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職場女祕書不當花瓶當管家

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祕書與辦公管理密不可分

職場女祕書不當花瓶當管家

教育部考試中心中英教育測量交流中心劍橋辦公管理考試專案主管介紹說,劍橋辦公管理國際證書考試,以前叫“劍橋祕書國際證書考試”,為適應國際和國內市場對辦公管理人才的需求,以及從事祕書和辦公室工作人員整體素質的提高,劍橋大學考試委員會將此改名為“劍橋辦公管理國際證書考試”。因為以往一提到“祕書”,來參加學習的總是以祕書居多,事實上,祕書與辦公管理密不可分。

該專案主管特別強調指出,劍橋辦公管理證書考試涵蓋的知識領域,包括辦公室管理技能、專案管理技能、文書處理技能、資訊科技與辦公軟體的使用技能、客戶服務技能、協調人際關係技能、組織會議技能、時間管理技能以及速記速錄技能等。

現在大家都熱衷於提專案管理,其實專案有大有小,完成一項工程是一個專案,組織一次會議也是一個專案,祕書和辦公管理人員就是最能夠體現專案管理的一個崗位。他們應該把自己當成一個專案經理來管理運作辦公室內務,從上層領導到各級辦公員工都是祕書和辦公管理人員協調的“客戶”。另外,在組織一些重要會議時他們能夠迅速記錄整理會議內容,正確捕捉領導講話重點,將領導原意不多不少傳達給下級。

發揮上下協調能力

倫敦工商會考試局北京辦事處的袁小姐表示,LCCIEB祕書認證考試以英文作為考試語言,課程模擬真實的商業環境,講解如何整理文件,撰寫會議記錄,速記及行政管理。

在國外,LCCIEB所提供的培訓及職業能力鑑定已被僱主認可為某些職業招聘的基本條件,享有“職業通行證”的美譽,但在中國這種美譽有所折扣,就是因為有考生忽視了部分培訓內容,認為自己是做簡單的輔助職業,培訓的目標是為了保證考試的通過,終極目的.就是為了拿到證書。

其實,真正合格的祕書不但要具備各項辦公基本技能,還應該是一個能夠輔助老闆全盤工作,實現上下無障礙協調的橋樑,所以基於企業對這些技能的要求,考生如果來考取認證,應當把著眼點放在“應職考核”上,放在學會一種生存本領上。

四種考證選擇

1.國家祕書資格鑑定由勞動和社會保障部推出,分為國中高三個級別,考核內容包括職業道德、基礎業務素質、案例分析、工作實務等四個基本內容。涉外祕書增加外語考核部分,祕書職業資格二級增加業績評估部分。

評價:全國統一鑑定,普及面廣,知名度高,全國統一試卷,統一時間、統一地點舉行考試,是權威的國家級考試,證書國家認可。

2.劍橋辦公管理國際證書考試由教育部考試中心從劍橋大學考試委員會引進,一年開考兩次,設初、中、高三級,核心課程包括文書處理、溝通和專案管理、辦公室管理三門。

評價:通過該考試培訓,可以在理論上和實踐上受到系統的教育與訓練,達到世界公認的祕書職業能力和行為標準。

EB(倫敦工商會考試局)祕書證書考試在英國本土最高有四級,國內目前只開考二級和三級。考試形式為筆試,全球統一命題、統一考試,中國考生也需要採用英文試卷。該專案一年考四次,分別在3月、4月、6月和11月舉行。根據英方和教育部考試中心簽署的協議,考務方面由教育部和各地教育行政部門組織。

評價:有“工作綠卡”之稱,在英聯邦國家和東南亞影響很大,與商界尤其是外企聯絡較多。另外,其證書在赴英留學移民方面也可作為申請條件之一。

(國際職業祕書協會)祕書資格考試目前國內在北京和上海等大城市已經設立了培訓點和考點。考試科目包括企業法、企業行為科學、企業管理、人際學、祕書會計學、祕書技能、辦公室祕書工作程式等。考試連續進行12小時。合格者獲“特許職業祕書”資格。