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摘要：在實施工程檔案資訊化管理時，工程檔案的管理者面對著新的機遇與挑戰，只有在全面促進檔案管理人員的積極性與主動性，才會對資訊化檔案的管理開闢出新紀元。資訊化管理模式對於工程檔案有效的管理是前提條件，傳統的管理模式不再適用於現代化的工程檔案管理，因此，本文主要探究基於網路環境下對於工程檔案的資訊化管理。
關鍵詞：檔案管理;資訊化;問題;原則;措施
當前電子資訊科技的迅猛發展，在生活中普遍地應用到網際網路資訊科技，在辦公中的應用是不斷趨於標準化、網路化、自動化，大部分的工作都會依據計算機或是網際網路進行辦理，這對於工程的檔案管理工作帶來了新的要求，以往的傳統管理模式，已經不能適用於當今社會發展的步伐。因此對管理模式進行創新是對工程檔案管理的有效措施，構建健全的管理模式，將工程檔案存在的作用發揮到最大化。
一、工程檔案資訊化管理的主要內容
對於工程檔案資訊化理解主要以兩方面來闡述：一是工程檔案資訊的網路化與數字化進行有效的實現；二是有效地對工程檔案進行儲存、傳遞、接收和運用一體化；三是完成工程檔案的資訊化的高度共享；四是要創新工程檔案的管理模式。如今，針對工程檔案資訊化管理的內容主要有工程檔案的檢索和工程檔案內容資訊的儲存：工程檔案檔案主題詞的自動標引；工程檔案的資料備份；工程檔案的檔案目錄的列印；工程檔案的整理與文書立卷；工程檔案的保護以及庫房的管理；工程檔案的諮詢與借閱管理；工程資料處理的各個階段都依據有關行業的標準以及國家的政策作為構建依據的。
二、工程檔案資訊化管理的必要性
因為工程檔案的反覆查閱與長時間的儲存，對於原件丟失或是損壞都是不可避免的，這對於工程檔案的利用和保管上帶來了極大的煩擾。通過對低檔平板掃描器記錄的方式的應用，可以將大量文件實現電子化儲存，對於問題的解決有著巨大的作用，在電子化儲存下，對於大量文件的應用、查閱、管理方面還有待提升。資訊化的管理模式的應用就是對於傳統的管理模式手抄記錄轉換為應用資訊科技儲存工程檔案，這是工程檔案的管理取得的重要成果，還極大地提高了服務水平。可以說，資訊化技術的運用是完成科學開發工程檔案資源的基礎。
三、當前工程檔案資訊化管理面臨的問題
電子化資訊的不斷髮展，對於我國工程檔案管理帶來了新的機遇，但是同樣也產生了大量的問題有待解決。
（一）面臨安全與革新的挑戰
原本的工程檔案管理的中心主要就是為了運用、查詢，基於此來確保工程檔案管理具有更高的保密性。在檔案管理系統邁向新紀元發展空間中，會對應用系統進行有機整合，比如文件管理一體化等。此類整合必須要應用新思維來處理各方之間的矛盾。除此之外，網路本身與計算機系統之間還存在著一定的問題，不單單是硬體資源會受到自然的影響，還會受到人為破壞，並且資料資訊與軟體資源容易受到病毒的侵害。在未採取相應的管理措施下，在安全意識方面也較為薄弱，這樣就給犯罪分子提供了可乘之機。
（二）面對標準化和法制化的挑戰
因為工程檔案自身的特點就比較複雜，最為突出的特點就是分散管理。因為多方面進行管理，各個部門都有屬於自已的一套標準，因此對管理標準化造成了巨大的困難。在工程檔案的立法方面也比較欠缺，致使眾多的工程檔案因為密集問題影響，而埋沒了自身存在的價值。
（三）技術支援不充分
第一，電子檔案在實質上對於它的保管期限與保管條件等方面是存在著巨大的侷限性，如果不能對其進行有效的解決，會造成適得其反的情況發生。第二，基於工程檔案資訊化建設的初級階段，一些紙質的工程檔案經過電子儀器的掃描即可以轉化為電子檔案，儘管它的價格很便宜，但是掃描的時間較長，無法滿足將原始的紙質工程檔案快速地轉化為電子檔案。
（四）人員配備不合理
就當前的工程檔案管理人員而言，既有專業知識，又掌握資訊科技的人很少，由於存檔的技術人員的`知識較為單一，必然會出現專業與工作崗位不對口等問題。
四、推進工程檔案資訊化的原則與措施
（一）工程檔案資訊化應該遵守的原則
合理性原則。利用數字化方法來接受工程檔案檔案，其應對規範性的原則要有持續性，構建於資訊檔案有關的法律體系，只有這樣才會使電子檔案順利地完成歸檔，對於傳統的工程檔案數字的儲存與應用等工作來實現其標準化與規範化，避免重複建設、互不相容的狀況產生。安全性原則。由於網路化、數字化的程序的不斷加快，網路潛在的威脅也越見突出。所以，對於網路安全技術的開發與研究力度一定要加大，要應用較強的安全措施，全面地保障工程檔案資訊的安全。效益性原則。對於工程檔案資訊數字化建設是一項艱鉅的任務，在特定的環境下一定要遵守的是效益性原則，最為主要的是資訊化工程的效益。選取數字化的內容主要是以經典為理念，核心要與社會應用的熱點進行有效的結合，把重要的工程檔案進行數字化處理，會收穫較大的社會及經濟效益；應用效果不大的對於工程檔案是是不需要數字化的，避免浪費財力、人力、物力。
（二）促進工程檔案資訊化的措施
加強機讀資料的前期工作。如若想做好工程檔案資訊化管理，那麼機讀資料庫的存在是重要的組成部分。因為機讀資料的質量主要針對於管理系統的效率高低的決定，對機讀資料做好準備工作，提高對著錄、標引等方面的重視力度。檔案著錄的內容主要指檔案內容的選擇、分析、記錄的過程。形式特徵主要是指檔案資訊的外表，比如文種、標題、載體、形成時間等，內容特徵是指依據檔案內容特點所揭示的專案，比如主題詞、分類號等。標引與著錄是對檔案內容的濃縮，這樣才會有效地將檔案資訊輸入計算機中進行多方面的處理。重視光碟技術在工程檔案資訊化管理中的運用。光碟主要是通過光電存貯技術、網路技術不斷髮展中的產物，是資訊的檢索與資訊儲存、電子化的歸屬。利用光碟進行儲存，其顯著的特點在於它的儲存密度高、可靠性強、壽命長等，它會把大量的工程資料刻入到一張光碟內，以此來實現計算機管理，對於原檔案進行掃描錄入的方式，極大地減小了對庫房空間的佔用，降低了儲存裝置資金的投入，以此來減小成本。網路化管理是工程檔案資訊化管理的必然趨勢。網路化是基於計算機管理模式快速發展下的必然產物，通過對網路搜尋，使工程檔案查詢速度非常快，也非常便利，它改變了傳統的借閱模式。計算機把網路分為了上下級並且與各處室緊密相連，成為一個具有高效性的有機整體，來有效地銜接其他部門與檔案部門之間的各個業務，每一個部門都可以利用網路進入到工程檔案資訊庫中去查詢。網路化的管理模式主要就是採用了內部網路伺服器在一定空間內對於工程的資源檔案進行儲存，簡稱為檔案存放區。為加強工程檔案資料的安全性，在進入系統時應該有一個使用者的口令才可以進入到工程檔案的資料庫中，只有隸屬於檔案部門工作人員才有權利更改已經入庫的檔案。為了確保工程檔案中的資料的安全性，要加大對系統的管理措施，在系統密碼的設定上可以設定雙層防護，這樣才會有效防止無關人員進入系統；在修改時在系統中一定要設定雙重密碼，以此來防止沒有許可權的操作人員對資料進行更改，一定要確保資料是安全的、準確的、完整的。檔案資訊化管理需加強病毒防治，來確保安全。對計算機病毒要加大防護力度，這是確保計算機系統正常運營的核心工作，如果計算機感染病毒，那麼最為嚴重的狀態會導致整個系統出現癱瘓，因此要構建比較嚴格的管理機制，做預防工作。具體的要求是符合操作的規範性，同時還要定期對系統進行檢測與維護；為了防止突然狀況的發生一定要對資料隨做隨儲存，做好重要資料的備份，以免產生不必要的影響；不要對來歷不明的程式進行拷貝，在拷貝之前一定要做好查毒防毒的前期準備，以此來確保萬無一失。積極促進工程檔案管理部門實施資訊化管理。第一，對基礎性工作進行強化，認真地構建實施計劃，只有基礎業務的工作做到規範化與標準化，才會有效地推進工程檔案資訊化的管理。第二，強化人才建設，工程檔案資訊化建設主要運用網路技術與計算機來進行服務。作為當今資訊化社會的工程檔案工作者一定要具備基礎的電子與計算機檔案管理知識。這便要求工程檔案的管理人員要對自身文化、專業知識、人文素養的不斷提升，來有效地對工程檔案進行資訊化管理。
五、結束語
工程檔案資訊化管理是一項比較全面、長期且具體的工作，工程檔案的管理團隊對於工程檔案資訊化的效率起著至關重要的作用，所以，加大工程檔案管理人員的專業技術是當前建設資訊化管理的重中之重。資訊化是當前社會發展的必然趨勢，工程檔案管理者只有不斷地總結經驗，自主上進，才會適應時代與社會的需求，以便更好地服務於社會。
作者:王穎慧 單位:天津市引灤工程黎河管理處
參考文獻：
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