在所有的管理學理論中，幾乎找不到對“職能”一詞令人信服的解釋，在所有的企業組織中，幾乎沒有看到過有人對“管理職能”有過明確的定義，在日常的管理實踐中，幾乎所有人都把職責、職能混為一談，但是，在組織設計中，“職能”和“職責”卻又是怎麼都無法繞過的關鍵障礙，那麼，職能到底是什麼？它與職責又是一種什麼樣的關係？
首先，職能是一個組織或機構存在的前提，是一個組織必須發揮的作用和必須完成的任務，要是一個組織無職能可以承擔或者承載不了規定的職能，也就發揮不了職能作用，這個組織可能就會失去存在的價值，也就沒有存在的必要。比方說，一個企業設立了品質部，那麼，品質部的管理職能一定是由“提升全員品質意識、改變全員品質觀念、制定品質管理規章、制訂品質檢驗規範、完善品質控制流程、實施全員品質培訓、實施全程品質檢驗與巡查、進行品質督導與改善、體系執行與維護、 建立全員品管體系”等多項職能組成，但是，大多數企業的品質部門並不知道該承擔如此多的職能，僅僅只是發揮了產品品質檢驗和判斷的作用，那麼，這個企業的產品質量一定好不到哪裡去，這個品質部在組織中也一定沒有威信。因為，其他關鍵職能都是缺失的。
其次， 職能來自於企業戰略。職能不清必定影響企業戰略。也就是說，組織結構設計好後，企業必須依據自己的戰略同時進行具體的組織職能設計，必須依據組織整體戰略賦予各部門正確的“管理職能”。否則，這些部門職能可能根本就無從發揮， 比方說，一個企業制定了發展戰略，那麼要成立人力資源部， 要將原有的“人事基礎管理職能”升級為“人力資源開發”的戰略職能。要是企業制定了“成本領先戰略”，就需要綜合採購、倉儲、計劃等原有基礎職能，否則，就是“換湯不換藥”。有一次，我去參加一個企業的“客戶稽核缺失改善會議”。其中，客戶列出了一條“裝置標識不清、維護保養無記錄”的缺失，就是屬於職能不清所致，因為，該企業雖然有一個10多人的工程部，但卻只能進行“裝置維修”這一項職能，其他如：裝置儀器統籌管理、裝置改進、裝置維護與保養、裝置規範制訂、現場裝置操作技能培訓等職能都不知道，自然也無法承擔，裝置管理之混亂自然可想而知啊。
職能是組織或部門的整體責任，職能也是崗位責任的基礎，而職責只是崗位單個的責任。在組織規劃設計時，必須依據部門的標準職能進行具體崗位設計和責任劃分。這也是制定內部員額標準、實施內部員額控制的依據。因為組織職能必須是由多個崗位來承載完成的，也就是我們常說的“責任層層分解、目標級級實現”，否則，這個組織的崗位責任管理一定是混亂不堪的。
在這個意義上，職能包含的就是組織內部做事的責任和流程。也包含著組織整體的目標，也就是說，很多企業管理混亂，職能不清、目標不明、流程不完善，很多企業老是抱怨幹部不承擔責任，實際上就是缺乏對組織職能的正確認知和明確界定，導致組織各項工作的開展和責任的分配都只能憑各自的理解進行，造成普遍的職能缺失，這也是組織效率低下的根源，更是目前眾多企業的基本現實。
要是你的企業管理混亂，那一定是責任沒有辦法落實，而責任無法落實一定是責任分配不到位，責任分配不到位就一定又可能是對組織職能的設計的忽略所致。鍋裡無水碗裡自然會少湯。所以，組織規劃前必須進行職能設計。