一、電子檔案的特點
隨著人類社會的快速進步，計算機技術得到了迅猛發展，湧現了大量的電子出版物、電子郵件、電子檔案，它們逐步把以紙質為介質的檔案進行了取代。所以，檔案工作發展的必然趨勢就是檔案網路化、電子化。電子檔案的主要優點在於：具有巨大的資訊儲存量、快捷的傳遞方式、獨立的資訊儲存空間、方便的操作手段、便於長期儲存，它所需的空間比較小、資訊資源能夠實現共享、複製檔案的過程中不容易丟失資訊，表現形式也是多種多樣，使檔案更加形象、全面、生動，複用性非常良好，它是數字化資訊科技的產物。但是它也有一定的缺陷：具有較強的裝置依賴性、較大的資訊不安全性、載體的.易修改性、非直讀性、載體與實用技術缺乏穩定性、較強的背景資訊和元資料的依賴性，邏輯結構與物理結構存在複雜性，以及載體與資訊存在相互分離性等。
二、檔案風險預防的手段
檔案工作開展的一個重要步驟及基礎性環節就是細緻深入的分析研究風險預防的有效方案。對存在的風險進行提前性的防範，這是最為經濟、最為有效的風險規避風險手段，在還沒有出現風險的時候就加以遏制，提前進行預防，防患於未然，可以降風險的代價為最低。第一，保證審批工作的可靠與嚴格，審批需要逐級別的進行，針對資訊內容加以儲存和管理，並對工作許可權加以認定；第二，嚴格的許可權限制必須建立起來，只有在許可權的範圍內各個級別的工作人員才能進行工作，使用檔案；第三，以使用的規範為準則，確認使用許可權，為了防止資訊洩露，有必要對備份的檔案實施技術處理，對資訊的整理複製備份要竭力避免出現。
三、檔案風險避免的手段
（一）引進最先進的科學技術。在工作的時候計算機要將多種措施同時結合起來，而引進先進技術是風險規避的最佳選擇，先進技術可以提高電子資訊檔案的安全可靠性。在現代作業系統中比較經常運用的、很重要的方法就是密碼設定。第一，提升加密技術，對檔案資訊進行分層次、分級別的加密處理；第二，實施資料加密處理應選擇最佳的軟體，制定適合的檔案軟體，並對使用者密碼的設定、訪問的授權、安全的級別等予以保證，使檔案及資訊的安全性得到有效保證。
（二）及時發現和處理是風險防範的首要措施。資料安全性的重點是檔案資訊的管理工作，而在使用電子資訊檔案的時候出現的風險問題，要及時發現和處理。有關企業針對在維修計算機過程中的風險，需要加大力度，重點關注，有效的防範和控制可能出現的風險，並實施主動的、有效的方案。
四、檔案風險分散的手段
在電子資訊檔案管理中還有一種轉移策略是進行風險規避過程中經常使用的手段，實質上所謂的轉移策略就是分散風險，降低分散已經存在的風險到最低程度，轉移風險到其他地方，實施修正風險轉移的手段可以從多個角度開展，如：購買保險、與提供商簽署服務合同、修改配置模式或者外包給其他機構等等。通過這樣手段，我們簡化了複雜的風險問題，再改進優化以前實施的電子資訊檔案管理策略，從而使新的電子資訊檔案管理系統更加先進。另外，通過與網路供應商進行協調，在滿足電子資訊檔案使用需要的前提下讓供應商提供有效的安全服務。還有一點要強調的是，風險在外包上同樣隱含，假若外包人員與合同標準不符合，導致的後果也會非常嚴重。因此為了避免人為因素帶給企業損失，使用電子資訊檔案的人員必須在嚴格的操作標準下進行，要認真執行，嚴格遵守。結語：總之，立足於實際需要，通過全面的研究和分析，探討了管理與控制電子資訊檔案風險的主要手段，對具體的風險控制和防範的手段進行細緻深入的探究，探討了風險預防的手段、風險避免的措施以及風險分散的方式等，努力以此為基礎，為有關工作的進一步進行與開展，打下堅實的基礎。