摘要：教學檔案在教學評估中具有十分重要的作用，高校必須加強對教學檔案的管理。從近幾年的新建本科院校自評情況看，各院系在資料的準備上，經常發生這樣的情況，即需要的資料找不到，無關資料卻不少。本文著重探討如何收集和儲存好日常教學資料，如何讓教學資料的管理更合理、更規範，讓教學工作評估在規範、齊全的教學檔案支援下井然有序.
關鍵詞：教學評估；檔案資料；PDCA；檔案分類
22年6月，教育部將本科教學工作合格評估、優秀評估、隨機性水平評估合併為本科教學工作水平評估。24年1月，教育部“高等教育評估中心”正式成立。此後，各高等院校每五年都要接受一次教學工作評估，並將評估結果向社會公佈。實踐證明，教學工作水平評估是保證教學質量行之有效的手段，提高教學質量是高等學校生存和發展的生命線。因此，各地教育行政部門和高等學校都十分重視教學評估工作，加大教學基本建設投入，建立建全教學管理制度，深化教學改革，完善質量監控體系等。為了做好迎評工作，學校將工作重心下移，並將責、權、利更多地下放到院系，為此，院系要管理的教學資料將越來越多。從近幾年的新建本科院校自評情況看，各院系在資料的準備上，經常發生這樣的情況，即需要的資料找不到，無關資料卻不少。如何收集和儲存好日常教學資料，如何讓教學資料的管理更合理、更規範，讓教學工作評估在規範、齊全的教學檔案支援下井然有序？筆者從院系教學管理特點入手，結合評估指標，引入了一套適合院系教學檔案收集整理的新方法，即“過程方法”，供同行參考.
一、院系的教學管理模式在管理理論中，過程方法是相對於目標管理的方法而言的。目標管理的方法只作巨集觀目標的制約，不求微觀過程的管理。而過程方法既要巨集觀目標的制約（如質量方針、質量目標），又要微觀過程的管理[1]。隨著高校辦學規模的擴大和工作重心的'下移，根據學校和院系教學工作特點，很多高校對院系採取了目標管理的模式，而院系是教學的基層單位，與教師和學生的關係相當緊密，很大程度上取決於系部的專業設計與教學過程，所以院系的內部管理採用的往往是過程方法的管理.
二、院系教學工作資料收集PDCA方法1．過程方法與“PDCA”在ISO91：2的2.4中有這樣的定義：“系統地識別和管理組織所應用的過程，特別是這些過程之間的相互作用，稱之為‘過程方法’。”它是ISO91的精髓之一，通過識別和管理眾多相互關聯的活動，分清各過程的職責，找出過程的輸入和輸出（不能重疊）管理質量。GB/T191-2中提出“‘PDCA’的方法可適用於所有過程”[2]。何為“PDCA”方法？簡略說，“PDCA”包含四個環節：P—策劃：根據顧客的要求和組織的方針，為提供結果建立必要的目標和過程；D—實施：實施過程；C—檢查：根據方針、目標和產品要求，對過程和產品進行監視和測量，並報告結果；A—處置：採取措施，以持續改進過程業績[3]。PDCA是一個迴圈，在不斷的迴圈中保證產品的質量。對於把ISO9引入教育，目前存有爭議[4]，本文避開ISO9對教學質量的影響問題，專對教學工作資料的收集、歸類作進一步的探討.
院系的教學質量管理就是一個以教學工作為中心，管理眾多與教學相互關聯的活動的過程方法管理，其教學資料的收集、整理工作便是一個尋找各過程間輸入與輸出的相關性問題，並對每個過程產生的材料進行整理、歸類的過程.
借用過程方法來整理、歸類零散的教學資料，借用PDCA方法對教學過程資料進行分類收集，這就是筆者進行院系教學工作資料收集整理的思路.
2．院系教學工作過程劃分院系教學工作可視為一個大過程，大過程中又包含著小過程，而每一個小過程都有各自的PDCA迴圈。過程劃分不能太大，也不能太小。過程太大了，資料的查詢困難；過程太小了，檔案編碼太繁，難記、難歸類。因此，找準“過程”，是院系教學工作資料管理的關鍵。根據教學工作的特點，院系教學工作可分為：（P—策劃）學科、專業辦學規劃；（D—實施）師資隊伍、辦學條件、學生資源；（C—檢查）教學工作檢查及結果；（A—處置）表彰、處分及改進措施。策劃，是質量目標環節，是院系辦學的指導性規劃；實施，分出三個子過程，涵蓋了院系所有的日常教學工作內容，是教學工作資料收集的重點；檢查，是質量監控機制的重要一環，也是支撐教學質量的關鍵資料；處置，是改進教學工作業績的重要環節；表彰和處分是為了引導制定改進措施，持續改善過程業績。策劃、實施、檢查、處置四個環節，包攬了所有的與教學工作有關的各過程.
3．院系教學工作檔案分類由於評估，檔案資料顯得更為重要[5]，因為院系教學工作相關資料是學校教學工作水平評估的重要支撐之一，更是專業辦學水平評估支撐，資料收集整理的好壞，直接影響學校評估結論。有關高校教學檔案分類的文章不少[6]，但筆者認為，這些歸類方法，不能很好地反映出“以評促建，以評促改、以評促管、評建結合、重在建設”的思路。系部的建設過程，是一個不斷髮展的過程，也是一個PDCA迴圈的過程，在院系檔案的分類上也應該能較好地體現這一個過程。按照PDCA環節來收集、整理教學工作檔案，體現了一種動態的迴圈，有利於資料的利用和動態瞭解院系的教學工作狀況。結合評估指標對教學資料的要求，筆者用PDCA方法對院系教學工作資料進行歸類、編號，並說明檔案立卷辦法，以利院系教學資料完整收集，合理歸類.
類目說明：一級類目：P策劃、D實施、C檢查、A處置；二級類目：以1位阿拉伯數標識（如1，2，3……）；三級類目：以2位阿拉伯數標識（如1，2，3……）.
具體如下：P：策劃1規劃學科辦學規劃、專業培養方案、系部發展規劃等2實施實現方案的各種教學管理制度、措施和辦法、院系教學工作年度計劃、會議記錄等3檢查各種檢查、評價制度、措施等4處置各種獎勵、處罰辦法、修訂、完善各種方案、制度的記錄、會議記錄等立卷說明：所有的策劃除修訂、完善方案記錄、會議記錄外，裝訂成冊（冊內按四個環節排序），並保留一份不裝訂，作為下面的“實施”過程中的“策劃”.
D：實施1師資隊伍1資格年度培養計劃、師資結構（含實驗教學隊伍）、培訓情況、年度總結、學歷學位影印件等.
2科研年度科研（含教研、教改）計劃、各種專案批覆及立項書、專業科研進校經費、各種教學改革資料等.
3授課教學任務及工作量統計、課程教學計劃、課程開出率、停課、調課情況、教學方法與手段改革、評課、評教結果等.
4師德履行崗位情況材料、教書育人典型材料、教師的年終考核、社會、學生對教師師德方面的反映等。2辦學條件1專業與課程專業建設、課程建設、教研室建設、課程教學大綱等，相關會議記錄.
2實驗與實踐實驗室建設、實驗專案建設、專業教學裝置值統計，實驗裝置管理（申購、建賬、使用、維修、報廢等）及裝置資料管理，實習、實訓基地建設及裝置情況等.
3教材與使用選用教材情況及分析，自編教材情況，專業文獻資料統計等.
3能力與素質各種競賽、論文發表、思想道德修養、身體素質等.
4畢業與就業畢業論文、學位獲得、就業情況統計以及用人單位對畢業生的評價等，畢業生獲得的榮譽.
立卷說明：實施過程以事件為主線，查詢該事件的政策性檔案，分年度（師資、科研、裝置）或學年（實驗專案、實習實訓、學生成績、畢業論文）收集實施過程中的所有資料.
C：檢查學校的各種教學檢查、評估的反饋意見和結果、院系的各種檢查、評價記錄及結果，相關會議記錄.
立卷
說明：檢查，一般為綜合檢查，檢查的內容涵蓋師資隊伍、辦學條件、學生資源三個內容，按事件立卷時，可將檢查資料中相關內容影印裝入卷中.
A：處置各種表彰和處分記錄，總結、改進材料.
1師資教師獲得的各種獎勵或處分情況，對年度師資培養計劃的總結分析及改進說明.
2辦學專業、課程、教研室、實驗室、實驗專案、自編教材等的獲獎統計及證明材料。對年度各種計劃的總結分析及改進說明.
3學生學生獲得的各種獎勵或處分情況，對年度學生工作計劃的總結分析及改進說明.
立卷說明：表彰、獲獎及處分原件資料採用分類裝袋，不宜裝訂，留有一套影印件，分別裝入事件卷中。總結分析及改進材料按事件分別立薄卷，便於對照查閱.
以上的分類一級類目四個，為PDCA四個環節；二級類目中只包含師資隊伍、辦學條件、學生資源三個內容；三級類目在D環節中出現，每個二級類目中不多於4個三級類目，三級類目的內容是二級類目的細目，簡潔，易記。立卷時應特別注意事件的PDCA環節，如發現事件缺少環節，則應分析是工作中出現遺漏還是事件歸類太細，遵照這一原則，配合學校的檔案立卷辦法，教學工作檔案收集整理將會完整而無遺漏.
三、結語教學工作資料收集整理的目的是為了更好地利用資料，院系教學資料收集歸檔工作不管是否評估，都應該做實、做好。引入PDCA方法歸類院系教學工作檔案，只要將教學工作中的PDCA環節資料收集完整，必定是科學、合理、規範的檔案材料。在日常教學中，院領導可以根據環節查閱資料，及時瞭解院系建設狀態；在各種教學評估中，只需按照相應的評估要求，歸類裝盒，方便快捷，評估完成，資料歸位。這樣，院系的管理者會有更多的時間和精力思考院系教育教學改革和發展問題，更好地制定各種激勵機制，實現院系的持續穩定的發展.
筆者相信，PDCA方法引入高校院系教學資料管理中，是切實可行的.
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