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學校檔案管理的相關要求

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學校檔案管理的相關要求

一、檔案建立

(一)建立健全學校各類檔案,目的主要在於為學校各級領導,上級有關領導部門分析、總結、部署、排程學校工作和對學校工作作出決策提供準確、可靠的依據。校領導對此應高度重視,並確定一名副職校領導具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、立卷、歸檔等建檔工作。

(二)學校建立檔案資料室,由專職(或兼職)管理,按《國小檔案資料收集範圍細目》建立檔案。

(三)全面系統地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案,學校檔案按類以時間為序建立,教師的一般人事檔案,一般職務檔案和業務檔案按人頭建立,學生學籍檔案按屆,按班分類建立。

二、檔案立卷

(一)檔案人員應按資料收集範圍及時收集各種檔案資料,並將篩選後的資料分類裝訂、編制目錄,進袋入檔。檔案袋,檔案卷的規格要符合上級有關部門的統一要求。

(二)卷宗必須註明儲存的期限。凡註明“暫存”的資料一般以一年為期限;註明“短期”的`一般以五年為期限;註明“長期”的由學校根據實際需要決定儲存期限。

(三)凡檔案資料收集範圍細目中未編入,但確有使用、儲存價值的其它資料,學校可根據需要自行決定是否保留。

三、檔案補充

(一)教職工任免、考核、晉升專業技術職務、調資、入黨、入團、獎懲等

材料要及時收入個人檔案。

(二)外來檔案、函件由收文員(或人事祕書)統一分類編號登記,交校有關領導閱後,即立卷歸檔。

(三)校內印發的檔案是檔案補充的重點,平時校長室、教導處、教科室、總務處、團支部、少先隊大隊部應將此類檔案分類儲存,每學期結束時,集中交檔案人員立卷歸檔。

四、檔案轉遞

教職工因工作調動,需要轉遞檔案,必須安上級有關部門通知的轉遞專案逐項登記,嚴密包封,並加蓋密封章,通過機要轉遞,不得公開郵寄或交本人自帶。

五、檔案查閱

(一)校外人員來校查閱檔案,必須持有單位介紹信,經學校主要領導批准後方可到檔案資料室查閱檔案;查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務檔案;未經同意不得摘抄檔案材料,經同意摘抄的材料須經檔案資料室人員仔細核對並簽署意見;查閱者不得將檔案材料拿出資料室。

(二)校內人員借閱業務檔案、學生學籍檔案須經有關領導同意後方可借閱,並要辦理登記手續,在規定期限內完好無損地歸還。

六、檔案安全保密

(一)檔案資料室門窗要加固,要備有消防器材,保持整潔、乾燥,自然通風,嚴禁吸菸和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

(二)檔案管理人員不得將無關人員帶進檔案資料室,不得外洩檔案中的機密,檔案資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等,不得亂仍亂拋,應將保密紙處理或銷燬。

二、相關制度

為不斷加強學校檔案的保管、保密和利用工作,根據依法治檔的原則,特制訂如下制度:

一、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》,以及其它有關檔案工作的規定。

二、凡已入檔的各類檔案,須經統一分類登記、編目、科學管理,妥善存放,並制訂案卷目錄等索引查詢工具。

三、設立檔案庫,配置專業存檔箱櫃,切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲等安全防範工作,定期檢查保管情況,確保檔案安全,做到無丟失、無黴變、無蟲蛀、無差錯。

四、對已過保管期限,需銷燬的檔案材料,要清理造冊,報校領導批准。

五、檔案責任人應嚴格遵守國家工作人員保密守則,非檔案工作人員未經許可,不得擅自進入檔案室。

六、屬保密範疇內的檔案,利用者須報經校領導同意後方可查閱,查閱檔案時與利用目的無關的章節,請勿翻閱或摘錄。

七、凡有需查閱檔案者,查閱時不得把案卷拆散、塗改、損毀或轉讓他人。

八、利用者如須摘錄、影印有關檔案,一般的經檔案員同意,重要的機密檔案須經校領導批准後方可摘錄。

九、外來人員需利用本單位檔案的,需持單位介紹信,並註明利用目的,經校領導同意,方能查閱。

十、做好檔案利用記錄工作,檔案員有權向利用者收集利用效果;利用者有義務向檔案室反饋利用效果。

十一、檔案工作人員對檔案材料要定期全面檢查,發現問題應及時改進。