【祕書工作說明書】
崗位：文祕主管
職級：主管祕書
職稱：祕書
一、 職責總述
根據公司的有關制度、規定，做好公司工作總結、政務資訊、制度彙編、印章管理、收文處理、保密檔案管理、文書檔案移交、值班表編制、信訪接待、外事管理和其他工作。
二、所受監督
上級領導監督、平級互相監督、部門互相監督。
三、主要工作
工作總結：負責公司的年、季、月工作計劃、工作總結等文字材料的草擬工作，交領導審閱定稿後，負責按照本公司的公文流轉方式下發到有關部門。
政務資訊：負責公司政務資訊初稿撰寫，催交和稽核工作，並將政務資訊向相關公司報送。
制度彙編：做好一定時期的制度彙編工作。
值班表編制：負責公司各類值班表的編制工作，並制定值班工作管理的標準。
信訪接待：做好群眾來信、來訪的'接待和處理，並及時向公司信訪辦公室領導反饋有段問題，做好信訪案件的跟蹤和處理。
外事管理：按公司有關規定做好外事管理工作。
印章管理：負責公司制定工作印章管理辦法並負責印章管理工作。
收文處理：負責公司的來往檔案的簽收、登記、傳閱、催辦和歸檔工作。
保密檔案管理：做好檔案簽收、傳閱、保管、銷燬的管理，不發生檔案洩密。
文書檔案移交：每年3月前，向公司檔案主管移交文書檔案。
其他工作：及時完成上級領導交辦的其他工作。
四、工作時間
上午8:00——12:00 下午2:30——6:00 星期一到星期五
五、晉升空間
根據公司相關規定，在一定的時間內，按其工作表現給予晉升機會。
六、相關工作關係
內部關係：公司各部門。
外部關係;總經理工作部、各相關單位、與公司公文往來單位。
七、工作環境與條件
工作場所：辦公室。
環境狀況：舒適。
危險性：基本無危險，無職業病危險。
八、崗位要求
性別 ： 女。
性格：開朗。
政治素質與職業道德：作風正派。
文化程度：大專及以上
專業：文祕、經管相關專業。
素質要求：有工作責任心;具有一定語言文字表達能力、組織協調管理能力;機敏，有禮貌，善於接待訪客的基本禮儀。
職稱及其他資格要求：助理及以上專業技術職稱。
身體素質要求：身體健康，無妨礙笨崗位工作的疾病。
工作經驗：大學畢業，2年以上實際工作經歷;或專科畢業，4年以上實際工作經歷。
工作知識：掌握一定公共關係的基本知識;掌握文書檔案管理標準;熟悉祕書工作知識和保密工作制度;熟悉公文運轉，掌握商機關於公文處理的規定;瞭解現代企業管理知識;瞭解外事接待工作的基本流程。
工作技能：有較好的文字能力;能夠熟練地使用計算機、編寫工作範疇內的管理標準和檔案材料;能夠熟練地使用辦公自動化工具，也包括傳真機、影印機和掃描器。
【總經理祕書】
職務名稱：總經理祕書
直接上級：總經理辦公室主任
本職工作：協助總經理辦公室主任和總經理處理行政事務、董事會的祕書性工作。
【直接責任】
1、按要求時間完成月、季、年度公司工作總結及工作計 划起草
2、按要求起草總經理的工作報告。
3、參加指定的公司會議，做好記錄。記錄要全面準確，有爭議的問題，雙方觀點要記清楚。
4、根據會議要求和需要，及時整理會議紀要，按規定範圍下發。
5、對會議決定的事項和佈置的工作，進行檢查督辦，並及時向總經理辦公室主任和總經理彙報。
6、瞭解總經理的主要活動情況，做好總經理的工作日程安排。
7、負責企業大事記的登入與歸檔。
8、及時向直接上級彙報本崗位工作的真實情況和有關資料。
9、定期向直接上級述職。
10、完成直接上級交辦的其它工作。
【主要權力】
(1)對各種檔案、講話、資料有保密權。
(2)行使總經理交辦事宜所賦予的權力。
【任職資格】
1、技能要求
①能全面領會工作指令和工作要求。
②能撰寫工作計劃、總結、報告、指示、會議紀要、發言稿等。
③思維敏捷，有較強的語言表達能力和公共關係能力，能夠大方得體地接待來賓。
④能獨立進行專題調查，並能撰寫調查報告。
⑤熟練使用辦公軟體。
2、必備知識
①具有經濟、管理或文祕類專業本科以上學歷，並有較強的自學能力。
②取得經濟類初級以上專業技術任職資格。
③熟悉公司法、合同法、檔案法、稅收、工商管理等法律、法規知識，熟悉公司經營策略、經營計劃、各部門職責分工及各部門的經營目標。
3、學歷
大專及以上
4、工作經驗
具有一年及以上的實際工作經歷