企業資源配置與物資採購管理-亞星公司的探索和實踐

為最大限度地提高資源的利用效率、實現企業期望的營運目標，企業的決策備需要採用各種管理辦法。企業資源配置系統不失為一種好，它能夠以最快的速度提供產品、物資或勞務，滿足企業或顧客的需要。本文主要從物資採購角度（不涉及銷售），結合山東濰坊亞星集團有限公司（以下簡稱亞星公司）的做法來資源配置系統的與方法及許在企業實踐中的。　　（一）　　優化企業資源配是21世紀財務管理的新趨勢，它是通過將資源配置理論（ERP）與企業全面流程管理（TPM）和供應鏈統籌管理（SCM）相結合，對企業實施的一種全新的、系統的管理技術和辦法。　　資源配置理論（ERP）是以預算來統領企業管理，同時輔以一套嚴密的管理體系來協調企業資源管理，提高企業在市場小的競爭地位。其在採購管理中的基本思路是：先估計採購金額，再擬定市場可能的價格行情，通過各種有效的企業內部分析和市場調查，確立相應的物資採購量，並制定與此相關的採購政策。企業預算是依據內部物資需求來估計採購金額，並由此編制各種物資供應預算，而企業資源配置系統個僅用於預算的編制，它還需要將每天的物資採購資料及時歸關整理，使管理者隨時掌握企業的物資採購狀況，並通過擬定相應的策略來提高企業的競爭力。　　全面流程管理（TPM）要求企業的`每一項作業（包括採購作業）均應行有準和預定的目標，監控系統要及時、靈敏，對存在的要能迅速加以處理。全面流程管理匯入企業資源配置系統，有助於提高企業經作管理的水平。從物資採購角度考察，全面流程管理在整個企業資源配置中居於核心地位，起著關鍵作用。它通過分析企業管理的現狀，重新設計採購流程，並盡心能使這一流程簡便、易懂。通常，物資採購流程再造分為兩大塊：　　一是組織管理流程再造。即在堅持合理分工、相互制約、不相容職務分離，以及協調關係、明確責任原則的基礎上，建立3個層次的企業流程再造組織體系。第一層是領導層。總經理是當然的最高組織者，日常工作可由總經理助理負責，我們稱之為流程管理主持者，其次是中間管理層。應儘可能壓縮機構數目，建立一套扁平的組織機構。最後是執行者，即配備具有定業務素質和思想品質的工作人員。　　二是操作流程再造。主要分5個階段，即計劃、核價、質檢、票審計與考評。下面以亞星公司為例分步說明。　　1、計劃制定階段。即各分廠、車間，以及基建、供應部門根據各自所需的物資數量，向計劃部門通批計劃部門經過彙總、初審，由審計處物價科複核，報總經理批准，下達月度物資採購計劃（以下圖表均為亞星公司的操作步驟）。　　2、價格比較階段。採購員將自己確定的價格提交物價部門稽核，物價部門根據最高物價控制表的規定，按不超過5%叫的幅度批准採購，並反饋給採購部門及業務員。　　3、質量監督階段。採購部門通知物管部門檢驗已購進的物資，物管部門通知質檢部門對物資進行檢驗，質檢部門將檢驗結果告之採購部門及物管處，同時報送審計部門。　　4、票據稽核階段。採購部門將上述各種辦完的手續憑證，交給物價管理部門，物價管理部門經過稽核並認可後，交財務中心辦理結算。　　5、考核與獎懲階段。主要考核計劃完成、節約額、質量和採購費用4項指標。考核時，對實際採購價低於公司制定的最高控制價的部分按比例提獎對超過最高控制價的部分則全額扣罰。　　供應鏈統籌管理（SCM）是與價值鏈管理相配合的一個概念，它與企業資源配置理論的共同點都是要滿足顧客的需求。將這兩者加以結合，可以實現整個價值鏈，即包括研製開發、設計、製造、銷售、配送。售後服務等各環節得到通盤考慮，以發揮整體功效。從採購管理角度考察，此項管理體現在物資採購、驗收入庫和物資領用3個環節（主要是前兩個環節）。　　1、物資採購環節。該環節的管理以價格為中心，首先要規定最高控制價。這項工作按月進行，由物資採購部門提出建議價格，在公司排程會上討論後，經總經理辦公會確定，由總經理批准下達（一般採用“最高控制價格表”的形式），具體由採購部門（供應處）執行。其次，分物資種類制定具體的管理辦法。　　（1）對於主要生產消耗性原料，簽訂合同、標明質量標準，進廠時嚴格檢驗。上述最高限價也是對這種主要生產消耗性原料而言的。對達不到質量驗收標準但可使用的，須按商定的下浮價格結算。　　（2）對於生產消耗性輔助材料，因品種雜、數量少等原因；通常不遵循這種限價，一般由分管經營的副總經理審批。　　（3）裝置、機電、建材、備品備件、低耗品、勞保用品、辦公用品等按一定金額實行分權管理。如亞星公司規定，單價5000元以下的由部門負責人審批；5000－30000元的由分管副總審化；3000元以上的由總經理審批。　　（4）大型裝置和成套裝置實行招標採購（物價、生產、技術、裝置等部門共同提供價格、質量。技術等方面的要求），亞星公司對此項規定的金額標準是30000元以上。　　2、驗收入庫環節。採購物資到庫後，質量檢驗人員嚴格按照檢驗規程進行“封閉式”檢驗，不准許採購、供貨和車；司三類相關人員進入室，避免人為因素干擾檢驗結果。凡能留樣或規定必須留樣的物資，檢驗後都必須留樣備查。　　3、領用環節。具體管理手段有材料限額領料單、內部價券等，也可以實行內部市場化措施，即消耗部門可以用採購部門的材料物資，也可以在符合一定條件的情況下向外部自行採購。　　（二）　　採購環節的資源配置系統要真正發揮作用，必須做好以下幾項工作：一是嚴格制度。亞星公司不僅制定了《物價管理條例》、《定價採購物資辦法》《可追溯責任的比價管理臺賬制度》、《合同管理制度》《主要原材料檢驗辦法》、《經濟責任考核辦法》等一系列規章制度，更重要的是他們真抓實幹，使這些制度在企業中真正發揮作用。二是加強採購管理。亞星的做法是將發生在工廠外部的購銷環節，納入到企業內部監督控制；把購銷管理中隱蔽的權力公開化，集中的權力分散化。採用這項管理辦法以來，亞星每年節約資金上千萬元，使產品的製造成本逐年降低，企業經濟效益連年增長。　　亞里人成功的另一經驗是對物資採購工作往要是價你實行分級分權管理。如上述的不同種類的物資審批許可權就是一其典型體現。“比價”是物資採購流程中的關鍵、嚴格的比價是建立在龐大的價格收集資訊基礎之上的，這是資訊經濟對企業素質和能力的新要求。只有藉助於機資訊管理，公開地進行比價，才能獲得更合理、更公正的價格修正。以制度管人是亞星成功的另一重要基礎，也是決策的保障。因為，只有一切按制度辦事，調動採購人員的積極性，才能使物資採購管理工作真正達到堵塞漏洞、提高效益的目的。　　企業資源配置系統的優越性就在於。它能夠提供企業經營管理者需要的各種即時營運資訊，使管理者能適時作出最優的決策。有效地適應市場變化的需要，為公司獲取豐厚的利潤。但構建完整的企業資源配置系統是一項十分複雜的工作。它除了公司本身需要投入人力、物力外。還需要相關軟體公司、專業顧問群、電腦資訊廠商的協助。一種現實的思路是，先考慮在某一方面開展此項工作，亞星公司的購銷比價管理就是一種區域性的資源配置優化舉措，待時機成熟後再全面推。