摘要：會計憑證檔案管理作為高校財務管理工作的基礎，良好的落實此項工作，可以提高高校財務管理工作，使得高校財務清晰、準確，為促進我國高校良好發展奠定基礎。在財務資訊化背景下，應當注意優化調整會計憑證檔案管理，使其朝著資訊化方向發展，如此可以提高會計憑證檔案的完整性、準確性、有效性。基於此，對高校會計憑證檔案資訊化管理予以分析和研究。
關鍵詞：高校；會計憑證檔案；資訊化管理
高校會計檔案是由會計憑證、會計賬簿、會計報表等組成的，其中會計憑證是會計檔案的核心，良好的會計憑證檔案管理，利於高校資訊化建設。但實際情況則不然。國內很多高校在會計憑證檔案管理方面存在諸多不足，導致會計憑證檔案不完整等情況發生，降低會計憑證檔案的應用價值。對此，應當在財務資訊化背景下，推行會計憑證檔案資訊化管理，利用資訊化手段來監督和管理會計憑證檔案，使之可以充分發揮作用，保證會計憑證檔案完整、準確，具有較高的應用價值，推動高校資訊化建設。
1會計檔案走向資訊化勢在必行
1.1傳統會計管理存在的弊端。1）傳統會計檔案不易久存。傳統會計檔案通常是以紙質為媒介，再加之項技術與工具的應用，容易造成紙質會計檔案字跡不清等情況發生。作為重要資訊，紙質會計憑證檔案如若出現字跡消退或字跡模糊等情況，會影響後續檔案查詢及應用，可以給高校財務工作帶來諸多不便。2）傳統會計檔案日後查閱困難。在我國高校良好發展的今天，高校辦學規模不斷擴大，相應的高校每年支出的經費逐漸增多，如此相關部門在對各項經費檢查和審計的過程中，需要消耗較多的時間來進行紙質會計檔案查閱，這給經費檢查和審計工作帶來較大困難。令高校檔案管理人員更為頭疼的是省級或國家級課題經費檢查時，管理人員往往要進行幾年內會計憑證、賬本的檔案查閱及影印，這使得管理人員需要大量時間逐步落實[1]。3）傳統會計檔案的保管欠缺安全性。通常，高校會計檔案涵蓋各種原始憑證、賬本、報表等專業性資料，在對會計檔案保管的過程中，為了合理放置檔案，必然會對部分檔案進行移動，在此過程中很容易出現檔案破損或丟失的情況。若如存在別有用心之人，很可能將部分檔案資料損壞或拿走，如此必然會導致會計檔案完整，降低會計檔案的應用價值。
1.2會計檔案走向資訊化的優勢所在。1）會計檔案保管規範化、標準化、保密化。會計檔案資訊化即為“電算化會計檔案”，相較於傳統會計檔案來說，其更易於修改，同時保管更加嚴格。因為電算化會計檔案手工填寫、查閱、影印等方面具有嚴格要求的同時，對會計檔案的保密性提出較高的要求。此種情況下，高校設定的電算化會計檔案是有操作許可權的`，需要通過檢索才能查閱、複製、拷貝會計檔案。所以，高校會計檔案資訊化管理，可以使會計檔案保管更加規範、合理。2）會計檔案的儲存形式更加豐富。財務資訊化發展的背景下，高校財務檔案資訊化管理，使得高校會計檔案的載體不在侷限於紙質，而是逐漸利用現代儲存工具，比如光片、儲存設施、資料庫等。儲存於現代儲存工具中的會計檔案不僅佔用的空間小，還能方便相關工作人員隨時下載應用會計檔案，如此可以大大提高會計檔案的應用性。所以，資訊化管理會計檔案，可以使會計檔案儲存方式更加豐富，利於提高會計檔案的應用性[2]。
2當前高校會計憑證檔案資訊化管理存在的問題
的確，高校會計檔案資訊化管理是非常必要的。但是目前很多高校在會計憑證檔案資訊化管理方面存在諸多問題，導致會計憑證檔案管理效果不佳。高校會計憑證檔案資訊化管理存在的問題有：
2.1管理人員對會計憑證檔案管理認識不足。目前，一些高校領導及財務人員並沒有認識到會計憑證檔案資訊化管理的重要性。相反其基本秉持著這樣的觀點，即會計憑證整理是一件浪費時間和精力的事情，校內並沒有基於資訊化目的，對會計憑證檔案管理予以調整，甚至是未設定會計憑證檔管理，如此使得高校會計憑證資訊無法充分發揮作用。
2.2會計憑證檔案管理制度不健全。一些高校會計憑證檔案管理工作落實中，缺乏健全的會計憑證檔案管理制度，如此不能對此項管理工作予以有效的約束，那麼此項管理工作在具體實施的過程中容易受到某些因素的影響，導致管理工作出現偏差，最終管理作用將無法充分發揮。之所以說，一些高校的會計憑證檔案管理制度不健全，主要是會計憑證檔案管理制度的諸多內容與《會計檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規的相關要求不符，那麼在具體推進會計憑證檔案管理工作的過程中，諸多方面的工作將得不到相關法律法規的支援[3]。所以，高校應當正視會計憑證檔案管理制度不健全這一問題，結合高校實際情況，對制度予以合理標準。
2.3會計憑證歸檔不規範、不及時。相對來說，國內高校在會計憑證檔案裝訂方面的處理是比較規範的，但是在後期會計憑證檔案立卷、歸檔、保管方面就存在諸多不足，如會計憑證檔案立卷不及時、會計憑證檔案歸檔不規範、會計憑證檔案保管不合理等等。這些問題的存在，必然會降低會計憑證檔案的應用價值，導致後續無法有效運用會計憑證檔案。所以，有效處理會計憑證檔案歸檔不規範、不及時等問題是非常必要的。
3高校會計憑證檔案資訊化管理的幾點意見
針對當前我國高校會計憑證檔案資訊化管理存在諸多問題的情況，採取以下措施來優化會計憑證檔案資訊化管理。具體的做法是：
3.1高校領導及管理人員應當形成會計憑證檔案資訊化管理意識。為了使高校能夠科學合理的實施會計憑證檔案資訊化管理，應當向高校領導宣傳會計憑證檔案資訊化管理的重要性及其實施的意義，使高校領導能夠重新認識會計憑證檔案資訊化管理，進而推進會計憑證檔案資訊化管理，如設定專門的會計檔案管理部門，並要求部門管理者安排專門管理人員負責會計憑證檔案資訊化管理工作。與此同時，對管理人員進行相關宣傳及培訓工作，如此來提高管理人員的會計憑證檔案資訊化管理意識，並提高管理人員的管理能力[4]。
3.2完善會計憑證檔案管理制度。為了保證高校會計憑證檔案資訊化管理能夠規範、合理的落實，在具體進行會計憑證檔案資訊化管理制度完善，具體的做法是依據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規範》等相關法律法規，對會計檔案立卷歸檔制度予以完善，充分說明歸檔範圍、歸檔程式、整理方法等方面內容及要求；對檔案保管、安全保密制度予以完善，充分說明檔案保管、檔案保密等方面內容及要求。在當前高校會計憑證檔案資訊化管理方面存在管理人員對會計憑證檔案資訊化管理認識不足、會計憑證檔案管理制度不健全、會計憑證歸檔不規範、不及時等問題的情況下，應當通過增強高校領導及管理者會計憑證檔案資訊化管理意識及完善會計檔案管理制度等措施，提高會計憑證檔資訊化管理作用，為後續良好的應用會計憑證檔案奠定基礎。
作者:楊蓉 單位:荊州教育學院
參考文獻:
[1]高娟.淺談高校會計憑證檔案資訊化管理[J].電子測試，2013（16）：148-149.
[2]劉高攀，那娜，呂鵬等.會計憑證檔案資訊化管理的構想[J].經貿實踐，2015（12）：143-143.
[3]肖永菊.創新會計檔案管理方法為高校發展建設服務[J].甘肅科技縱橫，2010（2）：97，117.
[4]孫超.資訊化環境下會計檔案管理的新特點及改進策略[J].決策與資訊（中旬刊），2015（8）：186-186.