一、培養祕書職員的基本素養,進步業務能力
祕書職員工作的全面性,活動的寬廣性及 其角色的多變性,除了應具備一般治理幹部的素質之外, 還必須具備與祕書本職工作的性質、任務相應的更高、更嚴的要求, 其中尤以“德”、“謀”、“書”為最基本素養和業務能力。
重德。“德才兼備,以德為重”。一個祕書職員,若不能把“德”放在首位,即使有“滿腹經綸”、“張良之才”,也不能算是一個合格的祕書。祕書不為名,不為利,任勞任怨,甘當無名英雄。經常擬稿,但自己不著名,也不拿稿費;經常組織會議,但自己從不 上主席臺。經常熬夜,但白天還得正常工作,節假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂,但自己還得值班,不能休息。其它職員受了委屈還可嘟嚕幾句,而祕書必須以盡對服從為天職,等等。而這一切,還往往得不到家人的支援,別人的理解和的公認。凡此種種,都說明一點,沒有一個全心全意為人服務的心是當不了一個祕書的。特別是當前祕書職員物質待遇相對社會上一些行業、一 些職員普遍差距較大而工作往往“出力不討好”的情況下,在國內外環境錯綜複雜多變的形勢下,沒有“富貴不***,貧賤不移”,“寧公而貧,不私而富”,“君子修道重德,不為困而改節”的思想品德,廉潔奉公、勤政為民、艱苦奮鬥、一塵不染的本色,忍辱負重、任勞任怨的工作態度,是幹不好祕書工作的。同時由於祕書職員的“德”是領導形象的“補充”、機關效率的“折射”、自身素養的“反映”,要求祕書職員必須老實正直、心明步正,謙虛謹慎、 兢兢業業,恪盡職責、嚴守機密， 互相補臺、競而不妒。
善謀。由於祕書職員直接為領導提供服務,對領導提供精力和智力補償,因而人們常稱祕書為領導的“外腦”,當好“外腦”就是祕書“善謀”的應有之義。祕書“善謀”一旦博得領導者的欣賞,就能在輔助決策的過程中發出璀璨的火花。那麼祕書職員怎樣才能做到“善謀”呢?首先,要有正確的角色意識。祕書職員具有“外腦”職能並不意味著就可以亂髮議論、自作主張、左右領導。祕書必須留意使自己的言行符合角色規範,做到既尊重領導、果斷執行領導指示,又不迷信盲從,始終把為領導提供有價值的決策依據及顧問意見作為自己的重要職責。其次,要深刻領會領導意圖。要“參”到點子上,“謀”到關鍵處,必須正確理解和把握領導意圖。要善於通過間接或者直接方式,把領導的所思所想、所籌所劃弄清楚,做到既能按領導意圖正確“發揮”,又不自作聰明,越殂代皰。在此基礎上,以敏銳的觀察力捉住工作中的關鍵環節,經過深思熟慮,形成有價值的顧問意見。第三,注重進言技巧。要根據領導的心理、行為特徵,選擇適當場合和最佳時機, 從要害切進,用委婉、蘊藉的語言,巧妙地說出自己的見解或不同意見。
但是,祕書職員要做到“善謀”還必須嚴防幾個誤區:一是“參政”意識過“度”,把自己擺在“準領導”或副職的位置,把幕後工作放到臺前。二是輕易丟擲“夾生”想法(觀點),強加於領導,於公於已都不利。三是出“餿主意”,幫倒忙,給工作帶來損失,造成被動。要避免以上誤區,就要求祕書職員用良好的職業道德規範約束自己,腳踏實地地做好工作,而不能靠油滑***巧往取悅、應付領導。
擅書。何謂祕書?古書云:“常管文書並協助領導處理日常工作的職員。”可見祕書當“書”(即辦理文書),以“書”為主,寄情於“書”。擅長書寫文稿,應該是祕書職員最最少的素質要求。為了綜合進步祕書職員的文稿質量,要特別留意“四抓”:一抓練內功。在學習上,側重學政策、學、學業務、學、學、學寫作、學機、學市場與知識,以拓寬知識面,高屋建瓴,瞭然於胸;同時,還要在實踐中學習,邊工作、邊學習、邊、邊進步,使撰寫的文稿血肉俱全;向領導學習,學習領導講話時的構思、處理題目時的技巧,使文稿起伏與領導語言、工作方式達到“同頻共振”;向同事學習,取人之長,補已之短,努力做一個“通才”、“全才”。二抓鍛鍊增能力。儘可能地安排祕書職員,深進調查研究,吃透“下情”,廣泛涉獵第一手資料,既能填充他們的“資料庫”,增強寫作能力;又能為領導決策提供正確、可靠的依據。三抓鑑戒採眾長。一方面,要求祕書職員要經常博採來自方方面面、正正反反的資訊,汲取精華,為已所用;另一方面,要經常派祕書職員赴各地學習考察,解放思想,開闊視野,增長見識、才幹。四抓治理促效率。這方面,主要要建立健全各項規章制度,實現治理的規範化、制度化和科學化,尤其要突出抓好目標治理,對祕書職員每次承擔的文稿,都要按照難易程度、完成時限進行量化,半年小結,年終考核,按積分多寡權衡下一年文稿的撰寫任務,分多、質量高多安排,分少、質量劣少安排或另改其它工作,並根據總積分評定祕書優劣,實施獎罰。