略論會計電算化崗位的職責和許可權

一、明確電算化崗位職責和許可權的必要性　　實現會計電算化，是會計工作化的重要組成部分，也是會計改革的重要。改革開放以來，我國會計電算化工作在各級財政部門、業務主管部門、廣大軟體開發工作者和財會工作者的共同努力下，已取得了很大成績，各類財會軟體的運用為推動我國管理手段現代化、提高會計工作效率和財會人員業務素質發揮了重要的作用。然而，從會計電算化的情況來看，會計崗位設定不合理是整個電算化向深層次的主要原因之一，因為會計工作內容繁多、複雜，只有進行的崗位分工、使之規範化、科學化，並落實崗位責任制，才能使整個會計電算化系統高效、協調地運作。傳統的會計工作崗位，是按照核算和管理的內容及工作性質來劃分的，一般分為：會計主管、出納、工資核算、往來核算、財產物資核算、資金核算、成本費用核算、收人利潤核算、編制報表和稽核等十個崗位。在大中型還設有“綜合崗位”，承擔綜合性的會計預測、計劃與工作。各企業可以根據行業特點、業務繁簡、企業規模、人員多少等情況，在掌握出納人員不得兼收人、費用、債權、債務帳簿的登記工作以及稽核工作和會計檔案保管工作的原則前提下，可採取一人一崗，一崗多人或一人多崗等形式。與傳統的會計工作崗位相比，實現會計電算化以後，大大減輕了會計工作的勞動強度，一臺機完成了過去幾個人的工作，尤其是管理部門建立了計算機後，會計基本資料的來源渠道和方式，會計管理的操作形式等都發生了很大的變化，與之相應的會計工作的分工、各崗位的職責、許可權也發生了根本的變化，原有會計崗位的分工已不適應目前電算化工作。如果不及時地調整並建立起與之相適應的會計電算化工作崗位制度，使會計崗位分工、職責儘可能地比較規範、科學，就無法保證會計工作的正常進行，會計電算化在企業管理中的整體優勢不能充分發揮，同時，對提高財會人員的業務素質也是不利的。因此，在會計電算化下科學、合理地設定會計工作崗位，明確各崗位的職責和許可權十分必要。　　二、會計電算化下會計工作崗位的設定及職責和許可權　　根據會計電算化工作的特點，企業實現會計電算化後應由傳統的以總帳報表崗位中心轉變為以系統管理員崗位為核心的崗位架構。具體地說，會計電算化應設立的會計工作崗位包括：系統設計員；系統管理員；系統操作員；資料稽核員。各會計工作崗位人員的職責和許可權如下：　　（一）系統設計員的職責和許可權　　會計電算化的系統設計員要根據會計制度和企業管理、核算的要求，負責會計電算化系統中軟體的研製、開發和升級工作，幫助系統操作人員掌握軟體的。系統設計員崗位的職責主要有：（l） 根據會計制度和核算要求開發會計電算化系統。（2） 根據國家巨集觀經濟政策和企業微觀管理的需要，不斷修正和完善會計電算化系統整體功能。（3） 負責指導有關人員正確掌握會計軟體的使用。（4） 及時解決軟體在執行中所發生的技術。（5） 為保守本單位經濟祕密和會計資料的安全，不得將本單位會計資料以任何形式帶出本單位或對外提供。　　系統設計員崗位的許可權主要有：（1） 有權對軟體源程式進行編譯或對程式進行加密。（2）有權要求軟體使用者提供軟體評審所需的資料和使用者報告。（3） 有權制止軟體的非法拷貝和傳播。（4） 有權拒絕來歷不明的軟體或帶有病毒的軟體在會計電算化系統中執行。　　（二）系統管理員的職責和許可權　　會計電算化的系統管理員負責會計電算化過程中的管理工作，組織、協調會計電算化軟體開發和應用，能夠應用財務、會計和電子計算機知識對本單位執行的會計電算化系統進行使用和維護。系統管理員崗位的職責內容主要包括；（1） 在會計電算化軟體的開發階段，負責協調軟體開發者與使用者之間的關係，根據軟體評審要求，做好相應的準備工作。（2） 在會計電算化軟體的執行階段，負責日常的維護和管理，幫助系統操作員熟練掌握操作技能。（3） 檢查督促系統操作員對資料的備份情況。（4） 檢查各操作員操作的日誌記載情況，對計算機開機、關機和執行情況進行檢查，防止非法呼叫和操作。（5） 為保證會計軟體的正常執行和資料的保密和安全，不得進人資料庫直接對會計資料進行修改。（6） 運用電算化系統中的資訊資源和分析模組，緊密結合本單位經濟活動情況，對本企業的財務狀況進行簡要分析，為企業領導經營決策提供依據。（7） 對於系統內發生計算機病毒等情況須運用防毒軟體消除病毒，並向負責電腦保安的公安機關反映。（8） 為保守本單位經濟祕密和會計資料的安全，不得將本單位會計資料以任何形式帶出本單位或對外提供。　　系統管理員許可權主要包括：（1） 有權設定屬於本崗位許可權範圍內的.操作保密口令。（2）有權對系統操作員的工作進行檢查和監督。（3） 有權拒絕來歷不明的軟體或帶有病毒的軟體在會計電算化系統中執行。（4） 有權對有關人員的操作許可權進行設定和調整。　　（三）系統操作員的職責和許可權　　會計電算化的系統操作員負責會計資料的錄入與輸出工作，能夠使用會計電算化系統的部分或全部功能。系統操作員要根據會計電算化制度的要求，嚴格執行計算機硬體、軟體的操作規程和防範計算機病毒的措施。系統操作員崗位的職責內容主要包括：（l） 將稽核過的原始憑證或記帳憑證及時、準確地錄入計算機，同時通過計算機輸入介面對輸入的資料進行初步核對。（2） 根據資料稽核員核實過的會計資料進行憑證過帳，即登記機內帳簿。（3） 及時輸出會計憑證和有關會計資料。⑷ 採取有力的措施保證資料安全，每天進行資料的備份並妥善保管備份資料。（5） 為保證會計軟體的正常執行和資料的保密安全，不得進入資料庫直接對會計資料進行修改。（6）為保守本單位經濟祕密和會計資料的安全，不得將本單位會計資料以任何形式帶出本單位或對外提供。　　系統操作員崗位的許可權主要包括：（1） 有權設定屬於本崗位許可權範圍內的操作保密口令。（2） 對於未經稽核的會計憑證有權拒絕錄入計算機。（3） 對於未經資料稽核員稽核的已錄入的會計資料，有權拒絕進行憑證過帳處理。（4） 有權拒絕來歷不明的軟體在會計電算化中執行。
　（四）資料稽核員的職責和許可權　　電算化的資料稽核員負責稽核已錄入的會計資料和輸出的會計資料、帳表正確性，能夠使用會計電算化系統有關稽核方面的功能，包括會計資料的輸入與輸出、會計政策的設定等。資料稽核員要根據財經法規、會計制度和會計電算化制度的要求，嚴把稽核關、維護財經法規和制度的嚴肅性。　　資料稽核員崗位的職責主要包括：（l） 根據財經法規和會計制度的要求，稽核反映本單位活動的各種原始憑證，及時將稽核過的原始憑證交系統操作員輸入機。（2）根據財經法規和會計制度的要求、稽核輸入後登帳前的會計資料和輸出的會計憑證、各種帳表。（3） 根據財經法規和會計制度的要求，稽核本單位會計政策的合規和合法性。（4） 根據財經法規、會計制度和管理的需要，及時調整、修訂計算機中所設定的有關會計政策。（5） 為保守本單位經濟祕密和會計資料的安全，不得將本單位會計資料以任何形式帶出本單位或對外提供。　　資料稽核員崗位的許可權主要包括：（l） 有權設定屬於本崗位許可權範圍內的操作保密口令。（2） 有權拒絕接受不符合法規制度的會計資訊進人計算機管理流程。（3） 有權根據制度和管理的需要稽核、調整會計電算化管理流程中的會計政策設定。（4） 有權拒絕來歷不明的軟體或帶有病毒的軟體在會計電算化系統中執行。