摘要:隨著我國科學技術的迅速發展,網路化技術得到了快速的提升,計算機資訊處理技術被廣泛應用在多種領域,特別是在辦公自動化中的應用,極大地改善了辦公自動化的環境。本文主要從計算機資訊處理技術和辦公自動化的概念出發,簡單闡述計算機資訊處理技術在辦公自動化中的應用以及辦公自動化的發展特點,預測其發展趨勢。
關鍵詞:計算機資訊處理技術；辦公自動化；具體應用；發展特點
近年來,計算機技術、網路技術得到了快速發展,這些技術也被逐步應用在社會的多個領域。基於網路的計算機資訊處理技術逐漸被企事業單位在工作中所應用,使得辦公資訊處理的模式得到改變,辦公自動化得到了較快的發展。在辦公中運用計算機資訊處理技術,不僅能夠完善管理結構,而且能夠加強各部門之間的聯絡,降低勞動強度,提升辦公效率,使得管理更加流暢,同時還可以實現較快的決策。
1計算機資訊處理技術和辦公自動化概念簡析
計算機資訊處理技術主要指集資訊的獲取、輸送、檢測、處理、分析、使用等為一體的技術,其主要作用是對各類資訊、資料進行管理和處理。計算機資訊處理技術是由計算機技術、網路技術、通訊技術、感測技術和微電子技術等多種技術結合而成,因此,也被稱為“現代資訊科技”或“資訊和通訊技術”。辦公自動化,即OfficeAutomation,簡稱OA,是一種將計算機資訊處理技術和單位的辦公工作結合起來的工作方式。基於計算機技術、網路技術、通訊技術等技術的硬體和軟體的開發,單位的辦公工作逐步物化於各種裝置和軟硬體中,這種由辦公人員和辦公裝置、軟硬體等構成的人機處理系統,被稱為辦公自動化系統。這裡需要著重指出,使用辦公自動化系統時,必須具備人和相應的機器裝置,同時必須具備相應的軟硬體裝置。辦公自動化的概念範圍非常廣泛,凡是在辦公過程中採用了計算機技術均可納入辦公自動化,因此,它也是當代應用最廣的一類應用。近年來,隨著辦公自動化裝置的完善,辦公自動化在電子郵件系統,遠端會議系統,高密度電子檔案,多媒體綜合資訊處理等方面都有許多新進展。
2辦公自動化中計算機資訊處理技術的`具體應用
在辦公工作中,適當運用計算機資訊處理技術,能夠降低工作強度,改善辦公質量,提高工作效率。計算機資訊處理技術因功能不同,可以滿足辦公過程中的不同需求,其在辦公自動化中運用主要表現在以下幾個方面。
2.1文書處理
利用計算機資訊處理技術,能夠極大地提高文書處理的效率,從而促進辦公效率的提升。文書處理是辦公系統當中較為基礎性的內容,因此,計算機文書處理被認為是辦公自動化中的基礎功能之一。目前,在企事業單位較為普及的文書處理軟體有微軟公司的WORD、金山公司的WPSOffice等,它們都是基於WINDOWS平臺的文書處理軟體,能夠進行文字編輯、文章排版、文件合併、文件列印等操作,不僅能夠對檔案進行管理,還能夠將資料、文字和圖片結合,進行多項命令的執行,從而實現辦公工作的高效化和高質化。
2.2圖文製作
圖文製作是辦公自動化中使用較多的一項功能,指通過計算機資訊處理技術,把辦公中需要用到一些資料或者是文字性的東西放到幻燈片的格式當中,並在其中插入一些圖片、音訊等,然後將其通過螢幕演示出來。這類軟體較為普及的有微軟公司的PowerPoint、金山公司的WPSOffice套件中的WPS演示、蘋果公司的Keynote等。通過這類軟體,我們可以製作直接通過計算機螢幕或投影儀播放的檔案,這種檔案圖文並茂,能較為清晰地闡述個人觀點,使別人更加容易理解的輔助工具。這種技術能夠讓資訊更加直觀化和清晰化。
2.3表格處理
製作表格、填寫報表是目前企事業單位辦公較為常見的工作之一。利用表格處理軟體,可以方便地完成表格的製作、填寫、編輯、處理等操作。常用的表格處理軟體有微軟公司的Excel、金山公司的WPS等。Excel能夠方便的對資料進行一些函式運算,比如求和、連乘等,能夠較為快捷地實現資料的統計、分析,極大地簡化了表格處理的強度,提高辦公效率。
2.4資料處理
在計算機軟硬體發展的基礎上,企事業單位逐步將資料管理、分析和應用納入辦公的重點工作。資料管理主要包括對資料的擷取、加工、分析、存取以及傳輸等。目前的資料庫系統可以實現聯機實時處理,分佈處理批處理等功能,資料的共享性高,冗餘度小,為實現精準辦公提供了資料支援。隨著計算機網路使用者數量的增長,每天要產生上萬億GB的資料,大資料的處理為計算機資訊處理技術帶來了新的挑戰。
2.5多媒體處理
利用計算機資訊處理計算,可以有效地實現影象、視訊和語音處理功能。通過影象處理軟體,如Photoshop,可以對影象進行編輯設計,將原圖片調整為所需圖片,也可以用掃描器等裝置,將紙質檔案轉化為資料檔案。通過視訊處理軟體,如WindowsMovieMaker、AdobePremiere、會聲會影等,能夠方便地實現視訊製作、剪輯、合成等操作,將原本比較陌生的視訊剪輯變為操作建議、方便易學的普通技能。通過這類軟體,人們可以製作單位的宣傳視訊或產品介紹視訊等。
2.6網路通訊
網路通訊技術是目前辦公室自動化中應用較為普遍的技術,指的是通過計算機和網路通訊裝置對圖形、文字或其他資料進行採集、儲存、處理和傳輸等,使資訊資源達到充分共享的技術。網路通訊技術主要包括多媒體技術、行動通訊、寬頻網路技術等。網路通訊技術的應用,改變了原來的辦公交流形式,使得交流更加方便、快捷,不同地點的人們可以通過網路平臺,進行多環境下的交流。除了傳統的音訊傳輸,文字、影象、視訊等資源也可以實現傳輸,使得資訊傳輸的內容更加具體,從而實現辦公的暢通高效快捷。
3辦公自動化的發展特點及發展趨勢
計算機資訊處理技術的快速發展,引領辦公自動化逐步朝著更高效更便捷的方向發展。許多企事業單位,已經逐步實現了無線辦公的環境,而網路視訊技術的應用也逐漸成為辦公自動化發展的重要趨勢之一。雖然我們很難對未來的辦公自動化的發展有一個準確的預測,但根據目前的計算機技術和網路技術的發展趨勢來看,辦公自動化的發展特點和趨勢主要有以下幾個特點。
3.1辦公環境不再受約束
無線區域網技術的發展,讓基於網路的通訊方式迅速在辦公領域興起。利用手機、平板電腦、膝上型電腦等電子產品實現的通訊方式,比如即時通訊、視訊會議等,在技術上實現了飛躍。固定辦公地點的概念已不復存在,人們在飯店、商場、廣場、咖啡館、機場等地可以輕鬆地實現移動辦公。無線網路覆蓋區域的增加,極大地提高了辦公的效率。
3.2視訊技術被大量應用
視訊技術的發展,讓動態影象傳輸變得更加容易,網路視訊等諸如此類的應用在辦公自動化中得到了快速的推廣。通過手機、膝上型電腦等裝置攜帶的攝像頭,人們能夠輕鬆地進行交流、佈置工作、展開討論等。網路視訊會議技術可以實現點對點通訊,同一傳輸線路上可以承載多種媒體資訊,實現多點實時互動通訊,可以讓不同地點的與會的活動情況、會議內容等展現在各個分會場。因此,網路視訊會議也將會成為辦公自動化的重要組成部分。
3.3工作程式更加簡潔
目前各類的辦公軟體,包括利用網路的遠端辦公軟體,提供了非常多的工程,使用起來簡單快捷,極大地簡化了辦公程式,提高了工作效率。比如,電子檔案在網路中傳輸,比紙質檔案的傳送效率要高得多,通過網路,還可以即時傳輸影象、音訊、視訊等資料。而且,利用辦公軟體,可以實現對電子檔案的收集、整理和歸檔,不僅可以使之得到長期儲存,而且不佔用任何的空間。
4結語
計算機資訊處理技術的應用,為辦公自動化提供了有力的技術保障,極大地提升了辦公的工作效率,節約了人力資源,提升了經效益。隨著計算機技術的發展,將會實現更多的功能,滿足辦公自動化日益增長的需求。
參考文獻
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