨著會計電算化發展,給企業帶來了巨大的效益, 但同時也給內部控制帶來了新的問題和挑戰。因此,加強會計電算化下的內控制度就顯得尤為重要。
一、會計電算化下的內部控制所面臨的問題
1 、會計無紙化存在的問題。
在手工會計環境下, 企業發生的經濟業務均記錄於紙張之上,這些資料若被修改, 則容易辨別出修改的痕跡;但是,在會計電算化系統中, 資料被直接記錄在磁碟或光碟上,對資料修改可做到不留痕跡, 這樣就很難辨別是否是業務記錄的 原件 。因此,確保這些電子資料是原始資料,是無紙資訊系統的關鍵。
2、電子資料的稽核和確認。
在現有的會計電算化環境下, 多數會計還保持著傳統的憑證稽核和編制方式。但是隨著會計電算化的進一步發展, 電子原始資料經稽核和確認後, 就可自動生成電子記賬憑證,而由這些記賬憑證直接生成的賬簿和報表都是派生性的資料。所以賬簿和報表的正確性、真實性完全取決於稽核和確認的電子資料。
3 、會計電算化工作中的安全問題。
現有的會計軟體系統在設計、開發階段普遍存在重功能輕安全的現象,以致軟體投入執行後暴露諸多隱患, 如資料庫呈開放狀態、易於開啟等。這類現象和問題目前尚未得到徹底改變。
4 、對會計電算化的認識問題。
不少企業的各級領導對實施會計電算化的重要意義缺乏足夠的認識, 沒有認識到開展會計電算化是時代的發展的必然, 是管理現代化的需要。會計電算化是會計進入資訊化的基礎, 是今後企業決策的重要手段, 是會計制度改革的突破口。由於傳統的手工記賬方式長期被人們所接受,目前企業管理都建立在手工記賬的基礎上, 要改變形成的習慣方式有一定難度。尤其是會計電算化的保密性、安全性存在空白, 因而對會計電算化資料的可靠性持懷疑態度。
5 、會計電算化對內部控制的影響。
(1)內部控制形式的變化。
手工操作下的一些內部控制, 如編制科目、憑證彙總表,總賬、明細賬的核對,在電算化中沒有了存在的必要性;其部分內部控制功能在電算化後轉移到計算機內,如憑證借貸平衡校驗、餘額平衡檢查等功能。因此, 內部控制也由單一的制度控制轉變為程式控制和制度控制並存。
(2)內部控制內容的變化。
會計電算化的應用, 給會計工作增加了新內容, 如程式設計、維護人員與計算機操作人員內部控制、計算機機內及磁碟內會計資訊保安保護、計算機病毒防治,以及計算機操作管理等。
二、會計電算化對內部控制提出了新的要求
1 、確保原始資料操作的準確性。
在電算化會計中, 電子計算機輸出的資料是在程式控制之下,對輸入的資料來源自動進行加工處理, 並儲存於磁性介質上。所有記賬、分析及編制會計報表等工作均在計算機程式的控制下自動進行。然而, 電腦中的原始資料必須是由人工事先進行稽核和輸入計算機的,一旦原始資料在輸入中發生錯誤,計算機無法識別, 只會將錯就錯地進行各種計算工作。因而自動處理資料的準確性, 完全依賴於原始資料輸入的準確性,正因為會計電算化的這一固有弱點,所以對內部控制提出了一些新的具體要求:一切資料的處理方法和過程都必須規範化,並保持準確性和相對的穩定性,這樣才能保證會計資訊質量的真實性、完整性和準確性。
2 、控制操作人員的職能。
授權、批准控制是一種常見的、基礎的內部控制。在手工會計系統中, 對於一項經濟業務的每個環節都要經過某些具有相應許可權人員的稽核和簽章。但會計電算化後, 職能劃分發生了巨大的變化。因為業務處理全部都是以電算化系統為主,因而電算化功能和知識的高度集中導致了職責的集中, 特別是會計人員的職能開始從核算型向管理型轉移。某些人員既可從事資料的輸入,又可負責資料的輸出和報送。因此, 如果不加強內部控制,就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程式和資料庫進行修改, 操縱處理結果, 從而加大了出現錯誤和舞弊的風險。
3 、避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風險。
在手工方式下, 資訊以賬、證、表等形式儲存在不同的紙質上,增、刪、修改了的會計憑證或會計賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責任。但實行電算化會計後,有形記錄較傳統手工會計系統大為減少, 憑證、經濟業務事項的說明和賬簿等大多要依賴計算機方可錄入、閱讀或查詢。實行會計電算化後,資料的載體不同了, 資訊來源於資料和程式,並且從一開始就儲存在各種磁性介質上。有些業務或處理結果可能不被打印出來, 只有依靠電子計算機才能閱讀這些資料。如果缺乏適當的內控, 那麼未經批准擅自改動資料的.可能性就明顯增大,而且資料改動後不留下任何痕跡。電磁介質也易受損壞, 且有丟失或毀損的危險。所以會計電算化對會計檔案管理形式提出了更高的要求。不僅要儲存紙介質會計核算資料, 而且要儲存、保管好以磁性介質方式儲存的各種會計資料和計算機程式, 以及系統開發執行中編制的各種文件和其他會計資料。
三、加強會計電算化條件下的內部控制制度建設
1 、加強人員職能控制。由於會計電算化知識與功能的相對集中, 我們必須制定相應的組織和管理控制制度, 明確職責分工, 加強組織控制。
2 、加強系統安全控制。這項控制是為了保證計算機系統的執行安全, 避免由於外部環境因素導致系統執行錯誤的不安全隱患。
3 、加強內部審計。
(1)對會計資料定期進行審計, 電算化會計賬務處理是否正確,是否遵照《會計法》及有關法律、法規的規定, 稽核費用簽字是否符合公司內控制度, 憑證附件是否規範完整。
(2)審查機內資料與書面資料的一致性, 如檢視賬冊內容, 做到賬表相符, 對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整。
(3)監督資料儲存方式的安全、合法性, 防止發生非法修改歷史資料的現象。
(4)對系統執行各環節進行審查, 防止存在漏洞。
4 、制定企業內部操作管理制度。
(1)操作人員的工作職責和工作許可權。儘管軟體一般都已有使用者管理功能,但其使用者管理的設定是由人工進行的,這就需要從制度上對操作人員的工作職責和工作許可權加以規定,用來在使用者管理的設定和具體的操作中執行。
(2)預防原始憑證和記賬憑證等會計資料未經稽核而輸入計算機的措施。如規定原始憑證必須經有關稽核人員稽核並簽章後才能輸入計算機等。
(3)預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等未經核對而登記機內賬簿的措施。如規定已輸入計算機的憑證需由稽核人員核對並簽章後方可登記機內賬簿等。
(4)建立必要的上機操作記錄制度。如規定用操作日記的形式記錄每天的上機操作內容等。
綜上所述, 隨著電子技術的飛速發展和會計電算化、網路會計的普及運用,內部會計控制制度中的新問題和新課題將不斷出現。對其進行深入研究, 必將形成新的會計理論和方法, 而新的會計理論和方法的確立, 又將使電算化會計、網路會計在新的基礎上獲得進一步完善和發展, 也使得電算化會計、網路會計環境下的內部控制制度不斷調整、完善, 真正做到保證會計的可靠性和真實性,提高企業的經濟效益。