上次我們談到了用資料說話的重要性，通過資料可以使我們更好地瞭解服務質量的客觀情況，分析各種質量問題，掌握有關的質量變化規律，制定正確的決策，從而不斷保證和改善我們的工作質量與服務質量。我們對這些資料進行觀察比較和分析研究時，可以用文字描述的方法，可以用表格表示的方法，也可以用圖形表示的方法。用這三種形式的表示方法都可以達到對資料進行觀察比較和分析研究的目的，也都有各自的特點。但哪種表示方法更適宜我們在質量管理中採用呢？顯然還是用圖形表示的方法最為適宜，雖然繪圖的人要花上一點時間，但給分析觀察的入卻帶來了了很大方便。因為這些圖形能把數字和文字視覺化，可以形象、直觀地表示出資料的大小，資料之間的關係，資料的變化形式等，看起來簡單明確，一目瞭然；還會引起讀者的興趣並留下較深的印象，可以不必再用繁贅的文字去形容或解釋，就能使人理解所要說明的問題。我們不妨看一個實際例子。
醫院在為患者撒手術時，經常需要輸血，而輸血時血型的要求是非常嚴格的，否則就會發生患者凝血的危險。醫學上對輸血做了這樣的嚴格規定： 血型為A型的人只能給A型、A。 B型的人輸血，不能給B型、o型的人輸血”； “血型為B型的人只能給B型、AB型的人輸血，不能給A型、O型的人輸血”； “血型為AB型的人只能給AB型的人輸血，不能給A型、B型、O型的.人輸血”；“血型為O型的人能給O型、A型、B型、AB型的人輸血”。“血型為A型的人可以接受A型，O型的人給他輸血，不能接受B型、AB型的人給他輸血”， “血型為B型的人可以接受B型、O型的人給他輸血，不能接受A型、AB型的人給他輸血”；“血型為AB型的人可以接受AB型、A型、B型、O型的人給他輸血”；“血型為O型的人可以接受O型的人給他輸血，不能接受A型、B型、AB型的人給他輸血”。上述的文字雖然是嚴格、準確的，但用這麼多文字來描述，卻不易使人清楚、明確地瞭解到這些血型間的複雜關係。如果我們用圖形的方法來表示這種關係，那就顯得非常清楚明確了，易於壹觀地瞭解輸血過程中血型聞的關係。從本例中大家可以看出用圖形表示法的優點，特別是在全面質量管理中應用了很多圖表，這些圖表實際上是一種世界性的通用語言，因此我們參加全面質量管理活動的人都要求會繪製與使用這些圖表。